Лекція 3 Тема: Технологія створення списків та таблиць у середовищі MS Word 2010

Лекція 3

Тема: Технологія створення списків та таблиць у середовищі MS Word 2010

 

Мета:Ознайомитися з створенням та редагуванням списків та таблиць у текстовому редакторі Word. Здобути навички редагування таблиць та створення списків у середовищі MS Word

 

План лекції

1. Технологія створення, форматування та редагування нумерованих, маркірованих і багаторівневих списків.

2. Таблиці. Способи створення таблиць.

3. Операції над стовпчиками та рядками таблиці. Операції над комірками.

4. Оформлення таблиці.

5. Розрахунки в таблицях за допомогою формул і функцій. Коди полів і значення.

 

Технологія створення, форматування та редагування нумерованих, маркірованих і багаторівневих списків

Приклад маркірованого списку: · зошит; · ручка;

Таблиці. Способи створення таблиць

Для створення в текстовому документі таблиці спочатку потрібно встановити текстовий курсор в тому місці документа, де повинна розташовуватися таблиця. Найшвидший спосіб вставити таблицю – це вибрати потрібний розмір у сітці Таблиця(див. рис. 3.3):

1. Відкрийте вкладку Вставлення, натисніть кнопку Таблиця та перетягуйте курсор по сітці, доки не буде виділено потрібну кількість рядків і стовпців. По ходу вибору в точці вставки таблиці показуватиметься її попередній вигляд. Таким чином можна задати таблицю, розміри якої не перевищують 8x11 (8 рядків на 11 стовпців).

2. Клацніть, і таблиця з’явиться в документі.

 

Рис. 3.3. Вставлення таблиці

 

Також з’явиться вкладка Табличні знаряддя (рис. 3.4) із вкладками Конструктор і Макет, які містять параметри для вибору кольорів, стилів і меж таблиці.

 

Рис. 3.4. Вкладка Табличні знаряддя

 

За допомогою сітки можна вставити просту таблицю. Якщо потрібен складніший макет, скористайтеся одним із трьох способів створення таблиці.

Щоб мати більше можливостей визначати розмір таблиці, відкрийте вкладку Вставлення, натисніть кнопку Таблиця та виберіть пункт Вставити таблицю. Потім можна вказати точну кількість рядків і стовпців та скористатися параметрами автодобору, щоб настроїти розмір таблиці.

Якщо потрібно оформити текст у вигляді таблиці, таке перетворення можна зробити у програмі Word.

А якщо інформація складна та не підходить для базової сітки, скористайтеся інструментом Накреслити таблицю, щоб створити потрібну таблицю.

Можна скористатися шаблонами таблиць, щоб вставити таблицю з колекції попередньо відформатованих. Шаблони містять зразки даних, які допомагають уявити, як виглядатиме таблиця після додавання даних.

1. У тексті, який потрібно перетворити, вставте табуляцію або крапку з комою в кожному місці, де має починатися новий стовпець.

2. Вставте знак абзацу, де потрібно почати новий рядок.

3. Виділіть текст.

4. Відкрийте вкладку Вставлення, натисніть кнопку Таблиця та виберіть пункт Перетворити на таблицю.

5. У діалоговому вікні Перетворити на таблицю в розділі Роздільник установіть перемикач Знак табуляції або Крапка з комою.

Якщо потрібна таблиця з рядками та стовпцями різних розмірів, можна накреслити її курсором. Ось як це зробити:

1. Клацніть місце, де потрібно створити таблицю.

2. Відкрийте вкладку Вставлення, натисніть кнопку Таблиця та виберіть пункт Накреслити таблицю.

3. Вказівник миші перетвориться на олівець.

4. Накресліть прямокутник, щоб створити межі таблиці. Потім накресліть лінії меж рядків і стовпців у прямокутнику.

5. Щоб стерти лінію, перейдіть на вкладку Табличні знаряддя та на вкладці Конструктор натисніть кнопку Гумка, а потім клацніть лінію, яку потрібно стерти.

Якщо в меню створення таблиці вибрати команду Таблиця Excel,то у текстовий документ буде вставлена таблиця Excel. При цьому не доведеться задавати кількість її рядків і стовпців. Спочатку буде вставлена довільна таблиця, розміри якої можна змінювати згодом, пересуваючи її межі.

При роботі з такою таблицею (введенні даних тощо) будуть доступні всі інструменти Excel (аж до обчислень і побудови діаграм/графіків), а вверху вікна Word тимчасово замість рідної стрічки інструментів відображуватиме стрічка інструментів Microsoft Office Excel 2010 (див. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Робота з таблицею Excel, вставленою в текстовий документ

Аби ввести дані в яку-небудь з елементів таблиці, клацніть в області цієї комірки мишкою, і усередині неї виявиться текстовий курсор. Далі здійснюєте набір тексту звичайним способом. При цьому якщо текст, що вводиться, не поміщатиметься в один рядок у комірці, не хвилюйтеся: комірка (і таблиця в цілому) буде збільшуватися автоматично.

Послідовно переходити від однієї комірки до іншої можна, натискуючи на клавішу Tab. Якщо ж потрібно попасти в якусь певну комірку відразу, то клацніть по ній мишкою.

Для видалення таблиці утримуйте вказівник миші над таблицею, доки не з’явиться маркер переміщення таблиці , а потім клацніть маркер переміщення таблиці та натисніть клавішу Backspace.

Якщо маркер переміщення таблиці не з’являється, можливо, документ не в режимі розмітки. Щоб переключитися в режим розмітки, натисніть Розмітка сторінки в нижній частині вікна програми Word.

 

Операції над стовпчиками та рядками таблиці. Операції над комірками

За промовчанням таблиця створюється у всю ширину сторінки, а всі стовпці в новій таблиці мають однакову ширину Проте можете змінити це і набудувати все так, як потрібно. Щоб змінити ширину якого-небудь стовпця, пересувайте мишкою вліво або право його бічну межу, при натиснутій лівій кнопки миші.

Аналогічним чином здійснюється зміна розмірів рядків, а розміри таблиці, відповідно змінюються переміщенням її крайніх меж.

Щоб додати або видалити рядки та стовпці, клацніть правою кнопкою миші рядок або стовпець, а потім виберіть потрібну команду.

Також можна швидко додати рядок, клацнувши в нижній правій клітинці таблиці й натиснувши клавішу табуляції.

Додавання рядка зверху або знизу (рис. 3.6):

1. Клацніть правою кнопкою миші клітинку, над якою або під якою потрібно додати рядок.

2. У контекстному меню наведіть вказівник миші на команду Вставити, а потім виберіть пункт Вставити рядки вище або Вставити рядки нижче.

 

Рис. 3.6. Вставка нових комірок (рядків, стовпців)

Додавання стовпця зліва або справа:

1. Клацніть правою кнопкою миші клітинку, зліва або справа від якої потрібно додати стовпець.

2. У контекстному меню наведіть вказівник миші на команду Вставити та виберіть пункт Вставити стовпці зліва або Вставити стовпці справа.

Щоб швидко додати в кінець таблиці ще один рядок можна, встановивши курсор в праву нижню комірку, натиснути на клавішу Tab.

Видалення рядка (рис. 3.7):

1. На вкладці Основне у групі Абзац натисніть кнопку Відобразити всі знаки .

2. Виберіть рядок, який потрібно видалити, клацнувши ліворуч від нього.

3. Клацніть правою кнопкою миші та в контекстному меню виберіть пункт Видалити рядки.

Видалення стовпця:

1. На вкладці Основне у групі Абзац натисніть кнопку Відобразити всі знаки .

2. Виберіть стовпець, який потрібно видалити, клацнувши верхню лінію сітки над стовпцем або межу стовпця.

3. Клацніть правою кнопкою миші та в контекстному меню виберіть пункт Видалити стовпці.

Рис. 3.7. Видалення виділених комірок

Щоб об’єднати дві або більше розташованих поруч комірок, потрібно їх виділити, а потім клацнути по виділенню правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати Об’єднати клітинки.

У Word можна і, навпаки, – розбити одну комірку на декілька. Для цього потрібно виділити комірку, клацнути по ній правою кнопкою миші і в контекстному меню, що з’явилося, вибрати команду Розділити клітинки.Після цього з’явиться діалогове вікно, в якому потрібно буде вказати, як і на скільки частин хочете розбити комірку.

 

Оформлення таблиці

Після того, встановлення текстового курсору в одному з елементів таблиці, на стрічці інструментів автоматично з’явиться набір налаштувань зовнішнього вигляду таблиці, оформлений у вигляді двох додаткових вкладок Конструкторі Макет.На вкладці Конструкторможна обрати один із зразків оформлення – в області Стилі таблиць(див. рис. 3.8).

 

Рис. 3.8. Вкладка «Конструктор» і її можливості по оформленню таблиці

 

Крім того, за допомогою списку Межіможна буде задати, які саме межі в таблиці повинні відображатися. А поруч вибрати товщину ліній, якими мають прорисовуватися межі.

Тут же, на вкладці Конструктор,клацнувши по кнопці затінення,можна задати колір тла, яким має бути забарвлена таблиця.

На вкладці Макетможна задати орієнтацію тексту в елементах таблиці (горизонтальна або вертикальна), відсортувати вміст комірок, задати відступи усередині комірок, скористатися інструментами вставки/видалення елементів таблиці: рядків, стовпців, окремих комірок (див. рис. 3.9).

 

Рис. 3.9. Вкладка «Макет». Засоби роботи з комірками і їх оформлення

 

Як тільки відбудеться вихід з режиму роботи з вмістом таблиці, додаткові вкладки зникнуть і стануть недоступні.

 

Розрахунки в таблицях за допомогою формул і функцій. Коди полів і значення

Обчислення та логічні операції в таблиці можна виконати за допомогою формул. Команда Формула розташована на контекстній вкладці Табличні знаряддя на вкладці Макет у групі Дані.

 

Рис. 3.10. Вставлення формул до таблиць

 

Під час відкриття документа Word формули в ньому оновлюються автоматично. Результати обчислення за формулою можна також оновити вручну.

Формули в таблицях Word – це один із типів кодів полів.

Для вставлення формули в клітинку таблиці необхідно:

1. Виділіть клітинку таблиці, де має відображатися результат. Якщо клітинка має вміст, видаліть його.

2. На вкладці Макет контекстної вкладки Табличні знаряддя виберіть у групі Дані команду Формула.

3. Діалогове вікно Формула(див. рис. 3.11) використовується для створення власної формули. Введіть значення в полі Формула, виберіть формат зі списку Формат номерів і вставте функції та закладки за допомогою списків Вставити функцію та Вставити закладку.

 

Рис. 3.11. Діалогове вікно Формула

 

У програмі Word обчислення за формулою проводяться під час вставлення формули або відкриття документа, який містить формулу.

Крім того, можна оновити вручну:

- результати обчислень за однією або кількома формулами;

- результати обчислень за всіма формулами в певній таблиці;

- усі коди полів у документі, зокрема формули.

Оновлення результатів обчислення за певними формулами:

1. Виділіть формулу, яку потрібно оновити. Кілька формул можна вибрати, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl під час виділення.

2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

a. Клацніть правою кнопкою миші формулу, потім виберіть команду Оновити поле.

b. Натисніть клавішу F9.

Для оновлення всіх результатів обчислення за формулами в таблиці виділіть таблицю, яка містить результати обчислень за формулами, що потрібно оновити, і натисніть клавішу F9.

Для оновлення всіх формул у документі:

1. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

2. Натисніть клавішу F9.

Ця процедура оновить усі коди полів у документі, а не тільки формули

Щоб запобігти оновленню результатів обчислення, можна заблокувати формулу. Для блокування формули виділіть формулу й натисніть сполучення клавіш Ctrl+F11. Для розблокування заблокованої формули виділіть формулу й натисніть сполучення клавіш Ctrl+Shift+F11.

У формулах таблиць Word доступні наведені в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Функції, доступні у таблицях Word

Функція	Дія	Приклад	Повертає
ABS()	Обчислює модуль (абсолютне значення) аргументу в дужках.	=ABS(-22)
AND()	Визначає, чи всі аргументи в дужках мають значення ІСТИНА.	=AND(SUM(LEFT)<10, SUM(ABOVE)>=5)	1, якщо сума значень зліва від формули (у тому ж рядку) менша за 10 і сума значень над формулою (у тому ж стовпці, за винятком клітинок заголовків) перевищує або дорівнює 5; 0 – в іншому випадку.
AVERAGE()	Обчислює середнє значення елементів, визначених у дужках.	=AVERAGE(RIGHT)	Середнє всіх значень справа від клітинки формули в тому ж рядку.
COUNT()	Обчислює кількість елементів, визначених у дужках.	=COUNT(LEFT)	Кількість значень зліва від клітинки формули в тому ж рядку.
DEFINED()	Установлює, чи визначається аргумент у дужках. Повертає 1, якщо аргумент виявлено та він визначається без помилок, 0 – якщо аргумент не виявлено, або він повертає помилку.	=DEFINED(валовий_дохід)	1, якщо "валовий_дохід" виявлено й він визначається без помилок; 0 – у протилежному випадку.
FALSE	Аргументи не застосовуються. Завжди повертає 0.	=FALSE
IF()	Оцінює перший аргумент. Повертає другий аргумент, якщо значення першого аргументу – істина; повертає третій аргумент, якщо перший аргумент – ХИБНІСТЬ. Потрібні саме три аргументи.	=IF(SUM(LEFT)>=10,10,0)	10, якщо сума значень зліва від формули щонайменше 10; в іншому випадку – 0.
INT()	Закруглює значення в дужках до найближчого меншого цілого числа.	=INT(5,67)
MAX()	Повертає найбільше значення елементів, визначених у дужках.	=MAX(ABOVE)	Максимальне значення клітинок над формулою (за виключенням рядків заголовків).
MIN()	Повертає найменше значення елементів, визначених у дужках.	=MIN(ABOVE)	Мінімальне значення клітинок над формулою (за виключенням рядків заголовків).
MOD()	Використовує два аргументи (мають бути числові або обчислюватися в числах). Повертає залишок від ділення першого аргументу на другий. Якщо залишок дорівнює 0 (нулю), повертає 0,0.	=MOD(4,2)	0,0
NOT()	Використовується один аргумент. Визначає, чи істинний аргумент. Повертає 0, якщо аргумент істинний, 1 – якщо аргумент хибний. Головним чином застосовується у формулі IF.	=NOT(1=1)
OR()	Використовує два аргументи. Якщо будь-який із них істинний, повертає 1. Якщо обидва хибні, повертає 0. Зазвичай застосовується у формулі IF.	=OR(1=1,1=5)
PRODUCT()	Обчислює добуток елементів, визначених у дужках.	=PRODUCT(LEFT)	Результат множення всіх значень, розміщених у клітинках зліва від формули.
ROUND()	Використовуються два аргументи (перший аргумент має бути число, або обчислюватися в число; другий аргумент має бути ціле число, або обчислюватися в ціле число). Округлює перший аргумент до кількості чисел, визначених другим аргументом. Якщо другий аргумент більший за нуль (0), перший аргумент округлюється в менший бік до визначеного числа цифр. Якщо другий аргумент дорівнює нулю (0), перший аргумент округлюється до найближчого меншого цілого числа. Якщо другий аргумент зі знаком мінус, перший аргумент округлюється зі зменшенням вліво від десяткової коми	=ROUND(123,456, 2) =ROUND(123,456, 0) =ROUND(123,456, -2)	123,46
SIGN()	Використовується один аргумент, який має бути числом або обчислюватися в число. Визначає, чи елемент у дужках більший за, дорівнює або менший за нуль (0). Повертає 1, якщо більший, 0 – якщо нуль, -1 – якщо менший за нуль.	=SIGN(-11)	-1
SUM()	Обчислює суму елементів, визначених у дужках.	=SUM(RIGHT)	Сума значень клітинок справа від формули.
TRUE()	Використовується один аргумент. Визначає, чи істинний аргумент. Повертає 1, якщо аргумент істинний, 0 – якщо аргумент хибний. Головним чином застосовується у формулі IF.

 

Використання імен закладок і посилань на клітинки у формулі

У формулі можна використовувати посилання на стовпці й рядки. Існують два стилі посилань: - RnCn - A1.

Посилання RnCn

У формулі можна використовувати посилання на рядок, стовпець або клітинку таблиці за допомогою правила посилання RnCn. У цьому правилі, Rn посилається на n-й рядок, а Cn посилається на n-й стовпець. Наприклад, R1C2 посилається на клітинку, яка знаходиться в першому рядку другого стовпця. У наведеній нижче таблиці 3.2 вказано приклади такого стилю посилання.

Таблиця 3.2

Приклади посилання RnCn

Посилання A1

Можна використовувати посилання на клітинку, набір клітинок або діапазон клітинок за допомогою правила посилання A1. У цьому правилі буква означає стовпець, у якому знаходиться клітинка, а число означає відповідний рядок. Перший стовпець таблиці – це стовпець А; перший рядок – 1. У наведеній нижче таблиці 3.3 вказано приклади такого стилю посилання.

Таблиця 3.3

Приклади посилання A1

Об’єкт посилання	Стиль посилання
Клітинка в першому стовпці другого рядка	A2
Перші дві клітинки в першому рядку	A1,B1
Усі клітинки в першому стовпці та перші дві клітинки у другому стовпці	A1:B2