Общение с представителями Средств Массовой Информации

Общение с представителями Средств Массовой Информации. В фазе работы ярмарки выставки организованные контакты средствами массовой информации несомненно представляют собой важнейший рычаг для поднятия популярности экспонента, а, следовательно и привлечения посетителей к его стенду.

Классическими формами таких контактов являются Пресс- конференция Пресс- конференция представляет экспоненту возможность вступить в непосредственный контакт с представителями средств массовой информации и донести сообщения, касающиеся его предприятия и, в частности, его участия в ярмарке выставке, до широкой общественности. Однако, собирать представителей печати и прочих средств массовой информации радио, телевидение и т.д. во время подготовки, проведения и даже после закрытия ярмарки выставки рекомендуется только в тех случаях, когда предстоит объявить им нечто важное например, продемонстрировать новый товар, применение новой технологии, сообщить о заключении серьезной торговой сделки и т.д В противном случае пресс-конференции проводить не следует и, при необходимости, можно заменить ее публикацией коммюнике.

Если же есть основания для проведения пресс-конференции, прежде тем что-либо предпринимать, следует скурпулезно проработать следующие вопросы 1. Почему нужна именно пресс-конференция? 2. Каковы ее цели? 3. Какова тема пресс-конференции? 4. Сколько человек должно в ней участвовать? 5. Кто должен присутствовать обязательно? 6. Где ее следует провести? 7. Когда ее нужно проводить? 8. Сколько времени она будет длиться? 9. Что необходимо организовать заранее? 10.Каковы условия игры? Что касается продолжительности пресс-конференции, рекомендуется, чтобы она длилась не более 60 минут, строить же ее целесообразно по следующей схеме Вводная часть продолжительность 3-4 минуты - приветствие объяснение причин проведения программа представление выступающих информация о материалах, предоставляемых прессе ргеяз кН . Выступления выступающих должно быть не более двух с максимальной продолжительностью доклада в 10 минут для каждого выступающего. Обсуждение с перспективой проведения личных бесед предусмотренное время-30 минут. Закрытие буфет или обед. Кроме обычных мест проведения пресс-конференций отели и т.д на ярмарках и выставках принято приглашать представителей прессы на стенд.

Проведение мероприятий на стенде имеет следующие преимущества ь экспонент находится в естественной для него среде, а следовательно, чувствует себя свободнее ь приглашенные имеют возможность увидеть экспонаты и составил о них собственное мнение ь обеспечивается присутствие большого числа представителей прессы, поскольку их участие в пресс-конференции сочетается с посещением экспозиции.

Независимо от места проведения необходимо тщательно позаботиться! о своевременной по меньшей мере, за три недели до мероприятия рассылке приглашений, подготовке соответствующего досье с необходимой документацией и подходящих подарков и т.д. В частности, что касается сувениров целесообразно проявить пристальное внимание в отношении их качества, причастности к профилю предприятия, деликатного обозначения имени экспонента, а также предусмотреть, чтобы их количество на 15-20 превосходило ожидаемое число гостей.

Учитывая то, что приглашение, направляемое журналистам, является зеркалом предстоящего мероприятия, нужно с особой тщательностью подойти к содержанию приглашения, из которого, в основном, должно следовать где и когда проводится мероприятие какова цель его проведения какова его тематика какого рода угощение последует за мероприятием обед, буфет материалы для поддержки пресс - конференции документация, фотографии и т.д а также способ их распространения вручение в ходе пресс - конференции или рассылка почтой срок подтверждения участия.

Организация пресс-конференции требует тонкого подхода безусловно, является делом специалистов.

В связи с этим не допускайте преувеличений и всегда называйте вещи своими именами проявляйте уважение к своим конкурентам не стремитесь убедить других в.том, что успех-ваше личное достижение избегайте вступать в споры, а также давать односложные ответы да или нет не касайтесь тем, публикация которых в прессе для вас не желательна не проявляйте пристрастия в пользу или против кого-либо из ваших гостей.

Интервью В противоположность пресс - конференциям, инициативу проведения которых берет на себя экспонент, в случае интервью, которые очень часто даются на стенде в период работы ярмарки выставки, инициатива их организации исходит от представителей прессы в основном, отраслевых журналов и прочих средств массовой информации, и происходит это по правилам, действующим для любого рода интервью.

Интервью бывают следующих основных типов ь интервью для отраслевых журналов ь интервью для ежедневной экономической печати ь интервью для радио и ь интервью для телевидения.

Два первых типа обычно не являются интервью в строгом смысле слова, а представляет собой письменные ответы на заранее подготовленный список вопросов.

Совершенно иначе происходит в том случае, когда интервью дается для электронных средств массовой информации радио или телевидение. Здесь требуется особый дар и соответствующая подготовка, поэтому необходимо действовать следующим образом получите точную информацию о том, где и когда будет транслироваться интервью, какова его продолжительность и кто кроме вас будет участвовать в программе и подготовьтесь соответствующим образом. сообразуйте все то, что вы хотите сказать, с предоставленным вам временем, не теряя при этом связующей нити избегайте бессмысленных комплиментов в адрес радиослушателей телезрителей программы используйте в своей речи короткие содержательные предложения.

Деревянный язык - плохой помощник. Ваше дыхание должно быть ровным, чего добиться, если говорить стоя придайте своему голосу нужный оттенок, чтобы точнее передать действительный смысл того, что вы говорите не прибегайте к бессодержательным фразам, желая уклониться от ответа на вопрос, когда вам не хочется или не выгодно делать ответных заявлений избегайте использовать выражение не могу ответить оно, как минимум, катастрофично.

Лучше признайтесь, что тема вам не знакома, и сохраните за собой право ответить в другой раз отвечайте с подчеркнутым спокойствием на вызывающие вопросы, если хотите их нейтрализовать в случае, если вопрос поставлен нечетко или в нем сознательно или невольно допущены неточности, не берите на себя бремя ответа, а сделав вид, что вы помогаете спрашивающему, переформулируйте вопрос как удобно вам. Используя выражения, типа позвольте мне снова сформулировать вопрос, я хотел бы сообщить и таким образом вы обойдете подводные камни, открыто не задевая спрасившего и, наконец, отвечая на вопрос, избегайте всякий раз называть спрашиывающего по имени.

Одного раза будет достаточно. В частности, в случае интервью на телевидении, вам следует позаботиться о безупречности вашей внешности одежда - прическа, косметика и т.д. о направлении вашего взгляда, который должен быть устремлен на телезрителей о том, в какой позе вы сидите откинувшись на спинку стула, вы произведете, скорее всего, плохое впечатление Пресс - релиз Пресс - релизы, будучи, как, известно, одним из основных связующих звеньев в сотрудничестве между средствами массовой информации и ответственным по связям с общественностью, с успехом используются для рекламы того или иного предприятия по случаю его участия в торговой ярмарке выставке при условии, что участие может дать известие. В таком случае Возьмите на себя инициативу и воспользуйтесь силой прессы.

Постарайтесь смотреть на вещи глазами журналиста.

Отделите в вашем тексте известие от точки зрения, событие от комментария. Всегда выдвигайте актуальные, интересные и богатые информацией темы. Ясно изложите тему и отпечатайте каждую страницу текста с двойным интервалом на отдельном листке бумаги. Сопроводите тексты отчетливыми черно-белыми фотографиями форматом обычно13x18 см. Проработайте подходящий заголовок.

Стремитесь к полноте изложения вопроса по показателям кто, когда, что, где, как, почему. Кто? Упомяните в тексте полный адрес предприятия. Когда? Где? На какой ярмарке выставке полные данные и где место и сроки организации и т.д Что? Описание события товара, услуги и т. д Как? Как применяется товар или услуга, чем они полезны, кому адресованы.

Почему? Почему необходимо распространение информации новинка, нововведение и т. д Информационное сообщение отличается от обычных текстов введение, изложение, выводы. В противоположность неопытным экспонентам журналисты умеют сконцентрировать важные сведения уже в первых строках текста. Чтобы ваш пресс-релиз не оказался в корзине для мусора, избегайте описаний в духе Компания .адрес. телефон. представляет на ярмарке выставке новую машину которая заменяет известные типы Презентация производится на стенде и т.д и предпочтите такой текст Новая машина. обеспечивает экономию энергии в размере .тысяч долларов, пригодна для Хороший пресс-релиз должен содержать слово пресс-релиз, дату и т.д иметь привлекающий внимание заголовок и содержательный текст, быть напечатанным с одной стороны листа в 1,5 или 2 интервала с полями, чтобы журналист мог сделать свои пометки, повторять на второй странице заголовок и дату, содержать полные данные экспонента, сопровождаться необходимыми фотоматериалами, соответствовать информационному средству, которому оно адресовано.

Например, для отраслевой печати интересны технические данные, тогда как интерес ежедневной прессы сосредоточен на коммерческих сведениях, применении и т. д. Правильно оформленный пресс - релиз состоит из следующих частей Заголовок, который в конечном счете решает судьбу пресс - релиза, должен быть кратким, ясным, содержательным, отвечать содержанию текста и пробуждать интерес читателя.

Введение - краткое описание, часто выделяемое жирным шрифтом, является душой пресс - релиза и должно отвечать на вопросы кто, когда, где, что? Текст должен дополнять введение и отвечать на вопрос почему? Заключение представляет собой дополнительное резюме.

Обратите внимание на содержание 1. Избегайте специальных терминов. Читатель не обязан их знать 2. Используйте простой и понятный язык. 3. Откажитесь от использования иностранных слов. 4. В случае упоминания естественных лиц укажите их полные имена и фамилии и должности.

Досье для прессы Досье с документацией, предназначенные для раздачи журналистам должны содержать описания, фотографии и сведения о коммерчески предложении экспонента, а также богатый вспомогательный материал подобранные в соответствии с требованиями их получателей и целям участия в ярмарке или выставке. В случае, если досье предназначено для раздачи в ходе проведения пресс-конференции, оно должно содержать имена и должности докладчиков и краткое содержание их выступлений.

Задача таких досье-привлечь журналистов к посещению стенда экспонента. Досье помещаются на специальных стеллажах для прессы, на большинстве выставок предоставляются бесплатно. Нежелание журналистов обременять себя толстыми папками обуславливает необходимость ограниченного объема досье, но ни в коем случае не их содержания В любом случае, независимо от рода предпринимаемых экспонентом действий, успех его контактов со средствами массовой информации тесно связан с качеством их подготовки, с правильным выбором времени их осуществления и, безусловно, с содержанием известия. 3.3