С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.
Необходимо помнить приведенные ниже правила.
Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения.
Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые.
С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.
Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.
Поля, содержащие результаты вычислений. Значения вычисляемых полей не хранятся в таблице постоянно. Они существуют только во временной памяти компьютера, после того как будут вычислены. Поскольку для вычисляемых полей не предусмотрено место постоянного хранения данных, их невозможно обновить.
Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.
Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.
Поля в запросах на объединение.
Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи — запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.
Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один ко многим» ).
Примечание. Невозможно выполнять каскадное обновления для записей, использующих поле счетчика для создания значений первичного ключа.