Механизм материально-технического обеспечения предприятия. В промышленно развитых странах существует отработанный более или менее стандартный механизм материально-технического обеспечения.
Например, материальное обеспечение производственного процесса обрабатывающих отраслей некоторых стран основано на системе складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий.
Традиционная система организации материально-технического снабжения в развитых странах основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются посредством системы транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места. В случае если требуемый предприятию материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в орган закупок.
На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие-заказчик отправляются крупные партии материалов, посредством автомобильного или железнодорожного транспорта. Заказные грузы при поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре.
После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства. Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом: – Содержание складских помещений: - амортизация складских зданий; - амортизация складского оборудования; - затраты на профилактический ремонт; - расходы на отопление, электроэнергию и воду; - страхование зданий и земельный налог; - арендная плата. – Затраты на обслуживающий персонал: - заработная плата складских рабочих и служащих; - расходы на социальные нужды рабочих и служащих; – Затраты на транспортные средства: - амортизация; - расходы на топливо и энергию; - расходы на профилактический и текущий ремонт; - страхование и налоги на транспортные средства; – Убытки от хранения запасов: - охрана складов и старение материалов; - коррозия и другие потери; - расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); - кражи; - потери вследствие понижения цен; - страхование запасов.
К основным статьям издержек по содержанию складов относят также и потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием.
Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм, поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется с точки зрения поиска механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.
Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров с фирмами-посредниками. Структура ее имеет меньшее количество звеньев.
Существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщика и потребителя продукции гораздо более короткими связями. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником между промышленными предприятиями. Структура и происхождение информационных и материальных потоков показана на рисунке 1.2. Как видно из схемы, потребитель прямо из производственного участка направляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в складском хозяйстве.
Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы дальше к поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах). Рисунок 1.2 - Схема организации материально-технического снабжения с участием посредников План-график поставок составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям.
Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего, это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек. Главный выигрыш для потребителей - возможность отказаться от собственной системы складского хозяйства. Система договоров позволяет высвободить капитал, замороженный в собственных запасах.
Практика показывает, что при использовании этой системы сокращаются расходы на хранение и транспортировку в пределах 5 - 20% цены поставки материалов. Снабжаемые предприятия при получении заметной экономии соглашаются на более высокие цены и различные услуги и поручения, выполняемые поставщиком. В ряде случаев оптовые склады предлагают услуги, которые непосредственно влияют на технологические процессы предприятия-заказчика.
Например, производится подбор различных комплектов деталей, раскрой стального проката и другие работы. Особенно важным моментом в материально-техническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе. Опыт показывает, что собственные склады предприятий обычно покрывают их потребности только на 50 - 60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы может покрыть до 90% спроса на материалы.
Договорная документация включает в себя: договор, каталоги материалов, соглашения по организации процесса подачи заявок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и учета выполнения договорных условий. Значительное влияние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса производства в условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта и закупок [23, c.227]. В условиях развитого рынка главная проблема логистического звена снабжения заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов.
Это приводит к ситуации, когда сроки поставок могут быть отодвинуты из-за того, что с производства и от поставщиков поступают детали, в которых нет больше необходимости, в то время как не хватает других компонентов для выполнения текущих заказов клиентов.
Разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства: - метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа); - система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем - распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система); - метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы. (рисунок 1.3) - система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения; - метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом; - электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.
ПОТРЕБИТЕЛЬ Рисунок 1.3 - Система снабжения «Точно в срок» Правильной ориентации политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между производственной программой, сбытом и потребностью в материалах.
Для своевременной закупки материалов составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиентов.
Прогноз - это исходное звено последующей плановой цепи на предприятии. Тщательность его составления имеет важное значение для определения размеров запасов, готовности к поставкам и затрат на изготовление продукта и его сбыта. После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, фирмы выбирают способ действий и организуют поставки.
Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является метод «Точно в срок». Метод возник в середине 50-х годов в Японии и получил широкое распространение сначала в Японии, а затем в Европе и США. Многие американские компании модифицировали идею снабжения «Точно в срок» и внедрили свои собственные разновидности под различными названиями - «Система производства с нулевыми запасами», «Материалы по потребности» и прочие, однако смысл оперативного снабжения остается прежним: закупка по долгосрочному контракту и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии.
При оценке поставщика уделяется большое внимание качеству товара, организации поставки и цене. Брак совершенно недопустим. Главная цель переговоров и заключения контракта - приемлемая цена, достижение высокого качества товара путем долгосрочного контракта.
В условиях все более жесткой конкуренции на мировых рынках сбыта экономика США и Западной Европы отказывается от исторически сложившейся тенденции к вертикальной интеграции. Промышленность всех этих стран все шире использует поставки деталей и узлов из Японии и развивающихся стран, таких как, Мексика, Бразилия. Рост потока деталей и комплектующих изделий через национальные границы в основном обусловлен пятью отдельными причинами: - наименьшими издержками производства за рубежом; - сближением технических параметров деталей, благодаря чему создаются возможности для увеличения масштабов производства в пределах узких классов деталей и товаров; - пониженными налоговыми ставками в развивающихся странах; - международным кооперированием промышленных фирм, выпускающих конечную продукцию; - международным кооперированием фирм - поставщиков деталей в поисках технологии, распределительных структур и дешевой производственной базы. Для разработки стратегии материально-технического снабжения из-за рубежа необходим всесторонний учет тех тенденций, которые складываются в области управления материальными запасами и в области производства [22,c.91]. Выработанная стратегия должна отвечать как минимум на следующие вопросы: – Каковы потребности в транспортировщиках (каким должно быть их число)? – Какие услуги (не считая изготовления деталей и сборки) будут необходимы (упаковка, складирование и т.д.)? – Какие информационно-технологические методы будут задействованы в системе материально-технического снабжения (штриховое кодирование, предварительное извещение об отгрузке и т.д.)? – Какие программы аттестации поставщиков и транспортировщиков будут необходимы и кого надо будет аттестовать? – Какие средства предполагается использовать для оптимизации системы материально-технического снабжения после ее создания? Система снабжения, опирающиеся на зарубежные поставки, особенно при минимальных уровнях запасов (по методу «Точно в срок») представляет собой высоконадежную и эффективную цепь снабжения.
В целом система распределяется на три элемента: поставщика, промежуточную систему (доставка) и потребителя, которые связаны между собой линиями связи и документооборотом.
Решающей частью этой системы является физическая реализация движения продукции. К основным параметрам разработки системы относятся: место концентрации, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя автотранспортная или железнодорожная компания.
Все эти факторы - составные части цепи снабжения.
Решение о размещении зарубежного центра концентрации и выбор порта отгрузки и значительной степени зависят от выбора независимого подрядчика, который, как правило, обеспечивает оплату местных перевозок и концентрацию грузов.
Независимый подрядчик располагается в том же регионе, что и поставщик. Фирма-изготовитель, находящаяся за тысячи километров от поставщика, не в состоянии выполнить всю организационную работу.
Независимый подрядчик организует всю систему. Хотя главная ответственность третьей стороны заключается в обеспечении перевозок грузовым автотранспортом и концентрации поставляемых деталей, для успешной работы системы снабжения требуется намного больше. Например, подрядчик-концентратор может также отслеживать и организовывать погрузку, прорабатывать альтернативные варианты (морской или автотранспорт), ускорять оформление документов, обеспечить кредитование и т.д. Выбор независимого подрядчика для предоставления услуг по организации доставки и концентрации не отличается от выбора любого другого поставщика.
Ключевым моментом является то, что подрядчик должен быть экономически конкурентоспособным и ориентирован на сотрудничество, чтобы он умело поддерживал надежную связь и высокое качество услуг. Место расположения независимого подрядчика должно находится где-то посредине относительно поставщика и быть связанным с морским портом и аэропортом.
Выбор компании, осуществляющих морские грузоперевозки, базируется на компромиссе между стоимостью и уровнем обслуживания, предлагаемым в ближайшем порту назначения (с учетом стоимости перевозок). На основании всего комплекса факторов принимается системное решение. Система должная обладать достаточной гибкостью, чтобы затраты на переключение с одного поставщика на другого имели приемлемую величину. Ответственность за транспортировку - важный вопрос снабжения производства, в различных фирмах он решается по-разному.
Часто возникают споры как и кто должен организовывать транспортное обслуживание производства. Ввиду сложности перевозочного процесса ответственность за него в крупных компаниях часто возлагается на отдельное управление, определяемое как транспортное. В функции транспортного управления входят вывоз грузов и внутрипроизводственные перевозки. При снабжении по методу «точно в срок» транспортное управление одинаково отвечает за вывоз и ввоз продукции. При оперативном снабжении управляющие транспортом больше заинтересованы в своевременной поставке, чем в снижении стоимости вывоза.
Рассмотренные подходы к организации материально-технического снабжения не исчерпывают все многообразие практической деятельности в этой области в странах с рыночной экономикой. Наряду с этим различные виды производства, разнообразие экономической, географической и политической ситуации составляют объективные основания для дальнейших изменений в методах, технологии и механизмах материального обеспечения производственной деятельности [25, c. 17]. Однако единство целей материального обеспечения и глубокие интеграционные процессы, которые происходят в настоящее время в экономике развитых стран, сближают также и методы решения задач по материально-техническому снабжению производства. 1.3 Формы организации материально-технического обеспечения ресурсами предприятия В промышленных фирмах стран с развитой рыночной экономикой в основном применяются две формы организации материально-технического обеспечения, функционирующего на принципах логистики - централизованная и децентрализованная.
Каждой из указанных форм может быть присуща сгруппированная или разбросанная служба снабжения и сбыта.
При сгруппированной службе все ее подразделения, выполняющие отдельные функции (снабжение, сбыт, хранение запасов, перевозки и т.д.), находятся в ведении одного отдела. Для разбросанной службы характерно рассредоточение линейных подразделений по двум или более отделам.
Централизация в принципе считается целесообразной, если только не сковывает инициативу предприятий, входящих в ту или иную фирму и специализирующихся на выпуске определенных видов продукции. Основные преимущества централизации управления службами материально-технического обеспечения заключается в снижении издержек и создании условий для разработки единой заготовительной, сбытовой и транспортной политики фирм. Импульсом к более широкому применению на фирмах западных стран централизованной формы организации управления материально-техническим обеспечением послужила переориентация производства на выпуск товаров, нужных определенным категориям потребителей.
Это привело к росту расходов, связанных с реализацией готовой продукции. Обычно централизованная форма управления материально-техническим обеспечением применяется в фирмах, выпускающих однородную продукцию и имеющих небольшое количество предприятий, расположенных в одном регионе. Предпочтение децентрализованной формы управления отдается в фирмах с предприятиями, размещенными в различных районах и специализирующихся на выпуске одного или нескольких видов продукции (т.е. на фирмах с диверсифицированным производством). Иногда используется смешанная форма управления. Она встречается на фирмах с несколькими предприятиями, потребляющими разное сырье и материалы и вместе с тем получающими большой объем некоторых из них. Сокращение издержек обращения при централизации материально-технического обеспечения достигается за счет того, что она, способствуя укрупнению партий приобретаемых товаров у поставщиков (т.е при такой организационной форме могут выходить на рынок как крупные оптовые покупатели), делает возможным более широкий выбор последних и создает условия для выгодного контрактования транспорта и получения скидок на цену товаров.
При децентрализованной форме организации служб снабжения и сбыта производственные отделения и предприятия фирмы вынуждены делать закупки сравнительно небольшого объема и нести из-за этого существенные транспортные расходы.
Централизация материально-технического обеспечения сокращает издержки обращения за счет уменьшения материальных запасов в каждом производственном отделении и предприятии фирмы, снижение затрат на проектирование и эксплуатацию меньшего числа информационных контролируемых систем.
В тоже время повышается координация работ с другими службами фирмы, создается основа для более успешного разрешения возникающих между ними конфликтов и установления более действенного контроля за распределением и потреблением [34, c.5]. Но централизация управления материально-техническим обеспечением вызывает определенные сложности.
Это, в частности, относится к тем фирмам, в которых отдельные предприятия и подразделения несут полную ответственность за получение прибыли. Обладая автономией и подвергаясь относительно менее жесткому контролю со стороны руководства фирмы, они опасаются, что централизация в области материально-технического обеспечения может привести к ущемлению свобод их выбора.
Централизованная и децентрализованная формы организации управления материально-техническим обеспечением в фирмах могут иметь сгруппированную и разбросанную службу снабжения и сбыта товаров. Для варианта централизованного управления сгруппированными службами, центральная служба материально-технического обеспечения несет ответственность за движение материалов внутри предприятий фирмы, за потоки входящего сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, отправляемой потребителям, а также за обеспечение производственного процесса всеми необходимыми материалами в нужное время и в требуемых количествах.
При таком варианте служба управления материалами подчиняется вице-президенту фирмы и иногда может быть объединена со службой производства и проектирования в единый отдел. Функциональное подразделение материально-технического обеспечения имеет в своем составе развитую структуру линейных подразделений, занимающихся закупкой сырья, оборудования, комплектующих; транспортным обслуживанием предприятий; управлением складского хозяйства и запасами; обработкой информационных данных и обслуживанием клиентурой фирмы.
Эти линейные службы связываются между собой как через руководство, так и напрямую в зависимости от характера решения вопросов (оперативного и долгосрочного). Служба материально-технического обеспечения имеет централизованное управление и непосредственно обеспечивает не только снабжение и сбыт продукции, но также планирование и контроль ее производства.
Эта схема применяется в фирмах, специализирующихся на выпуске крупных партий товаров, с технологически близкой номенклатурой. Типичная схема централизованного управления материально-техническим обеспечением без группировки его служб применяется когда, те или иные подразделения службы имеют наибольшее значение для деятельности компании в целом. Обычно такая схема свойственная фирмам с централизацией управления производством всей гаммы продукции, ее контроля и сбытом.
Недостаток этой формы управления в том, что в ее рамках затруднительно достичь полной взаимосвязи при выполнении всех задач, стоящих перед материально-техническим обеспечением. При варианте децентрализованного управления со сгруппированными службами материально-технического обеспечения типичная схема ее организации предусматривает отдельную ответственность за снабжение производства и сбыт на каждом предприятии фирмы, специализирующемся на выпуске определенных видов продукции.
Эта схема предполагает концентрацию функций материально-технического обеспечения в рамках одной службы каждого предприятия, отвечающего за тот или иной вид продукции. В случаях, когда в концентрации таких функций нет необходимости, применяется децентрализованная форма управления с разбросанной службой материально-технического обеспечения. Как при централизованной, так и при децентрализованной схеме управления функции службы материально-технического обеспечения могут быть объединены с производственными функциями в пределах одного отдела.
Возможен и другой вариант объединения функций, при котором службе снабжения и сбыта товаров передается часть производственных функций. Это делается для достижения лучшей координации между отдельными службами фирмы и свидетельствует об определенной степени гибкости применяемых организационных структур фирм. Выбор конкретной формы организации управления снабжением и сбытом на уровне фирм в различных отраслях экономики в западных странах, зависит также от целого ряда других факторов.
Во многом структура организации и управления материально-техническим обеспечением связана с направлением потоков продукции, ее многообразием, особенностями поставщиков и потребителей, стратегическими целями фирмы [40.c.151].