Изучение документации составляет фундамент аудитов системы менеджмента, поскольку в ходе проведения анализируется соответствие документированной системы менеджмента требованиям стандарта и выполнение ее положений.
Анализ документации осуществляют путем проверки соответствия документированных процедур, используемых на рабочих местах, тем, которые официально установлены в системе менеджмента.
Например, на заводе имеется 47 экземпляров документированной процедуры по процессу «Управление документацией»; в цехе № 13 должен быть экземпляр этой процедуры с определенным номером. При посещении этого цеха необходимо проверить номер имеющейся документированной процедуры (не исключено, что на рабочем месте экземпляр документированной процедуры потерян, а на время проверки взят из другого цеха); при внутренней проверке надо проверять не только наличие документов, но и их регистрационные номера в соответствии с внутренним реестром рассылки.
В рамках аудитов всех типов изучение различных видов документации, также как анализ данных и записей, служат для выявления проблем в планировании и осуществлении деятельности, координации и обмене информацией, а также для выявления прошлых проблем организации (в целях анализа результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих мер, масштаба имевшего место воздействия на окружающую среду).