Организация и ведение бухгалтерского учета в бюджетных организациях регулируется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 года) и Инструкцией по бухгалтерскому учету учреждений и организаций, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 года №107н.
- Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением смет расходов по бюджетам, смет по специальным средствам и обобщение данных учета и отчетности.
Важными задачами бухгалтерского учета являются учет и контроль за расходованием фонда оплаты труда, а также составление в срок баланса и отчетности. Правильная постановка бухгалтерского учета в бюджетных организациях способствует более точному составлению смет расходов, а также выявлению неиспользованных внутрихозяйственных ресурсов. Для выполнения этих задач ведется бухгалтерский учет:
- поступления и расходования специальных и внебюджетных средств; кредитов (ассигнований) и расходов бюджетных средств; расчетов с дебиторами и кредиторами; сохранности и эффективности использования денежных средств, материалов, оборудования, продуктов питания и других ценностей.
Правильность учета доходов и расходов бюджета обеспечивается единством системы бюджетного учета, в основе которой лежит бюджетная классификация, предполагающая научно обоснованную, обязательную группировку доходов и расходов бюджета по однородным признакам, закодированным в определенном порядке. В настоящее время применяется бюджетная классификация РФ, утвержденная федеральным законом "О бюджетной классификации Российской федерации от 15 августа 1996 года №115-ФЗ".
Бюджетная классификация является группировкой доходов и расходов всех уровней с присвоением объектам группировочных кодов.
Доходы бюджетов в РФ формируются за счет налогов с юридических и физических лиц, платежей за пользование недрами и природными ресурсами, государственной пошлины, доходов от приватизации, лицензионных сборов за право производства и торговли спиртными напитками, средств, полученных из других бюджетов.
Расходы бюджетов РФ показывают направление средств на бюджетное финансирование народного хозяйства, конверсии военного производства, внешнеэкономической деятельности и народного образования, бюджетных ссуд, культуры, средств массовой информации и др.
План счетов служит основой организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Применение типовых бухгалтерских записей, предусмотренных Инструкцией и Планом счетов, обеспечивает правильность с сравнимость экономических показателей работы учреждения. действующий План счетов состоит из разделов, которые объединяют счета первого порядка (основные и синтетические) и счета второго порядка (субсчета), являющиеся подразделением счетов первого порядка. Содержание разделов Плана счетов соответствует экономической группировке имущества, его источников и хозяйственных процессов. Каждому синтетическому счету (счету первого порядка) присвоен двухзначный номер (условное числовое обозначение), а каждому субсчету (второго порядка) – трехзначный номер.
Порядок ведения аналитического учета бюджетные организации устанавливают сами исходя из Плана счетов и нормативных актов по объектам учета.
В Плане счетов предусмотрено применение забалансовых счетов, которые служат для учета арендованных основных средств; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение; бланков строгой отчетности; списания задолженности неплатежеспособных дебиторов; материальных ценностей, оплаченных по централизованному снабжению; задолженности учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности; переходящих спортивных призов и кубков; путевок; переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок; учебных предметов военной техники; ссуд, выданных рабочим и служащим. Забалансовые счета не связаны с балансовыми счетами, поэтому учет средств и операций на них ведется по простой системе, без соблюдения метода двойной записи. Все забалансовые счета имеют только дебетовое сальдо. Если средства поступают в учреждение, то они отражаются по дебету, а при их возврате – по кредиту.
Для учреждений непроизводственной сферы наиболее характерно ведение бухгалтерского учета по мемориально-ордерной и журнально-ордерной формам учета. Далее рассмотрим особенности каждой из названных форм.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связей между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.
При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера. Все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал – главная" (ф.308). Учет в книге "Журнал – главная", как правило, ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.
Книга "Журнал – главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.
Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.
Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.
В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.
В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Бухгалтерский баланс бюджетного учреждения – отчетный документ, в котором отражены и обобщены в денежной оценке на определенную дату средства бюджетного учреждения по видам и использованию, а также по источникам их образования и целевому назначению. Бухгалтерский баланс по исполнению сметы доходов и расходов имеет форму таблицы, состоящей из двух частей: активы и пассивы.
Актив состоит из 10 разделов, а пассив из 5 разделов. В активе отражаются средства, которыми располагает учреждение и их размещение: основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения, материальные запасы, малоценные предметы, готовая продукция, средства учреждений, расчеты, расходы; выполненные и сданные заказчиками продукция, работы, услуги; доходы, прибыли (убытки); расходы на капитальное строительство. В пассиве отражаются источники образования средств: финансирование из бюджета, фонды и средства целевого назначения, расчеты; доходы, прибыли (убытки); финансирование капитального строительства.
Составлением баланса и отчетности завершается цикл бухгалтерского учета, а сам баланс при этом является сводкой остатков средств и их источников, числящихся на конец отчетного периода на счетах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский баланс составляется на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами. До составления баланса обязательна сверка записей в учете оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по синтетическим счетам. Положением о бухгалтерском учете и отчетности предусматривается проведение инвентаризации основных средств, незавершенного производства (учебных) мастерских, капитального строительства и ремонта, МБП, материалов, продуктов питания и других ценностей. Должна быть проведена сверка расчетов с поставщиками, заказчиками, финансовыми органами, банком и другими дебиторами и кредиторами, а также инвентаризация денежных средств, бланков строгой отчетности и забалансовых статей.
При составлении баланса и отчетности необходимо обеспечить сопоставимость показателей учета и отчетности. Это достигается соблюдением единой методологии расчета плановых и отчетных данных. Все учреждения и организации, состоящие на бюджете (независимо от ведомственной подчиненности), а также централизованные бухгалтерии, включая учреждения, переведенные на новые условия хозяйствования, осуществляют бухгалтерский учет по Плану счетов, утвержденному Министерством финансов РФ.