Интервьюирование

Интервьюирование позволяет проанализировать знание и выполнение персоналом установленных требований, готовность к действиям в нештатных ситуациях, адекватность и полноту системы управления и применяющихся подходов, в том числе к мотивации, обучению и обмену информацией. Метод интервьюирования используется на протяжении всей программы экологического аудирования, и связан он с непосредственными контактами аудиторов и представителей предприятия.

Опрос (интервью) является одним из важных средств сбора информации и должен проводиться с учетом ситуации и характера собеседника. При этом аудитор должен учитывать ряд особенностей:

• опрос (интервью), должен проводиться в подразделениях с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;
• опрос должен проводиться в обычное рабочее время и, по возможности, на обычном рабочем месте собеседника;
• должно быть сделано все возможное, чтобы как до, так и во время опроса собеседник не чувствовал себя скованно;
• должна быть разъяснена причина проведения опроса и каждая сделанная запись;
• опрос может начинаться с просьбы к собеседнику описать свою работу;
• следует избегать вопросов, содержащих ответ (наводящих вопросов);
• результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником;
• после опроса следует поблагодарить собеседника за участие и сотрудничество.

На этапе планирования программы аудиторские протоколы заполняются со слов представителей природоохранной службы (интервью работников органов экологического контроля); интервьюирование активно используется аудиторами при проведении «обзорных туров» по территории предприятия (интервью непосредственных участников тех или иных событий, работников различных производственных служб т. д.). Так как много интересующей аудиторов информации может быть не зафиксировано документально, то для уточнения исходных данных аудирования и формирования собственных аудиторских оценок также может быть использован метод интервьюирования. Для проведения различных интервью аудиторами могут быть составлены специальные вопросники.

Предварительный вопросник (questionnaire) обычно включает лишь вопросы, позволяющие собрать общую предварительную информацию по основным объектам аудита. Такой вопросник, помимо проблемно-ориентированных вопросов, как правило, включает перечень документации, которая потребуется аудиторам в процессе работы на предприятии, а также предварительный список персонала, чье интервьюирование может быть целесообразным.

Аудиторы должны стремиться разумно использовать метод интервью, не отрывая чрезмерно персонал предприятия от работы. Преимущество отдается интервью на рабочем месте; при этом следует задавать простые вопросы в корректной, но не жесткой форме, предпочтительно – требующие развернутого ответа («открытые вопросы»), а не «закрытые», требующие только ответа «да» или «нет».

Аудитор не должен комментировать правильность или неправильность ответов и действий, но может попросить пояснить причины, по которым осуществляются те или иные действия. По окончании беседы целесообразно повторить услышанное (и записанное) так, чтобы убедиться в том, что запись действительно является свидетельством аудита, а не фиксацией ошибочного впечатления аудитора.

Аудитор должен направлять ход интервью в те области, которые связаны со стоящими перед ним задачами. Проведение опроса вызывает напряжение как у человека, задающего вопросы (аудитора), так и у отвечающего на них. Для того чтобы минимизировать влияние стресса и повысить объективность результатов интервью, необходимо установить взаимопонимание между участвующими в нем сторонами.

Для внешнего аудитора при этом важно иметь представление о структуре системы менеджмента организации и области ответственности интервьюируемого сотрудника. Аудитор и его деятельность также должны быть адекватно представлены интервьюируемому сопровождающим лицом. В соответствии с задачами аудита может проводиться интервью заинтересованных сторон, например, специалистов контролирующих органов в области охраны окружающей среды.