Специальные банкетные службы существуют в крупных ресторанах и гостиницах. Менеджер банкетной службы должен разъяснить заказчику весь перечень оказываемых услуг и скрупулезно обсудить с ним каждую деталь контракта. Не всегда люди, заказывающие банкет, имеют четкое и правильное представление о его типе. Иногда возникают ситуации, когда необходимо проинформировать заказчика об особенностях организации и проведения какого-либо приема или банкета.
Менеджер банкетной службы должен определить необходимое количество официантов, барменов и четко распределить обязанности между ними. Он должен информировать о предстоящем банкете весь занятый в нем персонал: метрдотеля, официантов, барменов, поваров и др., особое внимание обратить на соблюдение санитарных норм при приготовлении и подача блюд на банкете.
Принимая заказ, менеджер должен руководствоваться наличием соответствующих продуктов, алкогольных и прохладительных напитков в ресторане, а в случае их отсутствия принять меры к приобретению недостающих продуктов, напитков. Менеджер помогает заказчику в выборе закусок и блюд, а в случае необходимости дает кулинарную характеристику блюдам, товароведную характеристику алкогольной и безалкогольной продукции.
Менеджер банкетной службы несет ответственность за подготовку залов к обслуживанию. Для банкета необходимо три зала: первый— для подачи аперитива, второй зал—для проведения банкета и третий— небольшой— для десерта и горячих напитков. Некоторые рестораны предоставляют участникам банкета комнаты или холлы для отдыха, курительные и т.д.
В процессе приема заказа и его выполнения менеджер банкетной службы должен руководствоваться правилами международного этикета, соблюдать требования к обслуживанию иностранных гостей, обеспечивать в зале, доброжелательную атмосферу, располагающую к отдыху, рассматривать все претензии, связанные с обслуживанием участников банкета, и принимать по ним оперативные решения. В ходе подготовки и проведения банкета менеджер следит за подготовкой зала, сервировкой столов и обслуживанием гостей официантами и барменами. Цель — произвести максимально хорошее впечатление на гостей, которые будут рассказывать друзьям и близким, создавать рекламу предприятию. После проведения банкета менеджер продолжает поддерживать связь с заказчиками — рассылает поздравления с праздниками, приглашения на дегустации блюд от шеф-повара или блюда дня. На рабочем месте менеджера банкетной службы должны находиться альбомы со схемами различных вариантов расстановки столов в залах, фотографиями банкетных блюд и засервированных столов для различных видов банкетов и приемов.