Возможности конференции как коммуникативного канала

Введение 1. Общая характеристика конференций 1.1 Понятие и виды конференций 2. Организация и проведение конференций 2.1 Организация конференции 2.2 Проведение конференции 3. Международные конференции 3.1 История международных конференций 3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций 3.3 Правила процедуры и формы работы Заключение Список литературы Введение Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг. Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы.

Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции. Для достижения цели поставлены следующие задачи: В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью». Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы. 1.

Общая характеристика конференций

Общая характеристика конференций 1.1

Понятие и виды конференций

Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, провод... Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую п... Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей ... Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 мин... Их также включают в информационный пакет документов.

Организация конференции

Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференци... Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров дл... Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участник... Международные конференции 3.1 История международных конференций Истори... Организация конференции.

заключение мирных договоров: таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года, Парижский конгресс 1856 года. Однако уже с конца прошлого века и особенно с начала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практику межгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международная конференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года, Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирная конференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года, Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др. Термин «конгресс» чаще всего употребляется в отношении международных совещаний и встреч либо общественных организаций, либо специалистов и научных деятелей - Конгресс миролюбивых сил, Всемирный конгресс профсоюзов, Международный конгресс хирургов и т.п. В практике международных конференций социалистических государств было принято, как правило, название «совещание». Таковы совещания руководителей партий и глав правительств государств - членов Совета Экономической Взаимопомощи; совещания Политического Консультативного Комитета Организации Варшавского Договора; совещания представителей коммунистических и рабочих партий социалистических стран.

Созыв совещаний прочно вошел в практику международного коммунистического движения.

Достаточно напомнить о Совещаниях коммунистических и рабочих партий в 1960 и в 1969 годах, о совещаниях коммунистических и рабочих партий Европы, Латинской Америки, Ближнего Востока и др. Международные конференции разумеется, созываются не только на самом высоком уровне - глав государств и правительств.

Международные конференции находят самое широкое распространение на самых различных уровнях.

Среди современных международных конференций необходимо четко различать два основных вида: международные конференции, являющиеся сессионным органом международных организаций, и международные конференции, имеющие самостоятельное значение и созываемые по данному конкретному вопросу или вопросам Однако в практике ряда международных специализированных организаций, создание которых во времени уходит к началу XX или даже к концу прошлого века, сохранилось название «конференция» как сессионного представительного органа этих международных организаций.

По предметному содержанию работы и целям созыва международные конференции и совещания могут подразделяться на политические международные конференции и на международные конференции по специальным вопросам. В зависимости от предметного содержания работы международных конференций государства определяют и вид представительства на них. За последний период международные встречи и конференции стали особенно частыми.

Это в значительной мере объясняется стремлением народов и миролюбивых государств к смягчению напряженности в международных отношениях.

Особо важное значение придается встречам на высшем государственном и партийном уровнях, то есть встречам глав правительств и государств, руководителей партий, или, как их стали именовать, встречам в верхах. Сочетание в одном лице партийного и государственного руководства страны становится обычной практикой переговоров и совещаний на высшем уровне.

Именно такие встречи могут привести к серьезному повороту в международных отношениях, ибо главы правительств и государств, высшие партийные руководители обладают необходимыми полномочиями и авторитетом для принятия решений крупного международного значения. Разумеется, успех таких встреч зависит прежде всего от взаимного стремления участников встречи к разрешению спорных вопросов и подготовительной работы к ним. Каждая международная встреча или конференция представляет собой важный этап в развитии международных отношений и развитии отношений между отдельными странами.

Такая встреча подготавливается заранее, ибо не получить никакого результата от встречи или закончить встречу полным провалом только вследствие ее неподготовленности отнюдь не является свидетельством искусства дипломатии. Между тем развитие международных отношений и всей международной обстановки в 60-70-х годах поставило со всей остротой вопрос об отказе от политики «холодной войны» и конфронтации и о переходе к политике смягчения международной напряженности и переговоров, которые привели бы к перелому в отношениях между государствами в интересах прочного мира и международного сотрудничества.

Важнейшую роль в достижении такого перелома сыграли встречи и переговоры на высшем уровне, которые стали новым эффективным средством социалистической дипломатии. 3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций При подготовке любой международной встречи нужно учитывать, каких результатов можно достичь в итоге такой встречи.

Инициатива созыва или предложение созыва международных конференций и совещаний принадлежит отдельным государствам, группам государств и международным органам, имеющим на это полномочия. В каждом отдельном государстве правом на предложение созвать международную конференцию или совещание обладают органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел или дипломатические работники, специально уполномоченные на проявление инициативы созыва своим правительством.

Группа государств в коллективном порядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося в коммюнике совещания представителей данных государств. Так, например, предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами - членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителей коммунистических и рабочих партий и глав правительств стран - членов СЭВ, состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещания представителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европе в конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран - участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, а затем разослано правительствам всех европейских стран, США и Канады Инициатива созыва международных конференций может быть проявлена и сессионными органами международных организаций Устав Организации Объединенных Наций предоставляет полномочия на созыв международных конференций Генеральной Ассамблее, Экономическому и Социальному Совету и Совету по Опеке. Разумеется, что такую инициативу может проявить и Совет Безопасности ООН Инициатива созыва международных конференций специального, отраслевого характера принадлежит специализированным учреждениям ООН, например Всемирному почтовому союзу, Международному союзу электросвязи и др. При созыве сессионных органов международных организаций вопрос о круге участников и формах участия в принципе не возникает.

Участники и форма участия в сессиях этих органов определены кругом участников самой организации и ее уставом или договором, учредившим данную организацию, ее органы, круг их участников и порядок работы этих органов совершенно иной характер имеет вопрос о круге участников конференции или совещания, имеющих самостоятельный характер.

При созыве таких конференций вопрос о круге участников не решен каким-либо документом, и его еще предстоит решить.

Это один из самых острых вопросов, и без решения его не может состояться и сама конференция.

Кто же может быть участником и каков круг участников? Участниками международных конференций в принципе могут быть лишь суверенные государства. Исходя из принципа суверенного равенства государств, право заинтересованной державы не может быть нарушено ни инициатором созыва конференции при определении круга участников, ни всеми другими участниками конференции при обсуждении и решении вопросов, затрагивающих интересы третьей или третьих держав Грубым нарушением правил об участниках международных конференций был мюнхенский сговор правительств Англии и Франции с гитлеровской Германией и фашистской Италией, На эту конференцию четырех не была приглашена даже Чехословакия, хотя речь шла именно о судьбе самой Чехословакии.

На конференцию не был приглашен также СССР, хотя СССР и Чехословакию связывал договор о взаимной помощи.

Имеется и много других случаев грубого нарушения империалистическими державами международно-правовых норм о круге участников созываемых конференций. При определении круга участников конференции имеет значение еще один момент. В практике буржуазных государств имеет место и противоположная только что рассмотренной тенденции сужения круга участников - необоснованное расширение круга участников путем привлечения к участию государств, правительства которых находятся в той или иной степени зависимости от крупных империалистических держав.

Таким необоснованным расширением круга участников конференции империалистические державы стремятся обеспечить себе механическое большинство при обсуждении вопросов и принятии решений и создать обстановку изоляции для государств, стоящих на других позициях по данным вопросам или вопросу. Известны, например, серьезные споры по вопросу о круге участников Парижской мирной конференции 1946 года, когда США и Англия пытались безгранично расширить состав ее участников, чтобы получить максимально больше сторонников своей линии в формулировании условий мирных договоров после второй мировой войны. Таким образом, созыв международной конференции и совещания возможен лишь при условии согласования вопроса о круге участников.

Следующим вопросом об участии в конференции является вопрос о представительстве на конференции от государств и форме участия в конференции.

Право на участие в международных конференциях государства осуществляют посредством своих представительных органов или специальных представителей, которым делегированы полномочия от имени и по поручению конституционных центральных органов внешних сношений. Конституционные органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел - специальных полномочий на представительство государства на конференции не имеют, так как представительство государства этими органами внешних сношений обусловлено самой конституцией данного государства.

Участвующими в международных конференциях государствами считаются лишь те, которые направляют своих представителей; отсутствие представителя рассматривается как отказ от участия в конференции. Так, в 1907 году участниками второй Гаагской конференции явились лишь 44 государства, хотя приглашено было 47 государств. Современная практика международных конференций знает три формы участия: 1) полномочные делегации с правом решающего голоса; 2) наблюдатели и информаторы с правом лишь совещательного голоса и 3) представители от международных организаций, которые не рассматриваются как наблюдатели и информаторы, хотя в основном имеют те же права, что и наблюдатели, и не обладают правом решающего голоса.

Из суверенитета участвующих в конференции государств вытекает и международно-правовой статус их представителей, пользующихся так называемым дипломатическим иммунитетом. Однако объем дипломатического иммунитета неодинаков для представителей государств на различных по своему уровню и назначению конференциях и соответствует в основном должностному уровню участвующих на конференции представителей государств.

Дипломатическим иммунитетом в полном объеме пользуются, как правило, лишь представители дипломатических, политических по своей форме и содержанию работы конференций. Дипломатический иммунитет распространяется на представителей центральных конституционных органов внешних сношений государств.

За делегациями конференций специализированного характера, созываемых специализированными международными организациями, например конференциями Международного метрического союза, дипломатический иммунитет признается не в полном объеме, хотя такие представители пользуются неприкосновенностью личности и бумаг, правом на дипломатический паспорт. 3.3 Правила процедуры и формы работы Обычно на первом же заседании конференции или совещания определяется председатель или устанавливается принцип председательствования, вице-председатель (далеко не всегда) секретарь и другие основные органы конференции, если обо всем этом участники не договорились в предварительном порядке.

Регламенты некоторых конференций предусматривают сдачу делегациями своих полномочий и их проверку до дня открытия. Для проверки полномочий обычно избирается- мандатный комитет или комиссия по проверке полномочий. Для подготовки и согласования текстов, рабочих и официальных документов избирается редакционный комитет.

В зависимости от надобности образуются и другие органы конференции или совещания - комитеты и комиссий. Пленарные заседания конференций и совещаний обычно проводятся публично, если не принято какого-либо другого решения самой конференцией. В начале работы конференции, если не принято решений в предварительном порядке, определяются официальные и рабочие языки конференции и ее документов. Однако каждый делегат, независимо от того, признан ли язык его страны официальным или рабочим, как правило, выступает на своем родном языке.

Но все документы и труды конференции публикуются лишь на принятых конференцией языках. В условиях политики «холодной войны», которую проводили империалистические державы, иногда создавалась невозможность организации общего секретариата, и на ряде совещаний каждая делегация имела свой собственный секретариат, и уже в процессе совещания работа координировалась. Только совещания или конференции, проводимые от имени ООН, имеют общий секретариат, работу которого обеспечивает аппарат Секретариата ООН. Главное, что требуется обеспечить это перевод выступлений и документов Обычно страна, в которой проводится конференция, берет на себя всю техническую сторону дела и устанавливает порядок записи, стенографирования и размножения документов, который согласовывается с представителями секретариатов делегаций.

При выезде на конференцию назначаются соответствующие главы делегаций и при них советники Делегация может состоять из нескольких делегатов, но число делегатов не имеет значения с точки зрения соотношения сил Голосование производится лишь делегациями с решающим голосом.

Каждая делегация независимо от количества ее членов имеет лишь один голос, поскольку она представляет лишь одно государство и поскольку участниками конференций являются именно государства. Решения, принятые большинством голосов, как правило, не связывают несогласное с ними меньшинство, но обязательны для государств, голосовавших за эти решения. По согласованию между участниками конференции может быть принят и другой порядок.

В последние годы в связи с изменением соотношения сил на международной арене все чаще в практике международных совещаний и даже работы постоянных органов применяется принцип решения всех вопросов по согласованию, а не путем голосования. Такая практика стала обычной в работе, например, Комиссии по разоружению, Комитета по использованию космического пространства в мирных целях и ряда других международных органов.

Она оформлена соответствующими правилами процедуры или принятыми данными органами решениями. Такая практика свидетельствует о невозможности в нынешней международной обстановке решения важных вопросов путем навязывания каким-либо государствам чужой воли. В этом сказывается также возросшая роль и влияние государств, которым нельзя навязать каких-либо неприемлемых для них решений. На Совещании по безопасности и сотрудничеству в Европе, работавшем в течение 1972-1975 годов в Хельсинки и в Женеве, с самого начала было установлено правило консенсуса.

По приезде на совещание делегации обычно договариваются предварительно о порядке открытия совещания и о первых организационных шагах совещания. Помимо созыва пленарных заседаний создаются комитеты или комиссии, в которых ведется черновая работа. После общих прений или в процессе общих прений рабочие комиссии согласовывают те или другие проекты, подготавливают те или иные решения. Нередко бывает, что на пленарных заседаниях не удается достигнуть единогласия даже по простым вопросам ввиду противоречивости позиций различных делегаций.

Тогда, чтобы договориться, делегации вступают в неофициальные дипломатические переговоры. Это делается как в комиссиях, комитетах, так и на различных завтраках, приемах и т.д. Такие полуофициальные переговоры дают возможность найти пути для компромиссного решения, поскольку в официальных выступлениях на международной конференции рискованно выступать с компромиссным предложением, предварительно не выяснив возможной реакции своего партнера на это предложение.

На Женевском совещании 1954 года, когда обсуждался вопрос о прекращении войны во Вьетнаме, именно неофициальными переговорами удалось достигнуть согласованного решения. Премьер-министр Англии Идеи и премьер-министр Франции Мендес-Франс пошли на компромиссное соглашение, потому что положение было безвыходным для их стран. Во Франции требовали немедленного прекращения затянувшейся тяжелой войны, в Англии также видели бесперспективность войны во Вьетнаме и искали мирного урегулирования положения в Юго-Восточной Азии, боясь за стабильность в колониальных владениях Англии в этом районе.

На основе неофициального компромиссного соглашения удалось найти решение, приемлемое для СССР, КНР, Англии и Франции, против которого, однако, были США. США, и, прежде всего лично Даллес с его пресловутой политикой «с позиции силы», потерпели серьезное поражение. Неофициальные переговоры с делегацией США, а также с делегациями Англии и Франции вела советская делегация на заседаниях Подкомитета Комиссии ООН по разоружению в 1957 году. В Комитете 18 государств по разоружению практика неофициальных переговоров и предварительного согласования вопросов между двумя сопредседателями стала обычной.

В процессе таких переговоров постепенно выявляются позиции сторон и намечаются взаимные уступки. Одновременно на официальных заседаниях идет дискуссия по основным вопросам. Как двусторонние, так и многосторонние переговоры требуют дипломатической гибкости в поисках приемлемых решений, которые соответствовали бы главным жизненным интересам сторон и в то же время могли бы допускать те или иные формулировки, в которых по разным соображениям заинтересована каждая из сторон.

Достижение таких приемлемых решений в ходе переговоров требует терпения и умелого использования различных дипломатических приемов со стороны каждого ведущего такие переговоры, которые нередко продолжаются и вне заседаний, даже во время тех или иных протокольных мероприятий.

Как нередко идут переговоры после официальных заседаний, так проводится зондаж относительно возможных уступок с каждой стороны, так кропотливо ищут взаимоприемлемых формулировок участники переговоров. Большое значение на конференциях советская дипломатия придает публичности. Как правило, советские представители стояли за широкое освещение хода конференций в печати. Поэтому большое значение придается работе представителей печати. В крупных совещаниях принимают участие представители отдела печати МИД, которые организовывают пресс-конференции.

Часто после каждого заседания делегации устраивают пресс-конференции, которые освещают ход конференции, даются ответы на наиболее актуальные вопросы. Даются также интервью отдельным видным корреспондентам и принимаются другие меры для доведения до сведения общественности позиций делегаций. Все это играет немаловажную роль в завоевании на свою сторону общественного мнения, которое оказывает определенное воздействие на ход и исход международных конференций.

Во время длительной работы Комитета 18 государств по разоружению в Женеве в 1962-1964 годах, а также в последующие годы советская делегация регулярно устраивала пресс-конференции, на которых представители делегации информировали о позиции СССР в важнейших вопросах разоружения, помогая тем самым общественности разобраться в маневрах противников разоружения и мобилизуя общественное мнение в поддержку дела разоружения.

Обычно перед выездом на конференцию делегация получает от своего правительства директивы по вопросам, которые подвергаются обсуждению. Такие директивы необходимы для успешного проведения конференции. Нужно предусмотреть основные возможные ходы противника, чтобы делегация имела возможность маневрировать в ходе конференции. Эти директивы вырабатываются задолго и подготавливаются основательно с участием всех компетентных людей. Но никакие директивы не могут охватить всего комплекса возникаемых вопросов.

Поэтому во время конференции делегация на основе обмена мнениями, учета различных мнений вырабатывает свои тактические шаги и либо прямо осуществляет их, если они соответствуют общей линии директив, либо, если нужно менять эту линию, согласовывает такие изменения с центром и получает соответствующие указания. Заключение Итак, в заключение сделаем следующие выводы. Конференция - одно из ключевых мероприятий в системе обмена информацией. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Выделяют различные виды конференций, среди них - научные, деловые (или бизнес-конференции), пресс-конференции, международные.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Она предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Причем это мероприятие, требующее серьезной подготовки и профессиональных усилий для его проведения.

Поэтому при принятии решения о проведении конференции необходимо рассмотреть возможность ее замены другими мероприятием (презентацией, пресс-ланчем и пр.). Цель конференции - открытое публичное общение со специалистами в данной области. При этом оно должно быть результативным - взаимовыгодным для всех сторон. Конференция должна иметь разработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященные в рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следует настойчиво работать.

Многое зависит от «первого лица», выступающего в роли спикера. Если оно не способно вести публичную дискуссию, от конференции лучше на время отказаться. В дни проведения конференции большую роль играет вспомогательный персонал, в задачу которого входит встреча и размещение в зале участников конференции, с предварительным внесением их фамилий в регистрационный список, а также проверка аппаратуры усиления звука и видеопрезентации. Список литературы 1. Абельман Н.В. Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз Ростов-на-Дону: Феникс, 2008 237 с. 2. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006 480 с. 3. Варакута С.А Егоров Ю.Н. Связи с общественностью М.: ИНФРА-М, 2001 246 с. 4. Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007 336 с. 5. Джефкинс Ф Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 416 с. 6. Доти Д.И. Паблисити и паблик рилейшнз / Пер. с англ М.: Изд. дом «Филинъ», 2005 288 с. 7. Кольцова Е. PR-коммуникации: как работать с прессой // Бизнес в промышленности 2001 № 9 С. 12-14. 8. Кондратьев Э.В Абрамов Р.Н. Связи с общественностью М.: Академический проект, 2007 432 с. 9. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер», 2000 528 с. 10. Коханов Е.Ф. Общение как взаимодействие социальных субъектов: (к основам социальной психологии паблик рилейшнз) // Менеджмент в России и за рубежом 2001 № 5 С. 49-59. 11. Пашенцев Е.Н. Связи с общественностью: мировая практика и современная Россия М.: ИТРК РСПП, 2008 314 с.