Правила системного подхода, используемые в организационном дизайне

Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть цело­го (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы. Фирма как сложная открытая социально-экономическая си­стема представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматри­вать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом — компоненты фирмы. В ма­лых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительно важному компоненту.

Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы неравны сумме свойств ее компонентов, а из свойств си­стемы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы). Например, все детали как компоненты тех­нической системы технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, сочетание деталей сложное. Для обеспечения технологичности технической системы необходимо упростить ее кинема­тическую схему и компоновку, сократить количество составных частей, обеспечить примерно одинаковую точность соединений.

Правило 3.Число компонентов системы, определяющих ее раз­мер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Например, структура производственной системы представляет собой сочетание организационной и производствен­ной структур. Основными факторами, определяющими тип, слож­ность и иерархичность структуры производственной системы, являются:

- масштаб производства и объем продаж;

- номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых услуг;

- сложность и уро­вень унификации продукции и услуг;

- уровень специализации, концентрации, комбинирования и кооперирования производства;

- степень развития макросреды и инфраструктуры региона;

-между­народная интегрированность системы и др.

К факторам оптимизации числа компонентов производствен­ной системы и ее структуры относятся:

- развитие специализации и кооперирования производства;

- автоматизация управления;

- приме­нение совокупности научных подходов к проектированию струк­туры и функционированию системы менеджмента;

- соблюдение принципов рациональной организации производственных и уп­равленческих процессов (пропорциональность, параллельность, непрерывность и др.);

-перевод существующих структур управле­ния на проблемно-целевые структуры.

Правило 4.Для упрощения структуры системы следу­ет сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автома­тизировать процессы производства и управления.

Правило5. Структура системы должна быть гибкой, с наи­меньшим числом жестких связей, способной быстро пе­реналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.

Правило 6.Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов систе­мы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочии субъектам управления, обеспечивать оптимальную самостоятель­ность и независимость объектов управления в социально-экономи­ческих и производственных системах. Например, требуется срав­нить уровень вертикальной целостности и надежность функцио­нирования двух структур (рис. 3.2, а и 3.2, б).

Анализ структур показывает, что выход из строя любого ком­понента на любом уровне (кроме нулевого) выводит из строя: рис. 3.2. — 1/3 системы; и рис. 3.2,б 1/6 системы. Вывод: во- второй структуре в два раза быстрее обнаруживается отказ (мень­ше уровней иерархии для поиска), система несет в два раза мень­шие убытки от отказа какого-либо компонента. Значит, вторая структура системы по сравнению с первой более эффективна. Однако число компонентов, подчиненных верхнему уровню уп­равления, в зависимости от сложности решаемых задач должно на­ходиться в пределах от 6 до 10. Превышение этого показателя сни­жает управляемость системы.

Рис - Структуры систем с разными уровнями вертикальной целостности

Горизонтальная обособленность системы, т.е. число горизонтальных связей между компонентами од­ного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа свя­зей ведет к повышению устойчивости и оперативности функцио­нирования системы. С другой стороны, установление горизонталь­ных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, спо­собствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы.

Правило 8.Изучение иерархичности системы и ее структуриза­ции следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами. Примеры проявления свойства внут­рисистемной целостности показаны на рис. 3.2. Проявление свойства иерархичности системы по вертикали иллюстрирует рис. 3.3.

Рис - Пример проявления свойства иерархичности системы по вертикали

При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит струк­туру системы (анализирует, определяет внутрисистемную иерар­хичность), устраняет связи между компонентами и набор с назва­ниями компонентов передаст другому человеку (группе) для сбор­ки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т.е. после сборки системы не останется лишних компонентов, а система функционирует, то можно считать, что анализ и синтез вы­полнены правильно, структуризация системы проведена. Направ­ления анализа и синтеза структуры системы показаны на рис.

Рис. - Направления анализа и синтеза структуры системы

 

Правило 9. В силу сложности и множественности опи­саний системы не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная гра­ница. Например, при единичном типе организации машиностро­ительного производства система технологической документации строится на основе укрупненных маршрутных технологий, а в массовом производстве — на основе пооперационных (подетальных) технологий. Для единичного индивидуального производства невыгодно разрабатывать пооперационные технологии, так как значительные расходы на разработку этих технологий распреде­ляются на одну-две детали. Аналогично этому примеру невыгод­но для обоснования разового управленческого решения применять современные методы исследования операций. Множественность или глубина описания системы определяется уровнем ее стандар­тизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качества управленческих решений (рис.).

Рис. -Зависимость между числом уровней иерархии для анализа и повторяемостью системы

 

Приведенная на рис. 3.5 зависимость примерная, построена для иллюстрации важности углубления анализа и синтеза многократ­но повторяющихся систем и решений. На практике могут быть различные ситуации, и возможно потребуется сделать анализ до глубины 5-го уровня однократно повторяющейся системы. Все определяется актуальностью ситуации. И наоборот, для простых малых систем, состоящих из двух уровней иерархии (нулевой и первый), повторяющихся миллионы раз, достаточно будет огра­ничиться первым уровнем.

Правило 10.При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить «черный ящик» и фор­мулировать сначала параметры «выхода», затем определять воздей­ствие факторов макро- и микросреды, требования к «входу», кана­лы обратной связи и в последнюю очередь проектировать парамет­ры процесса в системе. Для графической иллюстрации этого правила построим систему как «черный ящик» и ее внешнее ок­ружение (рис.), проставим цифрами очередность анализа.

Рис. - Очередность анализа внешнего окружения системы и ее внутренней структуры

Правило 11.Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятель­ность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12.В условиях развития глобальной конкуренции и меж­дународной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности.

Правило 13.Для построения, функционирования и развития си­стемы в условиях расширения международной интеграции и коопе­рирования следует достигать ее совместимости с другими си­стемами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе международных стан­дартов. В настоящее время введены в действие международ­ные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.

Правило 14.Для определения стратегии функционирования и раз­вития системы следует строить дерево целей. Например, по­казателем нулевого уровня дерева целей системы — критерием Функционирования — может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение каче­ства конкретных товаров ресурсосбережение, расширение рынка товаров повышение качества обслуживания товаров, организационно-техническое развитие производства, охрана природ­ной среды. На втором и третьем уровнях иерархии целей показа­тели вышестоящего уровня подразделяются на более частные по­казатели.

Правило 15При построении дерева целей и формулировании стратегии системы следует помнить, что цели системы и ее ком­понентов в смысловом и количественном значениях, как правило, н е совпадают.Однако все компоненты должны выполнять конк­ретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности сис­темы.

Правило16. При построении дерева целей системы и оптимиза­ции ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности.Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безот­казности ее компонентов.

Правило 17.Для повышения обоснованности инвестиций в инно­вационные _и другие проекты следует изучать доминантные (преоб­ладающие) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных.

Правило 18.Из всех целей первого уровня, перечисленных в пра­виле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объек­тов управления как основе удовлетворения требований рынка, эко­номии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.

Правило19. При формировании миссии и целей системы следу­ет отдавать приоритет интересам системы более высо­кого уровнякак гарантии решения глобальных проблем.

Правило 20.Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежностикак совокупности проявля­ющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригоднос­ти и сохраняемости.

Правило 21.Эффективность и перспективность системы дос­тигается оптимизацией ее целей, структуры, системы ме­неджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе опти­мизационных моделей.

Правило22. При формулировании целей системы следует учиты­вать неопределенностьинформационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозиро­вания целей снижает реальную эффективность инноваций.

Например, прогнозный экономический эффект инноваций, выполненный на стадии стратегического маркетинга, смело можно уменьшить на коэффициент, равный 0,2—0,5, на стадии НИОКР — 0,5 0 7 про­изводства — 0,6—0,8, эксплуатации — 0,8—0,9. Чем меньше промежуток времени между годом расчета и годом инновации, тем больше значение понижающего коэффициента, меньше разрыв между расчетным и фактическим эффектом.

Правило23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы не­прерывныи взаимообусловлены. Система функционирует и раз­вивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Си­стема существует, пока функционирует.

Правило24. При формировании стратегии системы следует обеспечивать альтернативностьпутей ее функционирова­ния и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наи­более непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим разные ситуации.

Правило25. При организации функционирования системы следу­ет учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодей­ствии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положи­тельного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень орга­низованности системы. Например, если эффект системы из трех компонентов равен И при эффекте каждого компонента, равном трем, то эффект синергии будет равен двум (II —3 — 3 — 3 = 2). Образно говоря, за счет хорошей организованности и взаимодей­ствия компонентов системы мы должны добиться, чтобы 2 + 2 = 5, а не четырем (эффект синергии равен нулю) или трем (эффект синергии отрицательный).

Правило 26.Для снижения инерционностифункциониро­вания системы, т.е. увеличения скорости изменения выходных пара­метров при изменении входных параметров или параметров функци­онирования системы, следует ориентировать производство на интег­рированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность производства и быстрое реагирование на изменения.

Правило27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды системы она должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментамиповыщения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегатирования.

Правило 28.Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, парал­лельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и др., обеспечивать их оптимальный уровень.

Правило 29.Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повыша­ет удельный _вес стандартизованных систем и их компонентов.

Правило 30.Единственным путем развития организационно-эко­номических и производственных систем является инновацион­ный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результа­тов НИ ОКР и т.д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и других сферах служит фактором развития общества.