Эффективная работа персонала фирмы предполагает в первую очередь рациональное использование рабочего времени.
Время - это самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс. Время необратимо, его нельзя накопить, передать, оно проходит безвозвратно. Поэтому любой работник, желающий улучшить свою работу, должен периодически анализировать уровень использования и потери времени.
На эффективность использования рабочего времени оказывают влияние многочисленные факторы:
Одним из важнейших источников экономии времени является планирование. В практике управленческой деятельности принято считать, что десятиминутная подготовка рабочего дня обеспечивает до двух часов экономии рабочего времени. При этом для руководителя необходимо учитывать правило 60 : 40 - планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, так как 40% должно быть зарезервировано для неожиданных дел, посетителей, телефонных разговоров и т. п.
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в вашем распоряжении. Эту закономерность следует учитывать при планировании времени, например при назначении сроков начала и окончания совещаний, деловых встреч, обсуждений проектов и т. п.
При планировании времени необходимо составить перечень работ на день (неделю, месяц), установить приоритет (последовательность) и примерный срок выполнения работы.
Одной из основных проблем планирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач. Успешному решению этой проблемы способствуют рассмотренные ниже принцип Парето, АБВ-анализипринцип Эйзенхауэра.
Принцип Паретов общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Так, американские инженеры обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Оказалось, что принцип Парето работает в самых разных областях. Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на три категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством.
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости; на менее важные и несущественные задачи - соответственно 65% и 15% (см. рис. 6.9).
Рис. 6.9. Относительные доли количества и значимости задач разных категорий
И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов - важный элемент творческой работы руководителя. Ниже приводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач категории А.
1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к выполнению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
2. Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольше денежное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах "важность" - "срочность", отнести её к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение (см. рис. 6.10).
Рис. 6.10. Иллюстрация принципа Д. Эйзенхауэра
На эффективность использования рабочего времени большое влияние оказывает самочувствие и работоспособность сотрудников фирмы.
На основании многолетних исследований биоритмов кандидат медицинских наук Л. Я. Глыбина пришла к выводу, что в течение суток подъем работоспособности наблюдается в 5-6, 11-12, 16-17, 20-21, 24-1 час, а спад происходит в 2-3, 9-10, 14-15, 18-19, 22-23 часа. Отсюда вывод: часы подъема работоспособности необходимо использовать для творческой, сложной работы, а часы спада - для рутинной, ежедневной работы, например контроля за ходом работы подчиненных и т. п.
Характерное изменение работоспособности наблюдается в течение недели. Так, в понедельник человек проходит стадию врабатывания, во вторник, среду и четверг проявляется наиболее устойчивая работоспособность, в пятницу и субботу она снижается и может развиться утомление. При планировании работы эти данные следует учитывать, например в понедельник и пятницу по возможности не назначать совещания, деловые встречи (или число их резко сократить).
Распределению интенсивности работоспособности в течение суток всех лиц можно разделить на 3 группы:
1. к вечернему режиму труда легче приспосабливаются так называемые "совы", которых около 30%;
2. работоспособны в первой половине дня и рано ложатся спать "жаворонки"; они составляют около 20% населения;
3. примерно одинаково трудоспособны утром, днем и вечером "голуби", или "аритмики".
Для определения оптимального режима работы в течение дня каждый может попытаться использовать простой тест, предложенный западногерманским ученым Г. Хольдебрантом. Тест основан на определении соотношений сердечных сокращений и числа дыханий. Возможны три варианта соотношений пульса к дыханию: для "аритмиков" характерно отношение пульса к дыханию 4 : 1 (или около этой величины); для "жаворонков" - 5 : 1, 6 : 1. Увеличение частоты дыхания и уменьшение данного соотношения характерно для "сов".
Короткий дневной сон может приостановить снижение работоспособности. По данным специалиста из Германии, некоторые предприятия с преимущественно женским контингентом работающих ввели в трудовой день получасовой полуденный сон. Опыт этих предприятий показал, что, несмотря на "выпадение" 30 минут рабочего времени, производительность труда в целом повысилась, во второй половине дня утомление у работниц не наблюдалось или степень его была резко снижена.
Исследованиями установлено, что ночная работоспособность не уступает дневной. Однако, учитывая имеющиеся периоды спада работоспособности в ночное время, для профессиональных групп необходимо вырабатывать приспособленность к измененному ритму жизни, рекомендовать рациональные режимы труда и отдыха, организацию правильного питания. Одним из ведущих факторов для сохранения здоровья и высокой работоспособности при ночной физической работе является организация рационального питания. Обязательное условие, например, - обеспечение рабочих ночной смены горячей пищей.
На самочувствие и работоспособность людей влияет цветовой климат. Так, согласно наблюдениям психологов, самый утомляющий цвет - фиолетовый, голубой - успокаивающий, зеленый повышает работоспособность. Цвета могут быть холодными и теплыми, что важно учитывать при проектировании горячих и холодных цехов, а также при строительстве предприятий в различных климатогеографических зонах. При подборе цветов необходимо обращать внимание на характер освещения. При люминисцетном освещении сине-зеленые и желто-зеленые цвета становятся излишне резкими. При освещении лампами накаливания серый, голубой и зеленый тускнеют, а оранжевый, желтый и красный - воспринимаются как более яркие. Благодаря правильной окраске стен, пола, оборудования, рациональному использованию света и удобным в работе станкам и инструментам производительность труда поднимается в среднем на 15-20%, а травматизм снижается на 45-50%.
В последние десятилетия на производстве все активнее используют функциональную музыку, которая оказывает положительное психофизиологическое воздействие на человека в процессе труда. Утром до начала работы рекомендуется бодрая маршевая музыка, а через 10-15 минут - "музыка врабатывания", которая помогает человеку полностью растормозиться после недавнего сна и обрести максимальную работоспособность.
2.2 Планирование рабочего дняДля плодотворного планирования рабочего дня следует соблюдать прислушаться к следующим наставлениям:
-Поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);
-Изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие;
-Установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;
-На первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения.
-Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий.
-К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.
-На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т. д);
-Внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;
-Попытаться сократить список работ.
Рекомендуется:-Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;
-Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;
-Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;
-Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому .