Договори і контракти є важливими юридичними документами, котрі регулюють взаємостосунки між суб'єктами господарювання (постачальник-покупець) і впливають на їх діяльність.
Точне виконання зобов'язань за договором являється визначаючим у взаємостосунках суб'єктів господарювання. Постачальник зобов'язується виробити продукцію (товари) і поставити їх в строк покупцю, при цьому товари повинні бути належної якості і відповідати вимогам покупця, зафіксованим в договорі. Спеціалісти – менеджери відділів маркетингу і збуту повинні оперативно відстежувати інформацію про стан будь-якого з договорів.
Покупець повинен своєчасно і в повному обсязі сплатити поставлену відповідно до договору продукцію.
Для автоматизації процедур бізнесу, пов'язаних з укладенням, виконанням, обліком і аналізом договірних зобов'язань, в АІС підприємства – виробника продукції призначений модуль "Управління договорами".
Мета розробки модуля в АІС – автоматизація управління договірною діяльністю відділів маркетингу і збуту.
Типовий бізнес-процес управління договорами включає наступні роботи:
1. Від споживачів продукції надходять замовлення (заявки) на виробництво і покупку продукції.
2. На тривалий період на основі заявок складається договір, в якому містяться юридичні і розрахункові реквізити сторін; загальні умови (права, обов'язки сторін); умови відвантаження продукції і порядок оплати; специфікація продукції, що поставляється (найменування, кількість, одиниця вимірювання, ціна договірна, сума постачання за договором); № договору, термін дії, терміни відвантаження.
3. На підставі договору формується календарний план постачань продукції покупцям.
4. На підставі календарного плану постачань формується портфель замовлень виробництву на виготовлення продукції відповідно до договорів.
5. На підставі портфеля замовлень виробництву формується виробнича програма випуску продукції.
6. На підставі календарного плану постачань і виробничої програми формується графік відвантаження продукції покупцям.
7. Проводиться виготовлення продукції і передача на склад по накладній.
8. На підставі графіка відвантаження і договору формується рахунок на оплату продукції. Ця платіжна вимога є документом-підставою.
9. На підставі рахунку формується накладна на відвантаження (відпуск) продукції зі складу.
10. На підставі накладних на відвантаження і графіка відвантаження ведеться облік виконання графіка відвантаження продукції.
11. Проводиться оплата по рахунках.
12. Проводиться облік і контроль виконання договірних зобов'язань і оплати за поставлену продукцію.
Необхідна функціональність модуля (котрий повинен бути автоматизований):
автоматизоване формування і друк заявок, замовлень, договорів на постачання продукції споживачем (ключовий реквізит – № договору);
автоматизоване ведення реєстрів договорів і відповідних їм замовлень з ідентифікацією їх статусу (стану): підписаний, що виконується, виконаний, закритий;
автоматизоване планування збутової діяльності: формування плану постачань продукції споживачам, формування портфеля замовлень виробництву, формування графіка відвантаження продукції споживачам;
автоматизований облік і контроль: виконання графіка відвантаження продукції споживачам, виконання договірних зобов'язань;
автоматизований багатовимірний аналіз виконання договірних зобов'язань: по номерах договорів, по регіонах, по покупцях, по періодах, по групам продукції, по номенклатурі продукції;
автоматизований облік оплати за поставлену продукцію за договорами (повнота оплати в строк).
Інформаційна база модуля "Управління договорами" включає:
1) Довідник клієнтів, в якому накопичена інформація про реальних і потенційних клієнтів (покупцях) підприємства в процесі їх контактів, пропозицій, укладення договорів і інших взаємостосунків із спеціалістами служб маркетингу і збуту. Довідник містить наступні поля: код клієнта, повна назва компанії, ідентифікаційний код, сфера діяльності (галузь) клієнта, юридична адреса, адреса електронної пошти, телефон контактної особи, П.І.Б. контактної особи, посада контактної особи, МФО банку, номер поточного рахунку в банку, найменування банку, транспортні реквізити, що характеризують відвантаження продукції (станції відправлення і призначення), код регіону, в якому розташований клієнт, код країни;
2) Класифікатор продукції, в якому накопичена інформація про продукцію, що виробляється. Класифікатор містить наступні поля: код продукції, найменування продукції, одиниця виміру, статус (нова або продукція, що вже виробляється), сертифікат якості, штрих-код;
3) Довідник цін на продукцію формується на підставі інформації прайс-листів, містить наступні поля: код продукції, вид ціни, ціна, знижка (%), надбавка %, одиниця виміру;
4) Довідник регіонів містить інформацію про регіони відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Довідник містить поля: код регіону, назва регіону, коротка характеристика регіону;
5) Довідник країн світу містить наступні поля: код країни, назва країни.
До складу модуля "Управління договорами" включені наступні задачі:
0601 – "Ведення реєстру договорів на постачання (продаж) продукції покупцям";
0602 – "Формування календарного плану постачань (збуту) продукції покупцям на планований період";
0603 – "Формування портфеля замовлень виробництву на виготовлення продукції на планований період";
0201 – "Формування виробничої програми випуску продукції на планований період";
0604 – "Складання графіка відвантаження (відпуску) продукції покупцям на планований період";
0401 – "Облік випуску готової продукції і передачі на склад за ______";
0605 – "Складський облік готової продукції за _____";
0606 – "Контроль виконання графіка відвантаження продукції покупцям за звітний період";
0301 – "Формування платіжних вимог на оплату поставленої продукції відповідно до договорів";
0302 – "Контроль оплати покупцями рахунків за поставлену продукцію за звітний період";
0607 – "Аналіз виконання договірних зобов'язань по постачанню продукції покупцям".
Вимоги до задач приведені у додатку А.