Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей: - не менее одного раза в год с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; - при смене материально ответственных лиц; - при стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях; - при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества; - при реорганизации или ликвидации организации; - при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, состоящей из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия при обязательном участии материально ответственного лица. Складские операции в момент инвентаризации не производятся. Заведующий складом дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись. Опись подписывают члены комиссии и материально ответственное лицо. Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительной ведомости, в которой фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.
Независимо от причин возникновения, все недостачи производственных запасов по фактической себестоимости списывают с Кредита 10 в Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения: Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списываются на счетах виновных лиц: Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Стоимость недостающих ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определяется исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики. Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью по рыночным ценам, подлежащая взысканию, списывается на счет 98 «Доходы будущих периодов»: Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». По мере погашения задолженности, учтенной на счете 73-2, соответствующая сумма разницы делается проводка: Дебет 98-4 Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходования с отнесением на доходы организации: Дебет 10 Кредит 91-1. Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации: Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 10. Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относят в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При поступлении материалов в организацию важную роль играет учет транспортно-заготовительных расходов.К ним относят расходы на приобретение материалов, кроме их покупной стоимости. Транспортно-заготовительные расходы (далее — ТЗР) организации принимаются к учету путем: • отнесения их на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» согласно расчетным документам поставщика; • отнесения на отдельный субсчет к счету 10 «Материалы»; • непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материала. Ежемесячно определяют сумму ТЗР, представляющую собой разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью их по учетной цене. Суммы ТЗР распределяются между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процент ТЗР, а затем умножают его стоимость израсходованных материалов и оставшихся на складе. Процент ТЗР определяют по формуле: %ТЗР = (Сумма ТЗР на начало месяца + Сумма ТЗР по поступившим материалам за месяц) / (УЦн + УЦп) * 100 %, где УЦн–стоимость на начало месяца по учетной цене, УЦп–стоимость поступивших в течение месяца материалов по учетной цене. ТЗР учитывают на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете. Суммы ТЗР на выбывшие, израсходованные ценности списываются на счета 20, 25, 26, 28. Если предприятие использует для учета операций по заготовлению материалов счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», то сумма ТЗР учитывается на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Суммы ТЗР (отклонений), накопленные в дебете счета 16, списываются в установленном порядке в дебет производственных счетов: 20, 25, 26, 28. В таком же порядке производится расчет и учет доли отклонений фактической себестоимости от плановой цены материалов.