Механизм начисления пеней и штрафных санкций
Договора и контракты, заключаемые с покупателями, обязательно должны содержать раздел о штрафных санкциях, которые будут применены к покупателю в том случае, если он допустит просрочку платежа. Как правило, размер пеней за просрочку платежа составляет 0,1-0,7% от суммы неоплаченной в срок задолженности за каждый день просрочки.
Уплата просроченной дебиторской задолженности не освобождает покупателя оплатить начисленные пени.
Если же контрагент перечисляет денежные средства и никак не указывает их назначение (оплата основного долга или погашение пеней), то сначала гасится полная сумма образовавшейся задолженности, а оставшиеся после этого денежные средства направляются на погашение начисленных пеней.
Что делать если просрочка платежа все же наступила
Для начала следует предусмотреть некий срок, так называемый «допустимый срок запаздывания по оплате».
Если и этот срок прошел, а денежные средства так и не поступили, надо начинать действовать, причем эти действия могут быть следующими:
· звонки и письма ответственным сотрудникам контрагента с напоминанием о том, что сроки платежа уже прошли;
· подготовка счета-фактуры с указанием начисленных за просрочку пеней и штрафных санкций;
· требование от контрагента графика погашения возникшей задолженности и начисленных штрафных санкций;
· временное прекращение отпуска товаров или оказания услуг в адрес данного контрагента (внесение его в стоп-лист)
· изыскание возможности продажи данного долга этого контрагента (оформление договора цессии) третьему лицу (данные отношения регулируются статьей 382 ГК РФ);
· подготовка всех необходимых документов для передачи иска в судебные органы.
Если все же договориться со своим контрагентом не удалось и приходиться готовить документы в суд, то не следует забывать, что в сумму иска необходимо включить:
· сумму основной задолженности за реализованные товары (работы, услуги);
· проценты на сумму долга (те, которые оговорены заранее в договоре, заключенном с контрагентом; если в договоре пени за просрочку платежа не оговорены, то штрафные санкции определяются в соответствии с механизмом, заложенным в статье 395 ГК РФ);
· свои убытки 9статья 15 ГК РФ позволяет пострадавшей стороне требовать со своего ответчика полного возмещения своих убытков, если текст заключенного договора не содержит какого-либо ограничения на такие действия): реальный ущерб (понесенные расходы) и упущенную выгоду.
Кроме того, если можно доказать, что ваш недобросовестный партнер в результате неисполнения своих обязательств получил какой-либо доход, то вы имеете полное юридическое право требовать в судебном порядке всю сумму этого дохода. (доказать величину такого дохода можно на основе финансовой отчетности вашего партера).
Чтобы контроль за состоянием и своевременностью погашения дебиторской задолженности не являлся исключительной обязанностью специалистов финансового отдела, рекомендуется включить в систему мотивации, применяемую к сотрудникам отдела продаж, некие показатели, позволяющие стимулировать их за соблюдение кредитной политики.
Нужно учитывать, что в настоящее время статья 266 Налогового кодекса РФ позволяет каждой компании создавать резервы по сомнительным долгам (т.е. закладываться на возможный риск неплатежей), которые будут уменьшать налогооблагаемую прибыль компании. Порядок создания таких резервов для целей налогового и бухгалтерского учета жестко регламентирован действующим законодательством, но для целей управленческого учета можно применить и иные принципы, которые позволяют наиболее точно рассчитать и заложить в себестоимость продукции (товаров, работ и услуг) возможные коммерческие риски.
Выводы: после того, как определены все параметры, оптимальные для компании в целом, можно уже производить расчет величины и длительности кредитных ресурсов для каждой группы клиентов.
Создание Положения о дебиторской задолженности (и сопровождающего его документооборота), конечно же, не решит всех проблем. Возникающих у компании, реализующей свои товары и услуги на условиях отсрочки платеж, но поможет упорядочить этот процесс и минимизировать риски, связанные с продажей товаров и услуг сомнительным контрагентам.
Следует иметь ввиду, что на этапе внедрения этих правил и процедур можно и нужно ожидать сопротивления сотрудников, которых так или иначе коснуться эти нововведения. И в этой ситуации человеку, который отвечает за инкассацию дебиторской задолженностью нужно уметь отстаивать свою позицию. Потом процесс войдет в свое нормальное русло, все сотрудники привыкнут выполнять предписанные правила и процедуры, а компания получит ощутимый экономический эффект, что в конечном счете и является основной целью ее деятельности.