Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью по форме N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей".
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в первичные документы по учету товарно-материальных ценностей. На основании этой описи бухгалтерия производит сверку фактически полученных результатов с данными аналитического и синтетического учета и составляет сличительную ведомость. Второй экземпляр описи остается у материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. В последнем случае описи должны заполняться чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными с 1-й по 9-ю графами.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы. Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей составляются отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся данные объекты. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). При этом наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество необходимо указывать по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
При хранении товаров в нескольких помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. Важным условием достоверности полученных данных является опломбирование помещений после полной проверки хранящихся в них ценностей. По каждому отдельному местонахождению товары заносятся в опись в порядке их расположения.
Ответственные лица комиссии вносят в графу 10 описи данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Для этого комиссия в присутствии материально ответственных лиц производит обязательный пересчет, перевешивание или перемеривание товарно-материальных ценностей. Запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
По товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество может определяться на основании документов (накладных и счетов-фактур), а также по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке. При этом обязательным условием является выборочная, натуральная проверка части таких товарно-материальных ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Особенности возникают также при инвентаризации большого количества весовых товаров. В этом случае ведомости отвесов должны вестись раздельно одним из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносится в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
Если в результате инвентаризации выявляются негодные или испорченные товары, то на них необходимо составить соответствующие акты.
Тара заносится в описи по видам (картонная, ящичная, бочковая и др.), целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). При этом необходимо указать наименование тары и прейскурантный номер. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи и ответственных за это лиц.
Во время проведения инвентаризации рекомендуется временно приостановить прием и отпуск товарно-материальных ценностей.
Если это все-таки представляется невозможным, то товарно-материальные ценности должны приниматься материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В этой описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Данные ценности приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При этом на приходном документе делается отметка "После инвентаризации" за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации товарно-материальные ценности могут отпускаться в процессе инвентаризации материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие во время инвентаризации товарно-материальные ценности. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
При составлении описей необходимо помнить, что ошибки во всех экземплярах описей можно исправлять только по установленным правилам, т. е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписаны ими. В описях нельзя оставлять незаполненные строки, в том числе на последних страницах. Незаполненные строки прочеркиваются.
Обязательным элементом оформления описей является то, что каждая страница описи должна завершаться подведением промежуточных итогов. Для этого в конце страницы прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог их количества. Количество должно быть определено в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) указываются соответствующие ценности. На последней странице описи обязательно должна быть проставлена отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
На заключительном этапе инвентаризации опись подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Отсутствие хотя бы одной подписи позволяет считать содержащиеся в описи данные недействительными. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризационная проверка осуществлялась по причине смены материально ответственных лиц, то принявший имущество должен расписаться в описи в его получении, а сдавший - в его передаче.
Как уже было отмечено выше, в результате инвентаризации выявляется фактическое наличие товарных запасов, которое затем сравнивается с данными бухгалтерского учета. В ходе инвентаризации также проверяются установленные цены на товары, о чем на последней странице описи делается отметка.
Если у торгового предприятия есть товары, которые приняты им на ответственное хранение, то для оформления результатов их инвентаризации составляется отдельная инвентаризационная опись по форме N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение". Эта опись также составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
Если в ходе инвентаризации будет выявлено отклонение фактического количества товарных запасов от их количества по данным бухгалтерского учета, то необходимо составить сличительную ведомость по форме N ИНВ-19.
В ней отражаются расхождения между количеством товарных запасов, отраженным в бухгалтерском учете, и количеством, выявленным в ходе инвентаризации. Если фактическое количество товаров совпадает с их количеством по данным бухгалтерского учета, сличительную ведомость составлять не надо.
В сличительных ведомостях показываются как излишки, так и недостачи товаров. Они отражаются в тех ценах, в которых в бухгалтерском учете торгового предприятия ведется учет товаров.
Если по одному и тому же виду товаров возникла пересортица, то можно провести взаимный зачет образовавшихся излишков и недостач. При этом следует иметь в виду, что зачет возможен только:
1) за один и тот же проверяемый период;
2) у одного и того же проверяемого материально ответственного лица;
3) в отношении товаров одного и того же вида, одинакового количества и цены.