В соответствии с Жилищным кодексом (часть 4 статьи 45) сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме:
- заказным письмом, если решением общего собрания собственников помещений в данном доме не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме
или
- вручено каждому собственнику помещения в данном доме под роспись
или
- размещено в помещении данного дома, определенном решением общего собрания собственников помещений в данном доме и доступном для всех собственников помещений в данном доме.
Сообщение о проведение общего собрания направляется собственником помещения, по инициативе которого созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, не позднее, чем за десять дней до даты проведения общего собрания.
В соответствии с Жилищным кодексом (часть 5 статьи 45) в сообщении о проведении общего собрания указываются:
1) сведения о лице, по инициативе которого созывается данное собрание;
2) форма проведения данного собрания (собрание или заочное голосование);
3) дата, место, время проведения данного собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;
4) повестка дня данного собрания;
5) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, и место или адрес, где с ними можно ознакомиться.
Примеры объявления и уведомлений о проведении общего собрания, списка уведомленных приведены в приложениях 2.2., 2.3. и 2.4.
Если для оповещения об общем собрании используется способ размещения объявлений в доступных для собственников местах, необходимо направить письменное сообщение представителям собственников помещений, находящихся в государственной и муниципальной собственности.
При вручении уведомлений собственникам помещений одновременно можно получить информацию, кто из собственников не сможет участвовать лично в собрании (в связи с отъездом или занятостью, по болезни и другим причинам). В этом случае полезно напомнить собственникам, что у них есть право направить на собрание своего представителя и предложить им форму доверенности.
В соответствии с Жилищным кодексом (часть 2 статьи 48) представитель собственника помещения в многоквартирном доме на общем собрании собственников помещений в данном доме действует в соответствии с полномочиями, предоставленными составленной в письменной форме доверенности на голосование. Доверенность на голосование должна содержать сведения о представляемом собственнике помещения в соответствующем многоквартирном доме и его представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные) и должна быть оформлена в соответствии с требованиями пунктов 4 и 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (то есть, удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении; доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации) или удостоверена нотариально. Представитель собственника помещения, находящегося в государственной или муниципальной собственности, действует на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме в соответствии с полномочиями, основанными на указаниях федеральных законов, актов уполномоченных на то государственных органов или актов органов местного самоуправления либо составленной в письменной форме доверенности на голосование, с приложением печати соответствующих государственных органов или актов органов местного самоуправления. Примерная форма доверенности приведена в приложении 2.5.