Эффективность аналитической работы во многом определяется ее организацией, которая должна соответствовать ряду требований:
Научность. Организация экономического анализа должна основываться на новейших достижениях науки, учитывать действия экономических законов в рамках конкретного предприятия и осуществляться с использованием научно обоснованных методик.
Эффективность. Обеспечивая максимальную комплексность, системность, действенность и результативность аналитическая работа должна осуществляться с наименьшими затратами. Реализации этого требования способствует внедрение в практику экономического анализа ПЭВМ, использование передовых информационных технологий и обоснованное распределение обязанностей между исполнителями.
Унификация. Проведение экономического анализа и оформление его результатов, должны основываться на использовании методик, которые предусматривают заполнение унифицированных аналитических таблиц. Они в своей совокупности дают комплексное описание результатов финансово-хозяйственной деятельности, позволяют осуществлять их сравнение, оценку и обобщение.
Организация экономического анализа должна осуществляться в следующей последовательности:
– Планирование аналитической работы.
– Определение организационных форм, распределение обязанностей между исполнителями и выбор объектов анализа.
– Разработка системы информационного и методического обеспечения.
– Аналитическая обработка информационных данных.
– Оформление результатов анализа.
– Организация контроля над реализацией предложений, сделанных по результатам анализа.
Хозяйствующие субъекты должен составлять комплексный план аналитической работы и тематические планы.
Комплексный план аналитической работы составляется на один календарный год и по своему содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем отражаются:
- задачи и объекты анализа;
- перечень вопросов, подлежащих изучению в течение календарного года;
- этапы и сроки проведения анализа;
- субъекты анализа;
- источники используемой информации;
- содержание аналитического исследования;
- программные продукты и другие технические средства, используемые в процессе анализа;
- порядок оформления результатов анализа;
- схема аналитического документооборота;
- организация работы за ходом внедрения предложений, направленных на улучшение работы.
Тематические планы детализируют комплексный план и разрабатываются по тем вопросам, которые требуют углубленного изучения. Он включает в свое содержание те же позиции, что и комплексный план.
Организационные формы экономического анализа внутри предприятия могут быть различны. Они определяются размерами предприятия, организационно-правовой формой, отраслевой спецификой и другими вопросами.
На крупных предприятиях аналитическую работу координирует главный экономист, а на небольших – главный бухгалтер. К проведению экономического анализа привлекаются руководители подразделений предприятия и работники технических служб (механики, энергетики, технологи). Это способствует глубине анализа и обеспечивает полноту вскрытия имеющихся резервов.
Внутренний анализ деятельности предприятия могут осуществлять также работники вышестоящих органов управления конкретной отрасли экономики. Специалисты этих органов могут изучать отдельные темы, вопросы или проводить комплексный анализ.
Внешний анализ осуществляется налоговыми, финансовыми, статистическими органами, инвесторами, поставщиками, подрядчиками, потребителями, каждый из перечисленных исполнителей преследует свою определенную цель.
Результаты анализа могут быть выражены либо в описательной (текстовой), либо в бестекстовой форме. К описательной форме относятся пояснительные записки, справки, заключения. Если результаты анализа направляются в вышестоящую организацию, то они оформляются пояснительной запиской, а для внутреннего использования – в виде справки. Заключение пишется при проведении анализа вышестоящими органами управления. Пояснительная записка должна содержать три основных момента:
1. Общие вопросы: оценку выполнения планов по основным экономическим показателям, сведения о финансовом состоянии и других условиях хозяйствования.
2. Аналитическая часть с таблицами, дополнительными расчетами, диаграммами, графиками и обоснованными выводами.
3. Предложения по улучшению работы хозяйствующего субъекта и использованию выявленных резервов повышения эффективности их деятельности. Они должны быть убедительно аргументированными и обоснованными. В содержание справки и заключения не включают общую характеристику предприятия и условий его деятельности. При их составлении акцент делается на отражение выявленных недостатков или положительных моментов, обнаруженных резервах и способах их освоения.
Все большее распространение получает в настоящее бестекстовое оформление результатов анализа, которое представляет собой заполнение заранее разработанных макетов аналитических таблиц без пояснительного текста. Это способствует повышению оперативности анализа, его действенности и результативности.
Основные экономические показатели, используемые в аналитических расчетах, заносятся в специальные разделы экономического паспорта предприятия. Это позволяет оценивать тенденции динамики их изменения и используется при планировании и прогнозировании.