Формы кассовых документов содержатся в ОК управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299.
Кассовые документы представляют собой типовые межведомственные формы ПУД для предприятий и организаций:
1. Приходный кассовый ордер
2. Расходный кассовый ордер
3. Расчётно-платёжная ведомость
4. Кассовая книга
5. Платёжная ведомость
6. Авансовый отчёт
Авансовый отчёт (форма № АО-1) – это документ первичного учёта, подтверждающий расходование выданных авансом подотчётных сумм с приложением оправдательных документов. Заполняется от руки или на компьютере. На лицевой стороне указываются наименование организации, номер отчёта и дата его составления, структурное подразделение, в котором работает работник, получивший деньги под отчёт, ФИО сотрудника, назначение аванса. Под линией отреза расположена расписка, которую заполняет бухгалтер и отдаёт работнику, от которого он принял этот отчёт. На оборотной стороне указываются: перечень документов, подтверждающих расходы работника, израсходованные суммы, в последней графе записываются номера счетов, на которые отражаются эти суммы.
Приходный кассовый ордер предназначен для приёма наличных денег организации и ИП. По ПКО также принимаются:
1. Остаток наличных денег, полученных под отчёт
2. Наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определённом юридическим лицом
Приходный и расходный кассовые ордера, квитанции к ним должны быть чётко заполнены, никакие подчистки и исправления (даже оговорённые) не допускаются.
Расходный кассовый ордер служит для выдачи наличных денег под отчёт на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или ИП. Выдача наличных денег в виде з/п, стипендий и других выплат производится по РКО, расчётно-платёжным ведомостям, платёжным ведомостям.
В приходных и расходных кассовых ордерах указываются основания их составления, перечисляются полагаемые к ним документы. Приём и выдача наличных денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных или расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя.
Оформление кассовых документов может вести:
1. Главный бухгалтер
2. Бухгалтер или другой работник, определённых руководителем по согласованию с главным бухгалтером путём издания распорядительного документа
3. Руководитель – в случае, если отсутствует главных бухгалтер и бухгалтер
Основанием для оформления кассовых документов служат:
1. Расчётно-платёжные ведомости
2. Платёжные ведомости
3. Заявления
4. Счета
Подписывать кассовые документы могут:
1. Приходный кассовый ордер и квитанции к нему заполняются шариковыми ручками, исправления не допускаются. Подписывать расходный кассовый ордер может подписывать главный бухгалтер или бухгалтер, руководитель, при отсутствии кассира.
2. Расходный кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.
Кассир должен иметь образцы подписей лиц.
Получатель должен предъявить:
1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
2. Доверенность и документ, удостоверяющий личность
Получив РКО, кассир проверяет:
1. Наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образца
2. Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами суммам, проставленным прописью
3. Наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО
4. Соответствие ФИО получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность
Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность остаётся как приложение к РКО.