Проведение организационно-представительских мероприятий. Для донесения до широкой oбщественности своих идей и формирования определенного отношения к фирме, для реализации всех иных задач по ПР проводятся и всевозможные мероприятия, которые обращены непосредственно к аудитории.
В этих же целях могут быть использованы лекции, доклады, речи и другие публичные выступления. Такие же задачи можно решать и во время деловых бесед, которые приходится проводить всякому руководителю, предпринимателю, политику. 3. Представительские мероприятия Хорошую возможность формирования доброго отношения к фирме, распространения о ней сведений, завязывания контактов дают различные представительские мероприятия.
Сюда, прежде всего, можно отнести презентации, которые сейчас довольно широко распространены. Они обычно требуют немалых усилий и средств, но их польза бывает большой. Правда, результативность презентаций зависит не только от вложенных в них ресурсов, но и от профессионализма организаторов, продуманности сценария и умелого его воплощения. С самого начала подготовки презентации следует задаться вопросами: что надо будет представить на презентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективная презентация начинается с определения ее задач.
Для этого надо выработать логическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время eго начала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно приглашениях. Следует еще очертить круг приглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов, поскольку презентация представляет собой еще и торжественное, праздничное событие. Желательно у них выяснить интерес к теме презентации и степень информированности о ней. С учетом этого и в соответствии с задачами презентации следует сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить участники.
Надо также определить желаемый отклик аудитории, ее реакцию и возможные действия после самого мероприятия. Затем предстоит сформировать рабочую команду. Она будет заниматься всей подготовкой и проведением самой презентации. Важным условием успеха презентации является хороший выбор места ее провидения.
Если у фирмы нет подходящего для этой цели помещения, го его следует арендовать. Это может быть ресторан, кафе, клуб, зал гостиницы. Оно должно быть удобным и точно соответствовать количеству приглашенных. Большого внимания заслуживает определение выступающих на презентации от фирмы и среди них не обязательно должен быть первый руководитель, особенно, если тот не может эффективно выступить; это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о нем профессионально рассказать и ответить на вопросы. В противном случае, корявая речь руководителя может привести к негативному результату.
Когда определены основные ориентиры презентации, надо утвердить порядок и продолжительность выступлений, согласовать их тему и содержание, чтобы избежать повторов. Параллельно нужно обсудить материалы, которые будут демонстрироваться. С выступающими предстоит говорить тексты и другие информационные материалы. Они могут понадобиться на презентации и их можно будет вручить пришедшим.
Нельзя делить эти материалы по категориям - "для прессы", "для гостей", "для очень почетных гостей" и т.д. Во всяком случае, этого не стоит делать на самой презентации, ибо такое деление производит нехорошее впечатление на тех, кому достается информационный пакет, а еще и без каких-то вложений. Одновременно нужно готовиться к приему гостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти сувениры желательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная презентация предполагает своего рода презентацию, в том числе и в присутствии представителей участников.
Определенное внимание надо уделить одежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствовать цели презентации, ее тональности и характеру аудитории. В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее и проверить все, особенно - технические средства. Презентация требует небольшого и динамичного вступления. Оно определяет важные моменты презентации, помогает наладить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой.
По наблюдениям специалистов, вступление должно состоять из таких элементов. Приветственные любезности. Благодарность зато, что гости нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, что они не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажите о своем личном опыте в этой области. Определите задачи презентации в рамках интересов слушателей. Представление. Имя, должность и опыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.
Объявление цели. Что предполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации. Разъяснение. Нужно сообщить, сколько продлится презентация. Она может проходить в одном месте или переместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно ли прерывать выступающих. Окончание презентации. Как и ее открытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, в последний момент можно изменить запланированный финал, но для этого его надо знать.
Окончание обычно включает: краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов; рекомендации по ожидаемой стратегии поведения после презентации; предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками; описание вспомогательной литературы поданной проблеме. Если презентацию ведет один ведущий, желательно стремиться к диалогу с аудиторией, для чего надо поощрять вопросы, вовлекать участников в обсуждение. Слова "как вы знаете" позволяют говорить для тех, кто не знает темы, не обижая при этом тех, кто знает.
Если аудитория больше ведущего знает о настоящем положении дел, то лучше задать вопросы и убедиться, что его правильно поняли. Надо сообщить слушателям, что им дадут копии выступлений и других материалов, иначе кто-то начнет записывать или зарисовывать график и пропустит слова. Завершают презентацию учтивости. Технология презентаций достаточно полно отработана в ПР - практике. В последнее время созданы специализированные программные продукты презентаций с использованием современной техники.
Такое оснащение несомненно повышает эффективность презентации и говорит о возможностях и солидности фирмы. Хорошие возможности для решения задач ПР дают "круглые столы". семинары, конференции и другие представительские мероприятия. На них можно с участием законодателей, представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы и всего общества проблему и представить себя в необходимом свете.
Скажем, в американской практике семинары широко применяются для выработки политических решений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов власти с учеными и специалистами. Здесь можно не прямо, а как бы опосредовано донести до аудитории свои идеи и тем самым решить свои задачи. Так, на уже упоминавшемся семинаре "Культура бизнеса и паблик рилейшн " 04.10 93 была достигнута намеченная цель-представление компании и, главное, донесение до аудитории ее крайне важной для нашею рынка философии.
Одновременно было заявлено (впервые в Киеве) значение ПР и начало практической работы в этой сфере организатором семинара. Вместе с тем, опыт проведения всевозможных представительских мероприятий показывает, что далеко не все руководители умеют выполнять представительские функции. Поэтому им необходимо учиться, что лежит в сфере деятельности и ПР - фирм. Ну и после презентации или иного мероприятия принято проводить фуршет (прием), который должен стать их продолжением и позволить в неформальной обстановке получить какие-то новые и часто эксклюзивные сведения, установить контакты.