Рекомендуется заранее определить, кто и где будет проводить регистрацию участников собрания, и заготовить формы регистрационных листов, позволяющие быстро определить, есть ли необходимый кворум.
Место для председателя собрания должно позволять ему видеть всех участников, а для секретаря необходимо обеспечить стол, чтобы у него была возможность вести протокол собрания.
Рекомендуется предусмотреть отдельное место для приглашенных на собрание лиц, которые не будут участвовать в голосовании (это облегчит работу по подсчету голосов).
Конструктивному обсуждению вопросов повестки собрания будет способствовать, если в помещении, где будет проходить собрание, есть возможность разместить наглядные материалы (плакаты, фотографии и др.), а основную информацию и предложения по созданию ТСЖ и управлению домом, которые будут обсуждаться на собрании, рекомендуется заранее представить в наглядной форме (плакаты с анализом моделей управления, данными расчетов по расходам на содержание и ремонт, расходами на регистрацию ТСЖ и осуществление его деятельности, расчетом размера членских взносов в ТСЖ и др.). Для плакатов можно использовать любые подручные материалы (например, небольшие куски обоев, упаковочную бумагу).