В процессе хозяйственной деятельности у предприятий и организаций возникают договорные отношения с различными юридическими и физическими лицами при осуществлении товарных операций, выполнении работ и оказании услуг. Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной договора в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. При этом любая организация может выступать как дебитором, так и кредитором.
В случае покупки организацией товаров, продукции, а также приемки работ и услуг у других юридических и физических лиц у нее возникает кредиторская задолженность. В состав кредиторской задолженности организации включается задолженность: бюджету по налогам, в том числе по единому социальному налогу органам социального страхования и обеспечения и фондам медицинского страхования, а также другим юридическим и физическим лицам по обязательствам, возникающим согласно действующему законодательству или условиям договоров.
В бухгалтерском балансе дебиторскую и кредиторскую задолженность отражают по срокам ее возникновения как краткосрочную, со сроком погашения не более 12 месяцев после отчетной даты, и долгосрочную, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты. Рационально организованная система бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности позволяет обеспечить: • своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов; • контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом; • контроль соблюдения форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками; • своевременную сверку расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.
Дебиторская задолженность в бухучете отражается на счетах: 62 ”Расчеты с покупателями и заказчиками”, 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 ”Расчеты с покупателями и заказчиками”. Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по дебету корреспондирует с кредитом счета 90 «Продажи» в части продаж товаров, продукции (работ, услуг), осуществляемых в рамках обычных видов деятельности организации, и с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы» — в части продаж отдельных объектов основных средств и иных активов. По кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетами учета денежных средств отражается оплата задолженности покупателями и заказчиками: Дебет 50 «Касса» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»— на сумму платежей наличными денежными средствами; Дебет 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — на сумму платежей по безналичному расчету. Суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно. Аналитический учет по сч.62 ведут по каждому предъявленному покупателем и заказчиком счету, а при расчетах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю или заказчику.
Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам ведется с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы », 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).
Кредиторская задолженность отражается в бухгалтерском учете на счетах: 60 ”Расчеты с покупателями и заказчиками”, может возникнуть также на счетах 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками » независимо от времени оплаты предъявленного счета. При предъявлении на оплату счетов поставщиков кредитуют счет 60 и дебетуют счета (10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов» и др. По дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками » отражаются суммы оплаты полученной продукции, работ или услуг. При этом кредитуются счета учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»). Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а в части расчетов в порядке плановых платежей — по каждому поставщику и подрядчику. Бухгалтерский учет расчетов организации с бюджетом по налогам и сборам ведется на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам». Счет 68 кредитуется на суммы, причитающиеся ко взносу в бюджеты в корреспонденции со счетом 99 «Прибыли и убытки» на сумму налога на прибыль, со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на сумму подоходного налога. Аналитический учет по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам » ведется по видам налогов. Счет 69 предназначен для обобщения информации о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации. Счет кредитуется на суммы платежей со счетами 70, 50, 51.
Дебиторская и кредиторская задолженность в бухгалтерском учете может отражаться на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут быть открыты следующие субсчета: 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»; 76-2 «Расчеты по претензиям»; 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам»; 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и др. Начисление по счету 76 отражается по кредиту, а перечисление сумм по дебету счета.
Аналитический учет по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ведут по каждому дебитору и кредитору.