Представление и папки – это определенным образом организованные списки документов базы данных Notes, с краткой информацией о содержимом этих документов. Каждая база данных должна иметь, по крайней мере, одно представление. Представление документов может содержать список всех документов базы или только некоторой части документов, отобранных в представление по определенному критерию. По сути, представление – это результат фильтрации всех документов, содержащихся в базе данных, по группе признаков.
В представлениях и папках имеются два главных элемента:
1) строки, отображающие документы и категории;
2) столбцы, отображающие определенную информацию из документов.
Какая конкретно информация из документов, и в каком виде она отображается, зависит от того, как спроектированы представления. В представлениях не могут отображаться данные из форматируемых полей, а также графические объекты, за исключением предопределенных значков, указывающих на тип информации.
Процесс проектирования представления включает следующие этапы:
1) определение свойств представления;
2) создание столбцов и определение их свойств;
3) определение содержимого столбцов;
4) задание критериев отбора документов.