Самой важной компонентой Lotus Notes являются базы данных. Основная единица хранения базы данных Notes – документ, который является фактически эквивалентом бумажного документа. Разработчик базы данных заранее определяет, какой тип документов должен храниться в базе данных, и проектирует одну или несколько форм для создания этих документов.
Основными элементами баз данных Notes являются формы. С их помощью создаются документы с информацией, которая хранится в базе данных. Форма – это некоторый бланк, который должен заполнить пользователь, чтобы поместить документ в базу данных. Каждая база данных Notes имеет свой набор форм, подготовленных разработчиком базы. Каждая форма имеет свое имя, отображающее, как правило, какой именно документ готовится по этой форме. После открытия базы данных пользователю предоставляется возможность выбрать нужную форму из имеющихся в базе. Например, база данных «Отдел кадров» может иметь формы: «Личная карточка», «Образование», «Паспорт» и т.д.
Основными элементами форм являются поля – при создании документов пользователь видит их на экране как некоторые области, помеченные уголками. В поля вводятся данные, которые должны храниться в базе. Пользователь может получить подсказку в нижней строке экрана, какие именно данные и в каком виде вводить в то или иное поле.
Также в формах присутствует некоторая текстовая информация, которую в режиме заполнения формы изменить нельзя. Обычно к такой информации относятся названия заполненных полей и разные надписи в форме. Информацию этого рода называют статической, изменить ее можно лишь в режиме редактирования формы, имея определенные права для работы с базой.
Форма может содержать и другие элементы, улучшающие наглядность формы и удобство работы с ней – это таблицы, а также графические кнопки и объекты, нажав на которые, можно получить некоторые варианты заполнения полей, или выполнить некоторые действия над формируемым документом, или получить справочную информацию. Эти элементы позволяют выполнить определенные действия над документами и полями. В них могут быть заложены действия в виде простой операции Notes, @формулы или программы на языке LotusScript. Гиперобъекты в виде всплывающих текстов предоставляют дополнительную информацию по использованию формы или документа.
Взаимодействие документов реализуется путем включения в формы вложений и связей. Вложения – позволяют присоединить к форме любой файл. Пользователи смогут в каждом документе, созданном по данной форме, извлечь файл или запустить его на выполнение. Связи позволяют обеспечить взаимодействие между документами, представлениями и другими базами данных Notes. Эти связи могут активизироваться при чтении документов и предоставлять дополнительную информацию.