Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами:
- централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);
- децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);
- смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
В качестве примера организации делопроизводства на предприятии можно взять типовое положение о канцелярии.