Внедрение компьютеров в делопроизводство привело к возникновению технологий обработки электронных версий документов и к использованию компьютерных сетей для перемещения документов между исполнителями и для управления и контроля процессов обработки документов.
Для реализации безбумажных технологий ведения делопроизводства создано много программных средств. Среди них наиболее популярны системы Дело, Босс-референт, Золушка и др.
Системы автоматизации делопроизводства выполняют следующие функции.
1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Ввод любого числа резолюций в процессе обработки документа.
3. Контроль исполнения резолюций.
4. Списание документа в дело.
5. Поиск документа в базе данных по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа.
6. Проектирование в процессе эксплуатации системы простых отчётных форм.
Развитие безбумажной обработки информации привело к появлению требований расширения форм обработки электронных версий документов. Соответственно появились новые функции у систем автоматизации делопроизводства.
1. Объединение с пакетом MS Office.
2. Регистрация документов, поступающих по электронной почте.
3. Поддержка средств электронной цифровой подписи.
4. Поддержка средств криптографической защиты информации.
5. Формирование логических связей между документами в базе данных.
6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.
7. Разграничение прав доступа по категориям пользователей.
8. Доступ к базе данных документов через Интернет.
9. Семантический анализ при поиске документов.
10. Формирование отчётов по заданной тематике на основе архива хранимых документов.