Бухгалтерский учет регулируется документами, изданными органами власти различного уровня.
Ведение бухгалтерского учета в Российской Федерации должно осуществляться в соответствии с нормативными документами, которые представлены в виде следующей системы:
1-й уровень— законодательный: • Гражданский кодекс Российской Федерации; • Налоговый кодекс Российской Федерации; • Трудовой кодекс Российской Федерации; • Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; который определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйственных субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность.
2-й уровень— стандарты - международные стандарты финансовой отчетности (МСФО), положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), представляющие собой свод основных правил, устанавливающих порядок учета и оценки определенного объекта.
3-й уровень— методические рекомендации (инструкции, письма Минфина России и др.) - План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (приказ Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н); • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49); • Указания по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (приложение к приказу Минфина России от 22 декабря 1995 г. №131). Методические рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Российской Федерации и различными ведомствами,предназначены для конкретизации учетных стандартов в соответствии с отраслевыми особенностями.
4-й уровень— рабочие документы по бухгалтерскому учету организации (приказ по учетной политике) - определяют особенности организации и ведения учета в ней. Основными из них являются: документ по учетной политике; формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем организации; графики документооборота; рабочий план счетов бухгалтерского учета.
При составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности необходимо руководствоваться следующими законодательно-нормативными документами: • Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98) (приказ Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н); • Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) (приказ Минфина России от 6 июля 1999 г. № 43н); • приказ Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»; • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Бухгалтерская (финансовая) отчетность— это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации на отчетную дату и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Она служит основным источником информации по его деятельности. Тщательное изучение бухгалтерских отчетов раскрывает причины достигнутых успехов или недостатков, помогает наметить пути совершенствования его деятельности. Содержание бухгалтерской (финансовой) отчетностипредставляет большой интерес для всех ее пользователей. Существуют внешние и внутренние пользователи финансовой отчетности.
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетностьэкономических субъектов состоит из бухгалтерского баланса (форма № 1); отчета о прибылях и убытках (форма № 2); отчета об изменениях капитала (форма № 3); отчета о движении денежных средств (форма № 4); приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5); отчета о целевом использовании полученных средств (форма № 6) (представляют только некоммерческие организации); пояснения; аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами Российской Федерации подлежит обязательному аудиту.
Промежуточная бухгалтерская отчетностьвключает бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Кроме указанных форм в составе промежуточной бухгалтерской отчетности организации могут представлять иные отчетные формы (отчет о движении денежных средств и др.), а также пояснения, входящие в состав годовой отчетности. Прежде чем представлять отчетность заинтересованным пользователям, ее необходимо утвердить.Порядок утверждения бухгалтерской отчетности должен быть установлен в учредительных документах организации.
Отчетный бухгалтерский баланссоставляют на основе данных об остатках по дебету и кредиту синтетических счетов и субсчетов на начало и конец периода, взятых из Главной книги. На малых предприятиях, применяющих упрощенную форму учета, баланс составляют по данным книги учета фактов хозяйственной деятельности. Перед составлением бухгалтерского баланса закрывают в конце отчетного периода все операционные счета: калькуляционные, собирательно-распределительные, сопоставляющие, финансово-результативные. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах, проверена правильность этих записей. Закрытие счетов начинают со счетов производств, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные встречные затраты, и заканчивают счетами с минимальным количеством встречных затрат.
Перед составлением годового отчетного баланса осуществляют следующие процедуры: проводят инвентаризацию всех видов имущества, обязательств и расчетов и ее результаты отражают на счетах Главной книги и аналитических счетах; осуществляют уточнение оценки всех видов имущественных статей баланса; создают оценочные резервы (заключительными записями декабря); проверяют правильность распределения доходов, расходов, прибыли и убытков между смежными отчетными периодами; осуществляют закрытие счетов бухгалтерского учета, в том числе счета 99 «Прибыли и убытки» (заключительной записью декабря); вносят уточнения в Главную книгу или отражают эти уточнения в пояснениях к годовому отчету с учетом событий после отчетной даты (ПБУ 7/98) или условных фактов хозяйственной деятельности (ПБУ 8/01); составляют приложение к годовому бухгалтерскому балансу (форма № 5) и пояснения к отчетному бухгалтерскому балансу.
Отчет о прибылях и убытках.В данной форме содержатся все необходимые сведения о финансовых результатах деятельности организации в целом и суммы, их составляющие. Порядок представления данных в отчете зависит от признания доходов исходя из требований ПБУ 9/99, характера деятельности, вида доходов, размера и условий их получения доходами от обычных видов деятельности или прочими поступлениями (операционными, внереализационными или чрезвычайными). При отражении в отчете видов доходов, каждый из которых в отдельности составляет пять и более процентов общей суммы доходов организации за отчетный период, в нем показывается соответствующая каждому виду часть расходов.
Отчет об изменениях капитала.Раздел I «Изменения капитала»заполняют акционерные общества, а также общества с ограниченной и дополнительной ответственностью. Здесь отражаются изменения капитала за предыдущий и отчетный период. В данном разделе в отдельных графах записывают данные об изменениях каждого вида капитала. В разделе II «Резервы»приводят данные о резервах, которые создала организация в соответствии с законодательством и с учредительными документами. В Справкахотражают данные о стоимости чистых активов на I начало и конец отчетного года. Чтобы узнать стоимость чистых активов, нужно использовать форму расчета, которая приведена в Порядке оценки стоимости чистых активов акционерного общества, утвержденного приказом Минфина России и ФКЦБ России от 29 января 2003 г. № 10н/03-6/пз. Несмотря на то что порядок разработан для акционерных обществ, его могут применять и общества с ограниченной и дополнительной ответственностью. Далее бухгалтер указывает сумму средств, которые были получены организацией из бюджета и внебюджетных фондов за предыдущий и отчетный годы.
Отчет о движении денежных средств.В отчете о движении денежных средств отражается информация о том, за счет каких средств организация вела свою деятельность и как их расходовала. Сведения даются как за отчетный период, так и за предыдущий. Отчет составляется в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации. Текущей называют ту деятельность, которая прописана в уставе организации. К инвестиционной деятельности относят вклады в недвижимость, оборудование, нематериальные активы. А финансовой является деятельность, которая связана с выпуском и реализацией ценных бумаг, акций и облигаций, приобретенных на срок менее 12 месяцев.
Приложение к бухгалтерскому балансу.В приложении к бухгалтерскому балансу по форме № 5 расшифровывают данные формы № 1 «Бухгалтерский баланс». Приложение состоит из нескольких разделов. В разделе «Нематериальные активы»- отражается информация по нематериальным активам. Раздел состоит из двух таблиц. В первой таблице приводятся данные об изменениях стоимости нематериальных активов. Бухгалтеру следует отразить сведения по объектам интеллектуальной собственности, организационным расходам и деловой репутации фирмы. Во второй таблице отражаются суммы начисленной амортизации по нематериальным активам на начало и конец года. Заполнять ее должны только организации, которые применяют счет 05.
Пояснения к годовому отчету.В состав годовой отчетности следует включить и пояснения. Субъекты малого предпринимательства, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, которые не занимаются предпринимательством, могут не составлять пояснения. Обязательным условием составления пояснений должно быть отражение в них не только факта изменения учетной политики, но и последствий этих изменений для структуры баланса и финансовых результатов. Помимо изменений в отдельных пунктах учетной политики в пояснениях должны быть объяснены те изменения в соотношении статей баланса или отчета о прибылях и убытках, которые связаны с общими изменениями в методологии бухгалтерского учета, повлекшими за собой изменения в методике расчета финансовых коэффициентов. Целесообразно также выделить изменения по наиболее значимым статьям как актива, так и пассива бухгалтерского баланса. Следует представлять не только количественную, но и качественную характеристику таких изменений.
42. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Недостатки учета и рекомендации.
Документооборот- это движение документов на предприятии от их созда¬ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином CCCР от 29.07.1983 № 105.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.
Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.
Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.
Общая схема документооборота включает в себя:
1) первичные документы;
2) учетные регистры;
3) бухгалтерская и налоговая отчетность;
Первичные бухгалтерские документы. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Подобные унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц. На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки, и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.
Учетные регистры. Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета. Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках. Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию. По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д. По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д. По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.
Отчетные документы. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление. Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя: - отчет об изменении капитала (форма № 3); - отчет о движении денежных средств (форма № 4); -приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); -пояснительную записку к отчету.
С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет.
Подтверждением данных налогового учета являются: 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера); 2) аналитические регистры налогового учета; 3) расчет налоговой базы.
Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям. В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.
Помимо бухгалтерской отчетности организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ. К ним относятся: - Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость; -Налоговая декларация по налогу на прибыль организаций; - Налоговая декларация по налогу на имущество организаций; - Налоговая декларация по акцизам на подакцизные товары, за исключением нефтепродуктов, табачных изделий и алкогольной продукции, реализуемой с акцизных складов оптовых организаций; -Налоговая декларация по земельному налогу; - Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов деятельности; - Налоговая декларация по транспортному налгу и др.
Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются: 1. достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить; 2. полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии; 3. нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц; 4. преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.
Исправление ошибок в бухгалтерском учете. Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки. Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.
Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются: корректурный; «красное сторно»; дополнительной записи.
При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.
Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.
Метод дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.