При разработке представления целесообразно определить хотя бы один столбец, по значению которого будут упорядочены списки документов. В противном случае документы в представлении будут располагаться в том порядке, в котором они добавлялись в базу.
Если на вкладке Сортировка окна «Столбец» (рис. 17) выбран тип сортировки По группам, то Notes позволяет сгруппировать документы, имеющие в столбце одинаковые значения, в группы, у которых появляется общий заголовок – категория. В представлении категории отводится отдельная строка, под которой будет помещен список документов, относящихся к данной категории. Для повышения читабельности столбец, по которому группируются документы, надо расположить первым.
Например, в базе данных «Практика» можно сгруппировать списки студентов по месту прохождения практики (рис. 23). Это означает, что все документы со значением столбца, в котором отображается база практики, имеют одинаковое значение. В то же время можно эти же самые документы сгруппировать по признаку руководителя практики, затем по форме обучения студентов (коммерческая или бюджетная), а затем по специальности.
Таким образом, может быть получена иерархия категорий до 32 уровней вложенности.
Рис. 23. Вид представления базы данных при использовании категорий.
Для создания категории в представлении необходимо выполнить следующие действия:
1) Выберите в представлении место для столбца, по значению которого будут группироваться документы.
2) На вкладке Сортировка (рис. 17) для столбца выберите значение переключателя Сортировка – По возрастанию или По убыванию.
3) Выберите значение переключателя Тип – По группам.
4) На вкладке Сведения о столбце установите флажок Выводить знак развертки, если строка расширяемая.
Для создания иерархии категорий нужно включить в представление несколько столбцов, по значениям которых будут группироваться документы. При этом следует учитывать порядок размещения этих столбцов в представлении, т.е., столбец, который содержит более общую категорию для всех документов, должен стоять первым.