Реферат Курсовая Конспект
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ - раздел Производство, ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Общие Положения: 1.1. Канцелярия ...
|
1. Общие положения:
1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным
подразделением.
1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством,
распорядительными материалами государственных и вышестоящих организаций,
Положением о данной организации,
Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.
2. Основные задачи и функции:
2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.
2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации;
организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.
2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:
Секретариат (включая референтов):
рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;
подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;
готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;
обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;
производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;
осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;
разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;
разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.
Подразделение по контролю исполнения:
осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;
осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.
Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:
осуществляет учет и регистрацию документов;
подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;
наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;
обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;
организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;
осуществляет учет документов «Для служебного пользования»,
находящихся в структурных подразделениях учреждения;
производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;
составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:
осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;
готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;
направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;
организует прием посетителей.
Подразделение по приему и отправке корреспонденции:
осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;
осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;
производит отправку исходящей корреспонденции;
осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.
Архив:
производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;
оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;
осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;
ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.
Машинописное бюро:
осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;
осуществляет считку и правку перепечатанного материала;
производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.
3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:
3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.
3.2. Начальник канцелярии имеет право:
требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;
привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;
вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;
утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.
3.3. На начальника канцелярии возлагается:
организация работы с документами;
рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:
проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю организации;
организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;
проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;
организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.
3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.
3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.
Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение... Высшего профессионального образования... Национальный минерально сырьевой университет Горный...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов