Анализ цели. В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации или произносить речи по разным поводам.
Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты.
Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.
Такие презентации и речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим. График зависимости взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего график 1 показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. см. подробнее в следующей главе График 1 Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей презентации.
Уровень взаимодействия с аудиторией. Высокий Средний Мотивирование Убеждение и развлечение Информирование и анализ Низкий Цели презентации Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помог компании.
В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам. Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией.
Чаще всего такая речь представляет собой собрание определеной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д. Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы.
Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутсвующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств.
Необходимо постарать ся к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко сдедить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля. Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно. 2.4 АНАЛИЗ АУДИТОРИИ Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории.
Как и зачем это делается Аудитория - это еще один базовый элемнент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи. Для начала надо определить размер аудитории.
Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории.
Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией 1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения 2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном дествии 3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность 4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести 5. Знают ли они вас 6. Уважают ли они вас Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.
А теперь несколько слов о том, как проводить анализ аудитории. Анализ проводится в соответствии с пунктами в таблице 4.2.1 Таблица 2.4.1 Вопросы для анализа аудитории. Основные разделы вопросов по характкристике аудитории Конкретные вопросы по обозначенным темам. Размер и состав аудитории. Спрогнозируйте, сколько человек придет на презентацию Выямните есть ли у них какие-либо политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения.
Проанализируйте соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих. Анализ возможной реакции публики Проведите анализ, зачем конкретные люди пришли на презентацию. Определите отношение публики к предмету презентации. 1. Решите заинтересована ли в нем аудитория или равнодушна. 2. Отрефлексируйте как аудитория реагировала на презентации такого рода в прошлом. 3. Определите какие стороны предмета и в каком свете лучше показать данной аудитории. 4. Определите будут ли затруднения в понимании частей вашей презентации.
Анализируйте настроение публики в момент презентации будут ли они уже уставшими после недавно прошедшей презентации, будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д. Вычислите какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих предоставление технической информации, статистичекого анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д. Предугадайте ответ публики пропишите пути реакции на ваши действия Смодулируйте возможно наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации.
Предугадайте возможные уточнения и вопросы. Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации. Уровень понимания аудитории. Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу.
Проанализируйте знакома ли аудитория с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим. Отношения презентующего с публикой.
Проанализируйте как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов. Определите насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. Определите как аудитория настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус.
Определите есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируите возможное отношение публики к построению вашей презентации. Определите какие аспекты поддерживающей инормации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно.2.5