После создания столбца нужно определить его содержимое (какая информация о документе или из документа будет в нем отображена). Для этого в правой нижней части области конструктора в окне ***(Столбец): Значение столбца установите переключатель Показать в одно из следующих состояний (*** - имя столбца): простая функция, поле или формула.
Простая функция – в столбце будет отображаться результат выполнения простой функции Notes. При этом в списке в области конструктора появятся 13 предопределенных простых функций (см. таблицу):
Таблица 1.
Простые функции Notes
| Простая функция | Возвращаемый результат |
| Автор(ы) (составное имя) | Полное составное имя автора документа, например, Denis Ivanov\ Intertrust corp.\RU |
| Автор(ы) (простое имя) | Имя автора документа, например, Denis Ivanov |
| Вложения | Количество вложенных файлов |
| Дата изменения | Дата и время последней модификации документа |
| Дата создания | Дата и время создания документа |
| Длины вложений | Список размеров вложенных файлов |
| Имена вложений | Список имен вложенных файлов |
| Порядковый номер | Номер документа в представлении |
| Последнее чтение/правка | Дата и время последнего доступа |
| Размер (байт) | Размер документа в байтах |
| Свернуть/развернуть | Развертываемость категории |
| Число ответов (1 уровень) | Количество ответных документов 1 уровня |
| Число ответов (все уровни) | Количество всех ответных документов |
Поле – в столбце будет отображаться содержимое некоторого поля из имеющейся в базе данных формы. При этом в списке в области конструктора появятся имена всех полей всех форм базы. Выберите название поля, значение которого вы хотите отобразить (достаточно просто указать на нужное поле мышкой).
Формула – в этом случае в столбце отразится результат вычисления по некоторой формуле, введенной в том же самом окне.