Й учебный вопрос: Положение о дебиторской задолженности как инструмент кредитной политики

Кредитная политика, существующая в компании, дает возможность финансисту рационально управлять дебиторской задолженностью, планировать поступление денежных средств от покупателей, видеть реальную картину долгов контрагентов, не некие абстрактные цифры, отраженные на счетах дебиторов (без учета вероятности их возврата), анализировать тенденции, происходящие в компании.

Если после проведения формального и неформального анализа финансового состояния клиента все же остались сомнения в его платежеспособности, но сделка с ним необходима по причинам коммерческого характера, то нужно постараться минимизировать свои риски и при этом не потерять клиента. Это можно сделать, получив от клиента какое-либо обеспечение его обязательств по оплате. Таким обеспечением может быть:

· банковская гарантия;

· поручительство (через заключение договора) какой-нибудь солидной компании или простой вексель, выписанный Вашим покупателем, либо вексель третьего лица (переводной вексель). После оплаты товара вексель, который служит залогом возвращается покупателю;

· договор страхования коммерческого риска (пока мало распространенный в отечественной практике).

Чтобы повысить эффективность работы персонала, непосредственно связанного с управлением дебиторской задолженностью, следует активно применять программное обеспечение.

Если компания применяет в своей деятельности программу «1С:Предприятие 8.0» (конфигурация «Управление торговлей), то используя существующие в ней отчеты можно получить множество сведений, необходимых для анализа и управления дебиторской задолженностью:

· группировку задолженности клиентов по датам ее возникновения;

· классификацию клиентов по динамике производимых ими закупок;

· анализ состояния каждого заказа: сколько отгружено, сколько оплачено, какова величина задолженности покупателя по конкретному заказу;

· анализ состояния взаиморасчетов с конкретным клиентом в разрезе всех сделанных им заказов за определенный период;

· объем и сроки просроченной дебиторской задолженности;

· АВС-анализ клиентов и т.д.

Важным инструментом кредитной политики является положение о дебиторской задолженности и предусмотренная в ней система документооборота.

Система документооборота, действующая в соответствии с положением о дебиторской задолженности компании, позволяет обеспечить выполнение всех установленных правил и процедур при отгрузке товара (оказании услуг) в наиболее короткое время, с тем, чтобы никоим образом не служить фактором, тормозящим процесс продаж.

Наиболее эффективным является следующий алгоритм действий:

· резервирование менеджером товара, предполагаемого к отгрузке на условиях отсрочки платежа (товарного кредита);

· передача соответствующих документов (например заявки) финансовому контролеру для принятия решения о возможности / невозможности отгрузки в адрес данного клиента;

· в случае если финансовый контролер принимает положительное решение по данной отгрузке, то завизированный документ (например, заявка) передается на склад для осуществления процесса физической отгрузки товара покупателю;

· в случае если принято отрицательное решение по данному факту, то финансовый контролер незамедлительно оповещает об этом менеджера, ведущего данного клиента, и объясняет причину своего отказа;

· в свою очередь, менеджер должен довести эту информацию до клиента и совместно с ним выработать комплекс мер по выходу из данной ситуации: например, срочная оплата прежнего долга, предоставление какого-либо залога и т.д.

Для удобства и наглядности бизнес-процесс и сопровождающий его документооборот при отпуске товара (оказании услуги) и все последующие действия с дебиторской задолженностью можно представить в виде схемы (рис. 17.1.)

Затраты компании по обслуживанию дебиторской задолженности

Эти затраты можно разделить на три группы:

· расходы на финансирование;

· расходы на управление;

· расходы, возникающие при несвоевременной оплате счетов дебиторов.

Расходы на финансирование возникают потому, что в случае предоставления клиентам коммерческих кредитов, компания финансирует данные кредиты или за счет собственных средств, которые могли бы быть реинвестированы в товары или производство, или за счет привлеченных (заемных) средств.

Расходы на управление складываются из затрат на содержание дополнительного персонала, который занимается ведением клиентских счетов, необходимостью приобретения дополнительной оргтехники, программного обеспечения и т.д.

Расходы, возникающие при несвоевременной оплате счетов, состоят и из накладных расходов (заказные письма покупателям, просрочившим платеж; расходы на телефонные переговоры и т.д.) финансовых потерь при продаже дебиторской задолженности третьему лицу и из расходов, непосредственно связанных с возможным судебным делом: оплата услуг адвокатов и юристов, судебные пошлины.