Побудова документу

Текст при необхідності розділяють на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти і підпункти можуть мати заголовки. Заголовки повинні чітко і коротко відображати зміст розділів, підрозділів.

Заголовки структурних елементів і заголовки розділів слід розташовувати посередині рядка і друкувати великими буквами без крапки в кінці, не підкреслюючи. Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів – записують з абзацного відступу рядковими буквами, починаючи з прописної, без крапки в кінці, не підкреслюючи.

Перенесення слів в заголовках розділів не допускаються. Якщо заголовок складається з двох речень, їх розділяють крапкою.

Не можна писати заголовок в кінці сторінки, якщо на цій сторінці далі не буде тексту, до якого відноситься заголовок, або буде лише один рядок. В цьому випадку заголовок слід написати на новій сторінці, залишивши на попередній вільне біле поле.

Кожен розділ текстового документа необхідно починати з нового аркуша (сторінки).

Відстань між заголовком і подальшим чи попереднім текстом при виконанні документа машинописним способом повинна бути дорівнювати 3-4 інтервалам (два порожні рядки при виконанні на комп'ютері), при виконанні рукописним способом – 15 мм.

Розділи в межах всього документа повинні мати порядкові номери, позначені арабськими цифрами без крапки, наприклад, 1, 2, 3 і т. д.

Підрозділи повинні мати нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номерів розділу і підрозділу, розділених крапкою.

Розділи, як і підрозділи, можуть складатися з одного або декількох пунктів.

Якщо документ не має підрозділів, то нумерація пунктів в ньому повинна бути в межах кожного розділу, і номер пункту повинен складатися з номерів розділу і пункту, розділених крапкою.

Якщо документ має підрозділи, то нумерація пунктів повинна бути в межах підрозділу і номер пункту повинен складатися з номерів розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками (див. приклад 1).

Приклад 1:

 

1 Техніко-економічне обгрунтування проекту

2 ТЕХНОЛОГІЧНА ЧАСТИНА

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, він також нумерується.

Якщо текст документа розділяється тільки на пункти, вони нумеруються порядковими номерами в межах документа.

Пункти, при необхідності, можуть бути розбиті на підпункти, які повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного пункту, наприклад: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 і так далі.

Усередині пунктів або підпунктів можуть бути приведені перерахування.

Перед кожною позицією перерахування слід ставити дефіс або при необхідності посилання в тексті документа на одне з перерахувань, рядкову букву, після якої ставиться дужка. Для подальшої деталізації перерахувань необхідно використовувати арабські цифри, після яких ставиться дужка, а запис проводиться з абзацного відступу, як показано в прикладі 2.

Приклад 2:

Волога з матеріалу видаляється наступними методами:

а) сушкою;

б) механічно:

1) пресуванням;

2) віджиманням;

в) сорбуванням.

Нумерація сторінок документа і додатків, що входять до складу цього документа, повинна бути наскрізна і представлена арабськими цифрами. На титульному аркуші номер сторінки не ставлять. Рисунки і таблиці, розташовані на окремих сторінках, включають в загальну нумерацію.

4.2.2 Виклад тексту документів

Виклад тексту документа повинен бути коротким, чітким, ясним, таким, що виключає можливість суб'єктивного і неоднозначного тлумачення. Мова тексту повинна бути простою, граматично і стилістично вірною.

Для полегшення читання і розуміння змісту документа текст необхідно ділити на абзаци. Абзацами виділяють приблизно рівні і відособлені за сенсом частини тексту, тобто в кожному абзаці повинні міститися положення, думки, тісно зв'язані між собою.

При викладі обов'язкових вимог в тексті повинні застосовуватися слова «повинен», «слідує», «необхідно», «потрібне, щоб», «вирішується тільки», «не допускається», «забороняється», «не слідує». При викладі інших положень слід застосовувати слова «можуть бути», «як правило», «при необхідності», «можливо», «у випадку» і так далі.

При цьому допускається використовувати оповідну форму викладу тексту документа, наприклад «застосовують», «указують» і тому подібне.

Виклад не рекомендується вести від власного імені: «я вважаю...», «на мою думку...», «мною встановлено...» і так далі.

У документах повинні застосовуватися науково-технічні терміни. Позначення і визначення, встановлені відповідними стандартами, а при їх відсутності – загальноприйняті в науково-технічній літературі.

У тексті документу не допускається:

– застосовувати обороти розмовної мови, техніцизми, професіоналізми;

– застосовувати для одного і того ж поняття різні науково-технічні терміни, близькі за сенсом (синоніми), а також іноземні слова і терміни за наявності рівнозначних слів і термінів в українській (російській) мові;

– застосовувати довільні словосполучення;

– застосовувати скорочення слів, окрім встановлених правилами української (російської) орфографії, відповідними державними стандартами, а також в даному документі;

– скорочувати позначення одиниць фізичних величин, якщо вони вживаються без цифр (за винятком одиниць фізичних величин в головках і боковиках таблиць) і в розшифровках буквених позначень, що входять у формули і рисунки.

У тексті документа, за винятком формул, таблиць і рисунків, не допускається:

– застосовувати знак «Æ» для позначення діаметру (слід писати слово «діаметр»). При вказівці розміру або граничних відхилень діаметру на кресленнях, поміщених в тексті документа, перед розмірним числом слід писати знак «Æ»;

– застосовувати математичний знак мінус (-) перед негативними значеннями величин (слід писати слово «мінус»);

– застосовувати без числових значень математичні знаки, наприклад: > (більше), < (менше), = (рівно), ≥ (більше або рівно), ≤ (менше або рівно), ≠ (не рівно), а також № (номер), % (відсоток);

– застосовувати індекси стандартів, технічних умов і інших документів без реєстраційного номера.

У тексті можна застосовувати загальноприйняті скорочення, які регламентуються особливими стандартами ГОСТ 7.12-93 і ДСТУ 3582-97.

Якщо в документі прийнята особлива система скорочення слів або найменувань, то в ньому повинен бути приведений перелік прийнятих скорочень, який поміщають в кінці документа перед переліком термінів.

Умовні буквені позначення, зображення або знаки повинні відповідати прийнятим в чинному законодавстві і державних стандартах. У тексті документа перед позначенням параметра дають його пояснення, наприклад, «Тимчасовий опір розриву σ ».

При необхідності застосування умовних позначень, зображень або знаків, не встановлених стандартами, що діють, їх слід пояснювати в тексті або переліку позначень.

У документі слід застосовувати стандартизовані одиниці фізичних величин, їх найменування і позначення згідно з ГОСТ 8.417-81.

Разом з одиницями СІ, при необхідності, в дужках указують одиниці систем, що раніше застосовувалися, дозволених до застосування. Застосування в одному документі різних систем позначення фізичних величин не допускається.

У тексті документа числові значення величин і одиниць рахунку слід писати цифрами, а числа без позначення одиниць фізичних величин і одиниць рахунку від одиниці до дев'яти – словами.

Приклад 3:

1. Виробити п'ять найменувань продукції по 3 т кожного.

2. Необхідно відібрати 20 мл продукту для проведення аналізу.

Одиниця фізичної величини одного і того ж параметра в межах одного документа повинна бути постійною. Якщо в тексті приводиться ряд числових значень, виражених в одній і тій же одиниці фізичної величини, то її указують тільки після останнього числового значення, наприклад: 1,5; 2,0; 2,5 м.

Якщо в тексті документа приводять діапазон числових значень фізичної величини, виражених в одній і тій же одиниці фізичної величини, то позначення одиниці фізичної величини указується після останнього числового значення діапазону.

Приклад 4:

1. Від 1 до 5 мм.

2. Від 10 до 100 кг

3. Від мінус 10 до плюс 40°С.

4. Від плюс 10 до плюс 40°С.

Неприпустимо відокремлювати одиницю фізичної величини від числового значення (переносити їх на різні рядки або сторінки), окрім одиниць фізичних величин, що поміщаються в таблицях, виконаних машинописним способом.

Приводячи найбільші або найменші значення величин, слід застосовувати словосполучення «повинно бути не більше (не менше)». Приводячи допустимі значення відхилень від вказаних норм і вимог, слід застосовувати словосполучення «не повинно бути більш (менш)».

Приклад 5:

1. Масова частка вуглекислого натрію в технічній кальцинованій соді повинна бути не менше 99,4%.

2. Відхилення в масі продукту не повинне бути більше 2 г.

Числові значення величин в тексті слід указувати із ступенем точності, яка необхідна для забезпечення необхідних властивостей виробу, при цьому у ряді величин здійснюється вирівнювання числа знаків після коми. Округлення числових значень величин до першого, другого, третього і так далі десяткового знаку для різних типорозмірів, марок і т. п. виробів одного найменування повинно бути однаковим. Наприклад, якщо градація маси компонентів рецептур 15,25 кг, то весь ряд мас продукції, що виробляється, повинен бути вказаний з такою ж кількістю десяткових знаків, наприклад 1095,50; 10547,78; 25000,00 кг.

Дробові числа необхідно приводити у вигляді десяткових дробів, за винятком розмірів в дюймах, які слід записувати 1/4''; 1/2''; (але не ).

При неможливості виразити числове значення у вигляді десяткового дробу, допускається записувати у вигляді простого дробу в одну строчку через дробову риску (див. приклад 6).

Приклад 6:

1. 5/32;

2. (А-2В)/(3В+4).