Учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы используется активно-пассивный 71 счет.

Согласно Трудовому Кодексу РФ предприятие обязано оплатить командированному работнику проезд, найм жилья, суточные и другие расходы, которые сотруднику поручил работодатель. Оплачивается также оформление и выдача визы, заграничных паспортов и других аналогичных документов, сборы за право въезда, транзиты автомобильного и другого транспорта, аэродромные сборы, предварительная покупка билетов. Возмещению также подлежат расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии подтверждения их билетами, включая услуги на пользование в поезде постельными принадлежностями, проживание, но из этих затрат предприятие вправе выделить НДС 18% и возместить его из бюджета. Основанием для вычета сумм налога является выделенная в проездном билете сумма налога отдельной строкой, а также в счетах гостиниц, отелей сумма НДС также должна быть выделена отдельной строкой.

Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3-х дней по возвращении из командировки. Не израсходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу и новый аванс выдается подотчетным лицам только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии предприятия авансовые отчеты проверяют, определяют расходы, подлежащие утверждению, и авансовые отчеты утверждает руководитель предприятия. На активно-пассивном 71 счете по Дт учитывают выданные в подотчет суммы. По Кт – израсходованные подотчетными лицами суммы.

1. Выдана в подотчет сумма наличными Дт 71 Кт 50

2. Подотчетное лицо произвело расходы, связанные с приобретением и доставкой оборудования Дт 07 Кт 71.