Порчу, бой и лом товаров оформляют актом о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-15). Данный документ применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию.
Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или (при необходимости) представителя санитарного надзора.
В акте указывают наименование, артикул, сорт, цену, количество и стоимость товаров, причину и виновников потерь, возможности дальнейшего использования товаров (продажа по сниженным ценам, сдача в переработку) или уничтожение. Сдачу товаров в утиль, переработку оформляют товарно-транспортной накладной. Уничтожают непригодные для продажи товары в присутствии комиссии, составившей акт, во избежание повторного представления товаров для актирования и списания.
Акт утверждается руководителем организации, который принимает решение, за чей счет будут списаны товары.
Как правило, порча, бой, лом товаров являются следствием бесхозяйственности, поэтому потери взыскиваются с виновных лиц. Исключение составляют случаи, когда конкретных виновников установить не удается. Тогда списание стоимости товаров происходит за счет организации и учитывается в составе внереализационных расходов.
Первый экземпляр акта направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр акта остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.
Потери от боя, лома, порчи товаров могут образоваться как во время транспортировки, так и во время хранения и продажи.
Приведем примерную методику учета потерь от боя, лома товаров.
1. Отражены потери от боя, лома товаров (без НДС):
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
Кредит счета 41 "Товары".
2. Отражен НДС, приходящийся на товарные потери:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
Кредит счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" (в части неоплаченных товаров);
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
Кредит счета 68 "Расчеты с бюджетом" (в части оплаченных товаров).
3. Списаны товарные потери за счет виновных лиц (с учетом НДС):
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";
4. Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и покупной стоимостью утраченных товаров:
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",
Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" (при учете товаров по покупным ценам).
Дебет счета 42 "Торговая наценка",
Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" (при учете товаров по продажным ценам).
5. Погашена виновными лицами задолженность по материальному ущербу:
Дебет счета 50 "Касса", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
6. Списана разница между задолженностью виновных лиц и покупной стоимостью утраченных товаров на внереализационный доход организации:
Дебет счета 98 "Доходы будущих периодов",
Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете боя стеклянной тары с товаром.
Предприятие розничной торговли - магазин ведет учет товаров по продажным ценам.
В межинвентаризационный период был допущен бой стеклянной тары с товаром. На случай боя составлен акт по форме ТОРГ-15. Актом зафиксирован бой банок с томатной пастой - на сумму 400 руб., в том числе торговая надбавка - 92,31 руб. (30%).
В магазине в межинвентаризационный период оборот по продаже томатной пасты составил 3780 руб.
Предельные нормы на списание товара в стеклянной таре составили по томатной пасте -3780 руб. х 0,07% = 2,65 руб.
В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:
1. Списана недостача товаров в стеклянной таре на сумму 400 руб.:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
Кредит счета 41 "Товары" субсчет 2 "Товары в розничной торговле".
2. Потери от боя банок с томатной пастой списываются в покупных ценах в пределах норм в размере 2,65 руб., в том числе торговая надбавка 30% - 0,61 руб., т.е. на сумму 2,04 руб. (2,65 руб. - 0,61 руб.):
Дебет счета 44 "Издержки обращения",
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
3. Списаны потери от боя банок с томатной пастой в пределах торговой надбавки - 0,61 руб.:
Дебет счета 42 "Торговая надбавка",
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
4. Потери сверх предельных норм отнесены на виновных лиц в сумме 397,35 руб. (400 руб. - 2,65 руб.):
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
5. Отнесена на доходы будущих периодов торговая надбавка в стоимости потерь от боя банок с томатной пастой сверх предельных норм в сумме 91,70 руб. (92,31 руб. - 0,61 руб.):
Дебет счета 42 "Торговая надбавка",
Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов".
6. Списан налоговый вычет по НДС, относящийся к потерям товара, отнесенным за счет виновных лиц в сумме 61,13 руб. ((397,35 руб. - 91,70 руб.) х 20%):
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи товаров",
Кредит счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" или 68 "Расчеты с бюджетом".
7. Сумма налогового вычета по НДС (61,13 руб.) отнесена на виновное лицо:
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",
Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".