Организация и функционирование подразделения снабжения

Организация и функционирование подразделения снабжения. С целью нормального функционирования производства при недостаточности финансовых средств от структурного подразделения, отвечающего за снабжение, требуется обеспечение минимизации стоимости закупаемого сырья и комплектующих, а также взаимодействие работы структурных подразделений, отвечающих за работу внутризаводского транспорта и доставку грузов.

Достижение этих условий возможно: Ш при достаточном информационном обеспечении структурных подразделений, отвечающих за снабжение; Ш при качественном и жестком нормировании расхода сырья, материалов, топлива и энергии; Ш при внедрении гибкой системы расчетов за сырье; Ш при стимулировании работников снабжения. Эффективная деятельность структурных подразделений организации, отвечающих за снабжение, должна основываться на максимальном владении оперативной информацией о реальных поставках сырья, материалов, комплектующих изделий и т.д. и существующих потребностях организация в них. В связи с этим в распоряжении этих подразделений должна находиться оперативная информация: Ш о текущей потребности в отдельных видах сырья, материалов. комплектующих изделий и т.д.; Ш об объеме запасов сырья и материалов на складе; Ш об объеме производственного задела (незавершенного строительства); Ш об уровне загрузки производственных мощностей; Ш о сроках выполнения текущих заказов.

Кроме того, независимо от размера и сферы деятельности организации структурные подразделения, отвечающие за снабжение, должны иметь необходимую оперативную информацию о рынке, т.е.: Ш о производителях сырья и материалов и их заменителей; Ш об оптовых ценах на основные виды сырья и материалы; Ш об условиях отгрузки сырья и материалов; Ш о требованиях к формам оплаты поставщиков.

Для организации работы структурных подразделений, отвечающих за снабжение, целесообразно провести следующие мероприятия: ь установить связи с перспективными поставщиками, включая зарубежных, в первую очередь по вопросам цен и качеству сырья, материалов и комплектующих изделий; ь купить массовые виды сырья и материалов в крупной упаковке (железнодорожные и автоцистерны, контейнеры, мешки на поддонах и т.д.); ь приобрести мелкие партии сырья, материалов и комплектующих изделий не у производителей, поставляющих крупными партиями, а у организаций, продающих мелкими партиями, что позволяет не замораживать оборотные средства; ь ввести практику предпочтительной закупки сырья у организаций, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты, что позволяет вовлечь в оборот средства от реализации полученной из сырья продукции; ь использовать более гибкую систему поощрений и наказаний в соответствии с действующим законодательством работников структурного подразделения, отвечающего за снабжение; ь улучшить работу складского хозяйства с целью снижения транспортно-заготовительных расходов.

Рекомендуется иметь по любому виду материалов и сырья не менее двух поставщиков, на основе вариантного отбора по экономическим параметрам (цена, условия оплаты и поставки). Такой подход позволяет несколько снизить затраты на поставку, минимизировать потери от неизбежных срывов поставок сырья, материалов, комплектующих изделий, что дает возможность добиваться понижения цен на эту продукцию.

В то же время покупка сырья, материалов, комплектующих изделий у одних и тех же поставщиков позволяет получить у них отсрочку платежей из-за боязни потерять покупателя, что важно для организации, испытывающей финансовые трудности. 3. Организация и функционирование подразделения сбыта Сбытовая политика организации строится в направлении одновременного развития существующего рынка и поиска новых рынков, повышения конкурентоспособности организации.

От эффективности деятельности подразделения сбыта, выполняющего в основном функции тактического маркетинга, зависит эффективность деятельности всей организации.

Организация деятельности подразделения сбыта включает: · стимулирование работников; · информационное обеспечение; · применение логистики; · подбор кадров. Эффективность деятельности работников этих структурных подразделений зависит от их стимулирования.

При этом рекомендуется простой принцип - установление прямой зависимости между размером вознаграждения и объемом прибыли организации или объемом реализации ее продукции.

Эффективная деятельность структурных подразделений, отвечающих за сбыт продукции, должна основываться на полном владении оперативной информацией как о самой организации, так и о его клиентах. Эти структурные подразделения должны иметь оперативную информацию: Ш об объеме запасов продукции на складе; Ш об объеме производственного задела; Ш об уровне загрузки производственных мощностей; Ш о сроках выполнения заказов; Ш о технических условиях продукции; Ш о ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок: Ш о видах упаковки; Ш о типах отгрузок; Ш о сроках получения продукции потребителем с момента отгрузки: Ш о стоимости транспортировки.

Независимо от размера и сферы деятельности организации структурное подразделение, отвечающее за сбыт продукции, должно собирать следующую оперативную информацию о рынке: ь о производителях продукции, аналогичной производимой организацией; ь о производителях продукции, заменяющей производимую организацией; ь о клиентах организации; ь о клиентах производителей аналогичной и заменяющей продукции; ь о новых видах продукции, производимой конкурентами; ь о новых потребностях потенциальных потребителей. Для эффективного использования информации о рынке этому подразделению целесообразно создать и поддерживать информационную базу данных.

В нее рекомендуется также включать данные: Ш о количестве покупателей каждого вида продукции; Ш о покупателях (организационно-правовая форма организации; адрес для переписки; отгрузочные и платежные реквизиты; номера телефонов, факса и телетайпа; фамилии, имена и отчества руководителей и ведущих специалистов организации-покупателя; ее финансовое состояние; объемы товара для каждого покупателя; данные о потреблении продукции ретроспективно с момента поставки; способность покупателя самостоятельно производить поставляемую ему продукцию; его планы на перспективу; возможности кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможность перехода покупателя к другому поставщику; обладание покупателем информацией о состоянии отрасли организации и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой организацией; возможные варианты закупки продукции у организаций-конкурентов, которые может рассматривать покупатель); Ш о конкурентах (наименование организаций, их географическое положение; данные о выпуске аналогичной (заменяющей) продукции, география и объем продаж; цены, упаковка, виды отгрузки у конкурентов; перспективы расширения продаж конкурентами; сравнительный анализ работы конкурентов, их слабые и сильные стороны; финансовое состояние конкурентов; реклама конкурентов; научно-техническая программа конкурентов). На основе анализа существующей практики предлагаются следующие рекомендации по организации работы структурных подразделений, отвечающих за сбыт: организация рекламной кампании, в том числе в средствах массовой информации, выпуск буклетов, установка транспарантов, выпуск короткометражных фильмов, указание адреса и телефона организаций на всех без исключения упаковках продукции, а при возможности и на самой продукции; изучение требований покупателей к качеству и ассортименту продукции (изучение претензий с выездом, как правило, к потребителю; проведение опросов потребителей, организация специальной телефонной службы, консультирующей о пользовании продукцией и дающей рекомендации); проведение постоянной работы по улучшению качества продукции, усовершенствованию и расширению ассортимента, информирование об этом покупателей, обращая особое внимание на упаковку; постоянное отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов товаров, производимых российскими и зарубежными конкурентами, сравнение качества этих товаров с товарами, производимыми организацией, и при необходимости разработка требований по доведению их качества до требуемого уровня; организация производства новой продукции, ее рекламы, изучение спроса и определение объемов и регионов ее реализации; изучение сезонного спроса и подготовка к нему.