Подсистема «Учет труда, заработной платы и кадров» выполняет следующие учетные операции: учет кадров, учет труда и заработной платы.
Учет кадровпредусматривает:
• формирование штатного расписания;
• составление графиков рабочего времени;
• формирование приказов по предприятию;
• ведение личной карточки сотрудника;
• ведение журнала больничных листов;
• составление графика отпусков;
• формирование командировочных удостоверений;
• составление отчетности.
Учет труда и заработной платыпредусматривает:
• расчет по окладам, нарядам, повременно;
• расчет доплат за работу в ночь, праздники, выходные, сверхурочно;
• начисление различных доплат;
• расчет больничных, отпускных;
• расчет налогов, различных видов удержаний;
• формирование бухгалтерских проводок;
• составление необходимой отчетности.
До начала работы с документами отдела кадров и бухгалтерии должны быть заполнены справочники, которые находятся в «Исследователе», ветка Справочники → Справочники по зарплате и ОК.
Справочники отдела кадров разделены на два вида: стандартные справочники и справочники пользователя.
Стандартные справочники представляют собой таблицы, в которых уже содержатся основные часто используемые сведения. К таким справочникам относятся справочники ветки «Стандартные»:
• Взыскания(замечание, выговор, строгий выговор);
• Вид работ (по каждому виду работы (основная, совмещение и внешнее совместительство) хранится его наименование и код);
• Виды отпуска(по каждому виду хранятся его наименование – трудовой, учебный, творческий; тип; описание; тип часов – для отражения в табеле отработанного времени; формула – указывается средняя заработная плата за два месяца, если предоставленные свободные дни указанного вида отпуска нужно оплатить по среднему);
• Причины отзыва с отпуска(в связи с производственной необходимостью);
• Годность к военной службе (годен, не годен, ограниченно годен);
• Группы специальностей(педагогика, право, экономика и управление и т.д.);
• Звания (звания военнослужащих);
• Категории персонала(рабочие, служащие, руководители, специалисты);
• Образование(высшее, среднее специальное, начальное и др.);
• Основания увольнения(виды оснований увольнения);
• Поощрения(благодарность, премирование и т.д.);
• Родство (дочь, сын, жена, муж и т.д.);
• Семейное положение(женат, замужем, разведен, вдовец и др.);
• Сроки договоров(по каждому сроку хранится его наименование и описание – неопределенный, определенный и др.);
• Типы больничных (больничный, декретный, по уходу за ребенком, продолжение болезни);
• Условия труда (нормальные, вредные, тяжелые, особо тяжелые).
• Учетный период(день, неделя, месяц, год);
• Характер работы(постоянно, временно, сезонно);
• Документы о составе семьи(свидетельство о браке, свидетельство о рождении);
• Форма оплаты(оклад, повременно, сдельно);
• Тип населенного пункта(город, район, область и др.);
• Типы отработанных часов;
• Страны.
Справочники пользователя заполняются самостоятельно в процессе работы по мере надобности. К ним относятся:
• Должности(вносятся названия должностей по штатному расписанию предприятия);
• Подразделения(находится в веткеСправочники → Клиенты → Организациии представлен в виде дерева подразделений и сотрудников в них. По подразделению хранится его наименование, информация о вхождении в другое подразделение и адрес);
• Сотрудники (вызывается из справочника подразделений и хранит информацию по сотрудникам);
• Должностные коэффициенты(указываются коэффициенты по должности – за старшинство, за вредность);
• Военно-учетная специальность (по специальности хранится ее номер и описание);
• Документы о составе семьи (свидетельство о рождении, о браке и др.);
• Национальность;
• Тип договора(контракт, трудовой договор);
• Навыки(представлен в виде дерева навыков и степеней их владения);
• Ученые звания;
• Узы(представляет собой отдельно выделенную группу справочника «Организации». По учебному заведению хранится его наименование, банковские реквизиты и адрес);
• Справочник минимальной зарплаты(используется как при расчете заработной платы, так и отделом кадров (верхняя часть справочника). Справочник хранит информацию о дате, размере базовой величины и тарифной ставке 1-го разряда);
• Тарифная сетка(представлена в виде дерева тарифных сеток и коэффициентов. По каждой тарифной сетке хранится дата и коэффициенты к тарифу по 1-му разряду);
• График рабочего времени (находитсяв веткеСправочники → Справочники по зарплате и ОК).
Рассмотрим основные документы раздела «Отдел кадров». Чтобы вызвать соответствующий документ для рассмотрения или заполнения, следует выполнить действия: Исследователь → Отдел кадров → Документы → выбрать необходимый из перечня документ и для его создания нажать кнопку «Добавить».
Штатное расписание –данный документ предназначен для закрепления должностного и численного состава организации, указания сведений о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы организации в целом. Находится в ветке «Исследователя» Отдел кадров → Документы → Штатное расписание.
Договора и акты –документпредназначен для учета гражданско-правовых договоров и актов выполненных работ (например, оформление договоров подряда). Находится в ветке «Исследователя» Отдел кадров → Документы → Договора и акты.
Трудовой договор (контракт) – документ предназначен для учета трудовых договоров (контрактов), которые могут быть оформлены как на работающих, так и на вновь прибывших сотрудников. По истечении срока действия договора в документе указывается дата расторжения.
Журнал больничных листов– предназначен для внесения больничных листов для последующего правильного формирования табеля отработанного времени и начисления пособий по нетрудоспособности.
Журнал доплат –предназначен для внесения свободных от работы дней, оплачиваемых по среднему.
Увольнительные записки –документпредназначендля внесения в базу увольнительных записок с последующим отражением даты и времени ухода в сформированном табеле отработанного времени по соответствующим сотрудникам.
График отпусков – предназначен для оформления сводного графика отпусков. График отпусков создается на один календарный год и действует до его окончания.
Личная карточка – документ позволяет видеть историю карточек по датам и внесенным в ходе работы изменениям. Часть сведений в личной карточке (перемещения, отпуска) заполняется программой автоматически. Для ее вызова следует выполнить действия: Исследователь → Отдел кадров → Сотрудники → Личная карточка.
Чтобы сформировать Приказы по личному составуследует выполнить действия: Исследователь → Отдел кадров → Приказы по личному составу. В число основных приказов по личному составу организации относятся:
• приказ о приеме на работу;
• приказ об изменении условий работы;
• приказ о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении социального отпуска;
• приказ на отзыв из отпуска;
• приказ об увольнении;
• приказ о поощрении;
• приказ о вынесении дисциплинарного взыскания;
• приказ о работе в праздничные дни.