Человеческое общение – одна из самых ценнейших «вещей» на земле. Это не роскошь, а «предмет» самой первой необходимости. Общаются между собой мать и дитя, муж и жена, руководитель и подчиненный, покупатель и продавец, врач и больной, одно государство с государством другим.
Управленческое общение – это общение с целью руководить людьми, т.е. изменять их деятельность в определенном направлении, поддерживать в заданном или формировать в необходимом направлении. Термин «руководить» применим только по отношению к людям. Термин «управлять» более широкий, он включает все те объекты, к которым применим и термин «руководить».
Руководитель вступает в управленческое общение с подчиненными, чтобы:
1. отдать распоряжения, указания, что-либо порекомендовать, посоветовать
2. получить «обратную» (контрольную) информацию от подчиненного о выполнении задания
3. дать оценку выполнения задания подчиненным
Выдача распоряжения, проверка исполнения и оценка исполненного – эти цели по своей сути отражают этапы управленческого взаимодействия руководителя с подчиненными и представляют собой три функции управленческого общения: выдачу распорядительной информации, получение обратной информации и выдачу оценочной информации.
Функция управленческого общения – выдача распорядительной информации – не только наиболее часто осуществляется по сравнению с другими функциями, но и оказывает наибольшее влияние на эффективность деятельности организации. От того, как руководитель отдаст распоряжение, зависит и качество исполнительской деятельности.
Распорядительная информация по форме бывает директивной и демократической. К директивным формам относятся: приказ (директива), указание, распоряжение, требование; к демократическим – рекомендация, совет, просьба. При этом следует заметить, что хотя сочетание слов «просьба» и «распорядительная информация» для некоторых руководителей может показаться не совсем обычным, в принципе любое распоряжение руководителя может быть представлено в форме просьбы.
Главный вопрос состоит в том, как эффективнее строить управленческое общение с подчиненными. Эффективнее – это значит с меньшими временными и энергетическими затратами; эффективнее – это значит достигать более высокого качества исполнения ваших распоряжений с большей отдачей для производства; эффективнее – это значит с учетом теории и практики, которые объединяются в понятие «наука».
К сожалению, для некоторых руководителей важным является лишь продукт деятельности: как и что сделал подчиненный, как и что сказал с трибуны, а не то, что он подумал. Для подобных руководителей бытует высказывание: «Меня вовсе не интересует, что об этом думает подчиненный. Главное, чтобы дело делалось!» А подобная позиция приводит к раздвоенности подчиненного. Когда человек трудится без желания, без личного интереса, он делает лишь столько, сколько надо, чтобы удовлетворить требования руководителя. А если дело делается формально, трудно ожидать хороших результатов.
Практически любое дело можно выполнить плохо, удовлетворительно, хорошо и отлично. Когда что-то делается без желания или тем более вопреки желанию, то это не обязательно плохо, но и не отлично. Ибо делать дело отлично – значит искать новые, более эффективные пути решения задачи, использовать свой творческий потенциал, проявлять инициативу.
А будет ли подчиненный все это делать, если считает, что будь его воля, он бы не только не стал выполнять это указание, но сделал бы как раз наоборот? Нет, в такой ситуации подчиненный не будет искать пути, как сделать лучше то, с чем он не согласен. Такова психология людей.
И если не учитывать этот психологический фактор, фактор мотивации, то, во-первых, руководитель может быть обманут «делом», во-вторых, и это более важно, наличие или отсутствие истинного мотива отражается на качестве исполнения.
Так что же для руководителя важнее? Чтобы было сделано дело или чтобы у подчиненного появилось желание сделать это дело? Важным является и то и другое, если он руководствуется правилом «желание – залог успеха».
Но как добиться того, чтобы у подчиненного появилось это желание? Возможно ли такое? Возможно, если проникнуть в психологию человека, познать его мотивы. Но что такое мотив?
В переводе с французского это слово означает «побудительная причина». Значит, когда говорится: «Надо повысить его мотивацию к этому делу» или «Интересно, каким мотивом он руководствуется?» – то, по сути, речь идет о причине поступка человека. Эти причины (мотивы) могут быть внешними (он это сделал потому, что я приказал) или внутренними (он это сделал потому, что независимо от меня у него появилось такое желание).
Мотивы могут осознаваться человеком (это и есть желание), а могут и не осознаваться (тогда они называются влечениями.
Одной из важных причин невыполнения распоряжений руководителя является отсутствие взаимопонимания.
Прежде всего, необходимо, чтобы подчиненный знал этот профессиональный язык распоряжения. Ведь некоторые люди могут его не знать.
Понимание руководителя зависит также от уровня общей культуры, от общего интеллектуального уровня подчиненных. Важным условием выполнения распоряжения руководителя является полнота информации. Объясняя, что надо делать, не следует скупиться на информацию.
Понимание слов собеседника зависит еще и от того, насколько последовательно или логично люди излагают свои мысли. Руководитель, как никто другой, должен соблюдать важное условие понимания – логичность изложения.
Конечно, в идеале должны совпадать интересы личности, интересы работника и интересы коллектива.
Если личные интересы подчиненного полностью или частично не совпадают с интересами дела, а руководитель желает, чтобы подчиненные выполнили то или иное задание с желанием, ищите и покажите ему его личный интерес.
Умение владеть приемами расположения к себе людей необходимо везде, а особенно для профессий, которые требуют постоянного контакта типа «человек–человек»: учителей, врачей, руководителей и т.д.