Л.4.1 В особи, яка відповідає за експлуатування СПЗ на об’єкті, обов'язково має бути наступна експлуатувальна та технічна документація:
а) проектна та технічна документація на СПЗ;
б) акт прийняття-здавання СПЗ до експлування;
в) паспорти та інструкції з експлуатування на обладнання, прилади та технічні засоби СПЗ, що викладені українською або російською мовами;
г) відомість змонтованого обладнання, вузлів, приладів та засобів автоматизації;
д) акт зарядки систем газового або порошкового пожежогасіння;
е) опис алгоритму (порядку) функціонування системи, у складі якої є технічні засоби на базі мікропроцесорних пристроїв, з можливістю перепрограмування їх роботи;
ж) копії сертифікатів відповідності або свідоцтв про визнання приладів і обладнання СПЗ та вогнегасні речовини;
и) договір на технічне обслуговування цих систем спеціалізованою організацією і копія ліцензії на проведення робіт протипожежного призначення, яка надана вказаній організації;
к) матеріали повірки засобів вимірювання та свідоцтва на посудини, що працюють під тиском.
Л.4.2 У приміщенні де встановлено ППКП має бути наступна експлуатувальна та технічна документація:
а) інструкція з експлуатування системи;
б) журнал обліку технічного обслуговування і ремонту (планового та позапланового) СПЗ (форма Л.2);
в) журнал обліку санкціонованих та несанкціонованих спрацьовувань (відмов, несправностей) СПЗ (форма Л.3);
г) перелік регламентних робіт з технічного обслуговування СПЗ;
д) графік чергувань оперативного (чергового) персоналу;
е) посадові інструкції оперативно-чергового персоналу;
ж) план-графік технічного обслуговування СПЗ (форма Л.4);
и) журнал обліку вогнегасної речовини;
к) журнал здавання-прийняття чергувань оперативним (черговим) персоналом (форма Л.5);
л) план-схема об'єкта з зазначенням захищуваних приміщень і розміщення приладів СПЗ.
Л.4.3 Адміністрацією об’єкта має бути розроблена інструкція про порядок дій та евакуювання осіб, які працюють у приміщеннях, що захищаються установками об'ємного пожежогасіння (газового, аерозольного і порошкового), у разі надходження сигналу про спрацювання системи.
Л.4.4 Експлуатувальна та технічна документація має бути оформлена у встановленому порядку та мати підписи відповідальних осіб, що затверджують документи.
Л.4.5 Перелік експлуатувальної та технічної документації може бути змінений залежно від конкретних умов на підприємстві (об'єкті) за узгодженням з органами державного нагляду у сфері пожежної безпеки і затверджений керівником підприємства.
Л.4.6 Експлуатувальна та технічна документація, що розробляється адміністрацією обєкта, повинна переглядатися особою, відповідальною за експлуатування СПЗ, із залученням відповідних фахівців не менше одного разу на три роки і щоразу при змінюванні умов експлуатування системи.