1. Общие положения:
1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным
подразделением.
1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством,
распорядительными материалами государственных и вышестоящих организаций,
Положением о данной организации,
Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.
2. Основные задачи и функции:
2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.
2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации;
организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.
2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:
Секретариат (включая референтов):
рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;
подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;
готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;
обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;
производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;
осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;
разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;
разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.
Подразделение по контролю исполнения:
осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;
осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.
Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:
осуществляет учет и регистрацию документов;
подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;
наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;
обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;
организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;
осуществляет учет документов «Для служебного пользования»,
находящихся в структурных подразделениях учреждения;
производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;
составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:
осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;
готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;
направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;
организует прием посетителей.
Подразделение по приему и отправке корреспонденции:
осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;
осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;
производит отправку исходящей корреспонденции;
осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.
Архив:
производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;
оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;
осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;
ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.
Машинописное бюро:
осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;
осуществляет считку и правку перепечатанного материала;
производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.
3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:
3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.
3.2. Начальник канцелярии имеет право:
требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;
привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;
вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;
утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.
3.3. На начальника канцелярии возлагается:
организация работы с документами;
рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:
проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю организации;
организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;
проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;
организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.
3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.
3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.
Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.