Информационные технологии в офисе туристского предприятия

 

Применение информационных технологий ориентировано в первую очередь на автоматизацию профессионального труда конкретных специалистов. Решается эта задача за счет использо­вания современных технических средств обработки, хранения и передачи информации. Они выбираются исходя из объема и сложности выполняемых на предприятии (в организации) за­дач, уровня развития информационных технологий в данной сфере человеческой деятельности (при наличии соответствую­щих денежных средств). Можно предложить следующий подход к классификации технических средств, используемых в совре­менном офисе туристского предприятия:

· компьютеры;

· сетевое оборудование;

· средства коммуникации;

· устройства ввода-вывода информации;

· устройства хранения информации;

· устройства мультимедиа и виртуальной реальности;

· оргтехника;

· дополнительные средства.

Кратко охарактеризуем вышеперечисленные классы техни­ческих средств.

Компьютеры. Под компьютером (ЭВМ) понимают комплекс технических средств, предназначенных для автоматической обра­ботки информации в процессе решения вычислительных и ин­формационных задач. Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией — совокупностью основных уст­ройств: типом и моделью процессора, объемом оперативной памя­ти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа (звуковой

 

карты, CD-ROMa, акустических систем, микрофона) и дисково­дов, типом и размером монитора, типом видеокарты.

Сотрудниками туристских предприятий могут использовать­ся следующие классы компьютеров:

· карманные, имеющие небольшие размеры и оснащенные жидкокристаллическим дисплеем, средствами подключе­ния к стационарным компьютерам (порты и (или) сетевые карты), встроенным модемом и разъемом для подключения мобильного телефона. Основное назначение подобных ком­пьютеров — обеспечить владельцу возможность в любой момент воспользоваться компьютерными коммуникацион­ными технологиями: получить либо отправить электрон­ную почту, просмотреть биржевые котировки, связаться с офисом своего предприятия, оформить несложный доку­мент. Основные категории пользователей — руководители различного уровня, предприниматели;

· портативные компьютеры (ноутбуки), по размерам значи­тельно превышающие карманные (они скорее напоминают дипломат либо папку), а по функциональным возможно­стям не уступающие настольным моделям. Элементная база, использующаяся при производстве ноутбуков, прак­тически аналогична элементной базе стационарных персо­нальных компьютеров, но все основные устройства (про­цессор, материнская плата, жесткий диск, модем и т.п.) имеют меньшие габариты (и, соответственно, более высо­кую стоимость). Ноутбуки оснащаются жидкокристалличе­скими мониторами, современными устройствами хранения информации (CD-ROM, DVD-привод и т.п.), модемами, портами для подключения внешних устройств, сетевыми картами, средствами мультимедиа (звуковой картой, мик­рофоном, акустическими системами), вместо мыши обычно устанавливается трекбол или иной манипулятор. Програм­мное обеспечение — стандартное, не отличающееся от ПО для стационарных систем. Пользователями подобных си­стем являются лица, кому компьютер постоянно необходим «под рукой», кто часто бывает в разъездах и командиров­ках, кто регулярно использует современные коммуникаци­онные технологии и электронные средства проведения презентаций;

 

· персональные компьютеры (ПК), наиболее распространенные и популярные в своем настольном варианте. Такие компьюте­ры используются в студенческих аудиториях, в офисах пред­приятий, в качестве домашних систем. На рынке представлен широчайший спектр моделей компьютеров, отличающихся по их функциональным возможностям и стоимости.

Непосредственно к ПК примыкают так называемые рабочие станции. Ранее границы между этими классами вычислительной техники были значительно более четкими: рабочая станция мно­гократно превосходила ПК по производительности и в несколько раз по стоимости. Сейчас четких отличий не существует: под рабо­чей станцией могут понимать и достаточно мощный персональ­ный компьютер, и систему на базе нескольких процессоров.

Большие компьютеры (мэйнфреймы) обычно используются в тех случаях, когда необходимо добиться высоких производитель­ности и скорости работы информационной системы при большом объеме обрабатываемой информации. Такие компьютеры могут применяться в качестве центральных элементов крупных корпора­тивных сетей, обслуживать в качестве сервера большое количество терминалов или клиентов.

Сетевое оборудование предназначено для организации и под­держания в рабочем состоянии компьютерных сетей и включает концентраторы, коммутаторы и маршрутизаторы.

Концентратор обычно используется в локальных компьютер­ных сетях с радиальной топологией и предназначен для распознава­ния конфликтов между элементами сети и их ликвидации, а также для синхронизации информационных потоков внутри сети.

Коммутатор — аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и направление информационных пакетов.

Маршрутизатор предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения их в сети более высокого уровня, распределения потоков информации ме­жду сегментами сетей.

Средства коммуникации призваны обеспечивать связь с «внеш­ним миром», передачу деловой информации в возможно более ко­роткие сроки. К таким средствам можно отнести телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры, транкинговые системы связи, модемы, спутниковые системы связи (например, комплекты DirecPC).

407

Устройства ввода-вывода информации. Для автоматизирован­ного ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются скане­ры (цветные и монохромные) различной конструкции. Важной характеристикой сканера является его разрешающая способ­ность. Чем она выше, тем более мелкие детали изображения оригинала могут быть преобразованы в электронную форму. Су­ществуют ручные, планшетные и барабанные сканеры. К уст­ройствам вывода информации в первую очередь относятся прин­теры. Они предназначены для печати на бумагу (либо пленку). Существуют матричные (игольчатые), струйные, лазерные и суб­лимационные (твердочернильные) принтеры. Матричные принте­ры, как правило, позволяют осуществлять только монохромную печать, струйные предназначены как для цветной, так и для мо­нохромной печати, среди лазерных и сублимационных существу­ют модели как для цветной, так и для «черно-белой» печати (первые из них — на порядок дороже). Основные характеристи­ки принтеров — скорость печати (стр./мин) и разрешение (коли­чество точек на дюйм). Выпускаются принтеры различного фор­мата, как с ручной, так и с автоматической подачей бумаги.

При выборе моделей принтеров для предприятия можно ру­ководствоваться следующими соображениями:

· если объем информации, которую необходимо выводить на печать, невелик, а скорость и качество печати не имеет большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;

· если необходима качественная печать черно-белых мате­риалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями предприятия;

· если необходимо осуществлять печать как цветных, так и черно-белых материалов, самый дешевый (и популяр­ный) вариант — выбор цветного струйного принтера;

· если есть потребность в печати цветных материалов поли­графического качества, следует остановить выбор на приоб­ретении цветного лазерного или сублимационного принтера.

Устройства хранения информации предназначены для размещения данных в электронной форме на магнитных либо оптических

 

носителях. Некоторые из подобных устройств, такие как жесткий диск и дисководы для гибких дисков, стали неотъемлемыми эле­ментами конфигурации компьютера. Устройства для чтения ком­пакт-дисков традиционно относят к средствам мультимедиа. Рас­смотренные ниже устройства в основном используются в сетевых конфигурациях при коллективной работе с данными.

Стриммеры — устройства для записи информации на магнит­ной ленте. Низкая скорость передачи информации затрудняет их использование в системах с динамическим обменом данными, поэтому они могут быть рекомендованы только как средство ре­зервного копирования.

Устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW) позволяют производить ее на специальных матрицах. Существуют матрицы, предназначенные как для однократной, так и для многократной записи. Подобные технологии в послед­нее время становятся чрезвычайно популярны, что связано, во-первых, с их универсальностью: информация с однажды за­писанного компакт-диска может быть прочитана на любом ком­пьютере, оснащенном приводом CD-ROM. Во-вторых, стои­мость как самих матриц, так и устройств для их записи сейчас достаточно низкая. Установив такое устройство в офисе фирмы, можно полностью решить проблему резервного копирования информации. К тому же появляется возможность использовать мультимедийную информацию на компакт-дисках «собственно­го производства» при работе с партнерами и клиентами фирмы.

Магнитооптические диски представляют собой магнитные диски, чтение и запись информации производятся при помощи лазера. Таким образом сочетаются преимущества магнитной и оптической технологий. Единственный их недостаток — высо­кая стоимость.

DVD-накопители (от англ. Digital Versatile Disc) используют самые современные технологии записи информации. На стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информа­ции, что почти на порядок превосходит вместимость компакт-ди­ска. Кроме того, DVD-накопители позволяют работать практиче­ски со всеми видами обычных компакт-дисков (аудио, видео и дисками для привода CD-ROM). Существуют устройства только для чтения и для чтения-записи DVD-дисков. Широкое распро­странение DVD-накопителей сдерживается их высокой стоимостью-

Мультимедиа-технологии обеспечивают комплексное (в не­скольких видах одновременно) представление информации. За счет их применения процесс взаимосвязи пользователя с компью­тером упрощается, приближается к естественному. В качестве примера реализации подобных технологий можно привести фильм с субтитрами: видеоряд (визуальное представление информации) + звуковая дорожка (аудиоинформация) + субтитры (текстовое представление информации). Среди устройств мультимедиа можно назвать звуковые карты, акустические системы, приводы CD-ROM, микрофоны и т.п. Устройства виртуальной реальности позволяют еще больше приблизить интерфейс «компьютер—пользователь» к естественному, добавить к нему осязательные и стереовизуальные эффекты. К таким устройствам относятся специальные шлемы, перчатки, костюмы.

К оргтехнике помимо описанных выше телефонов и факси­мильных аппаратов относят множительно-копировальные уст­ройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях.

К дополнительным устройствам можно отнести:

· сетевые фильтры, предназначенные для сглаживания скач­ков напряжения в сетях электропитания (из-за чего сложная радиоэлектронная аппаратура обычно выходит из строя);

· блоки бесперебойного питания, обеспечивающие поддержа­ние компьютерных систем в рабочем состоянии в течение определенного времени после исчезновения напряжения в электросети. Обычно это необходимо для сохранения всей информации, находящейся в оперативной памяти, и корректного завершения работы с компьютером;

· биометрические устройства, позволяющие осуществлять идентификацию пользователя перед началом работы с си­стемой (например, по отпечатку пальца либо изображению глазной сетчатки). Иногда это необходимо для предотвра­щения несанкционированного доступа к информации. Часто виды дополнительных устройств зависят от сферы деятельности предприятия. Например, если оно имеет в своем составе торговый зал, возникает необходимость в применении кассовых аппаратов, сканеров для работы со штрих-кодами, терминалов для расчетов при помощи пластиковых карточек, электронных весов и т.п.

 

 

Для обеспечения функционирования технических средств и решения с их помощью задач пользователя необходимо соответст­вующее программное обеспечение (ПО). Важнейшим классом ПО, определяющим возможности и принципы дальнейшего по­строения информационной системы туристского предприятия является системное программное обеспечение и, в частности, опе­рационная система (ОС). Под операционной системой понимают комплекс программ, предназначенных для управления всеми уст­ройствами компьютера и организации взаимосвязи (интерфейса) между компьютером и пользователем. Она загружается в опера­тивную память компьютера при его включении и остается рези­дентной (постоянно находящейся в оперативной памяти) во время всего сеанса работы. На предприятиях стран СНГ преобладают операционные системы фирмы Microsoft (Windows 95/98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP). Выбор остальных видов программного обеспечения определяется установленной операционной системой. Например, пакет офисных приложений Microsoft Office, написанный для ОС Windows 95, не будет рабо­тать на компьютере с ОС MS DOS.

Кроме ОС могут использоваться следующие сервисные пакеты:

· программы технического обслуживания компьютера, напри­мер, для выявления на жестком диске участков, непригод­ных для записи информации (Disk Doctor из пакета Norton Utilities);

· программы оболочки, упрощающие процесс взаимосвязи поль­зователя с компьютером, например DOS Navigator, Norton Commander, Windows Commander и др. Использование со­временных операционных систем с удобным графическим интерфейсом, таких как Windows 98 или Windows NT, практически снимает необходимость устанавливать подоб­ное программное обеспечение;

· антивирусные программы, предназначенные для предохра­нения информационных систем от заражения компьютер­ными вирусами и борьбы с ними (например, Doctor Web, Norton Antivirus, ВирусБлокада и т.п.);

· программы-архиваторы, предназначенные для сжатия ин­формации, хранимой на магнитных носителях с целью экономии места (например, WinZip, RAR, ARJ и т.п.).

411

Следующей важнейшей категорией программного обеспече­ния является прикладное ПО. Прикладное программное обеспече­ние предназначено для эффективного решения задач пользователя. Выделяют прикладное ПО общего и специального назначения.

Прикладное программное обеспечение общего назначения предназначено для решения широкого круга .наиболее общих задач и применяется специалистами различных категорий во многих предметных областях. К такому ПО относятся тексто­вые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, интегрированные пакеты (объеди­няющие в себе функциональные возможности нескольких па­кетов). Основная масса предприятий обычно выбирает в каче­стве базового элемента комплексный пакет программ одной из ведущих фирм-производителей (Microsoft, Lotus, Oracle и др.). В нашей стране наиболее популярен пакет Microsoft Office. В состав MS Office 2000 входят:

· текстовый редактор Word, обладающий чрезвычайно ши­рокими функциональными возможностями;

· табличный процессор Excel, позволяющий не только строить и оформлять таблицы и диаграммы, но и проводить разнооб­разные вычисления, решать сложные экономические задачи;

· PowerPoint — средство для создания электронных презентаций;

· система управления базами данных Access (входит только в состав пакета Microsoft Office Professional);

· Outlook — программа для организации электронных ком­муникаций и планирования рабочего времени.

Все вышеперечисленные пакеты не только функционируют как независимые приложения, но и интегрированы в единую систему, что позволяет легко переносить информацию из одного компонента в другой, строить документы сложной структуры. Для подробного изучения Microsoft Office 2000 можно обратить­ся к одному из учебников по экономической информатике, при­веденных в списке литературы.

Для более крупных предприятий, где недостаточно возможно­стей, предоставляемых рассмотренным пакетом, фирма Microsoft предлагает систему Back Office, включающую следующие компо­ненты:

· сетевую операционную систему Windows NT Server;

· мощное средство управления базами данных Microsoft SQL Server;

 

· сервер для организации работы с Интернетом — Internet Information Server;

· сервер электронной почты и новостей - Microsoft Ex­change Server;

· средство для администрирования доступа к Интернету — Microsoft Proxy Server;

· средство администрирования компьютерной системы — System Management Server.

На базе Microsoft Back Office можно создать и поддерживать в рабочем состоянии компьютерную сеть для достаточно крупного и обладающего сложной внутренней структурой предприятия.

При организации системы обмена информацией целесообраз­но использовать концепцию электронного документооборота. Ее преимущества: простота оформления документов и их поиска во внутренних базах данных (БД); возможность формирования за­просов, а также сортировка и выборка данных; возможность транспортировки посредством электронной почты, по модему, факсу, публикации в Интернете; возможность совместной работы нескольких пользователей над одним документом; простота фор­мирования электронных архивов.

Для решения подобных задач используются так называемые системы управления документооборотом (Document Managament Systems — DMS). Их функции:

· организация хранения документов (распределение инфор­мации и система ссылок или централизованная БД); » поиск по атрибутам и (или) на основе содержимого;

· контроль за использованием документов (с возможностьюблокировки);

· разграничение полномочий пользователей по доступу;

· связывание документов; » поддержка сложных составных документов;

· создание документов средствами самой системы или внеш­них приложений;

· автоматическое обновление связанных документов;

· управление внедренными в документ мультимедиа-эле­ментами.

Среди DMS-систем можно назвать MEDMS (система с ши­рокими возможностями масштабирования), Евфрат (для i больших предприятий или индивидуального использования)

Средства для автоматизации электронного документооборота имеются также в составе многих популярных комплексных па­кетов, например Lotus Notes.

Помимо подобных базовых компонентов в офисе могут ис­пользоваться:

· системы управления базами данных (СУБД) — комплексы программных и языковых средств, предназначенные для создания, ведения и использования баз данных;

· средства автоматизированного ввода информации и распо­знавания образов, такие как Fine Reader. Обеспечивают об­работку и преобразование информации, введенной при помощи сканера;

· системы компьютерного перевода, позволяющие автома­тически осуществлять перевод текстов на различные язы­ки: Stylus, Prompt;

· программы поддержки факсимильной связи, например WinFax, позволяющие использовать факс-модемы для от­правки и приема факсимильных сообщений;

· средства обработки графических изображений (CorelDRAW, Adobe Photoshop и др.), позволяющие работать с графиче­ской информацией, например, при подготовке рекламных материалов, разработке печатной продукции;

· средства Web-дизайна, используемые при подготовке инфор­мации, предназначенной для размещения в Интернете. Фир­ма Microsoft предлагает для этих целей редактор FrontPage;

· издательские системы, например Ventura Publisher или QuarkXPress, предназначенные для компьютерной верстки журналов, рекламных буклетов и других печатных материалов;

· автоматизированные системы бухгалтерского учета, позво­ляющие эффективнее осуществлять этот род деятельности: 1C Бухгалтерия, Бухкомплекс, БЭСТ, Анжелика, Парус и многие другие;

· автоматизированные системы торговли и складского учета (1C Торговля и Склад, БЭСТ), необходимые для организации тор­говой деятельности в рамках туристского предприятия; » программное обеспечение автоматизации маркетинговых исследований, позволяющее при помощи программно реа­лизованных математических и статистических методов и ал­горитмов эффективно решать возникающие задачи в сфере исследования рынка, например, программа Project Expert;

 

· комплексные автоматизированные системы управления пред­приятием (1C Предприятие, Галактика), позволяющие раз­решить сразу несколько задач в рамках одного программно­го комплекса;

· программное обеспечение деятельности в сфере организации туризма, являющееся, несомненно, одним из важнейших компонентов именно для туристской фирмы.

Рассмотрим данную категорию ПО несколько подробнее. В нашей стране используются как российские, так и зарубежные пакеты, ориентированные на автоматизацию деятельности тури­стских предприятий. По некоторым оценкам таких программных продуктов насчитывается свыше тридцати. Производители этого ПО учитывают особенности законодательства и форм отчетно­сти страны, для предприятий которой оно разрабатывается. Го­товые пакеты, автоматизируя выполнение основных операций, позволяют специалистам эффективно осуществлять свои функ­циональные обязанности. Как правило, любой пакет имеет гиб­кую настройку, позволяющую учесть специфику конкретного предприятия, дает возможность управлять пользовательским ин­терфейсом, отвечает требованиям открытости и масштабируемо­сти. Практически все программы реализуют возможности ввода, редактирования и хранения информации о турах, гостиницах, клиентах, расписании транспортных средств, состоянии заявок и пр. Все без исключения пакеты дают возможность выводить на экран, печатать либо пересылать по электронной почте множе­ство различных документов: от анкет, ваучеров и списков тури­стов до описаний гостиниц, туров и даже фотографий отелей и их интерьера. Большинство программных комплексов позво­ляет контролировать оплату туров, печатать платежные докумен­ты, вести календарный учет наличия мест в гостиницах и на транспорте. Одна из важных функций подобных программ — ав­томатизированный расчет стоимости туров с учетом индивиду­альных и групповых скидок, комиссионных, курсов валют и других факторов. Практически все пакеты могут работать на базе компьютерных сетей. Многие пакеты позволяют обмениваться информацией с пакетами бухгалтерского учета и другими под­системами, выступая, таким образом, в качестве модулей, кото­рые могут быть интегрированы в состав комплексных программ­ных систем автоматизации предприятия. В качестве примеров

программного обеспечения для предприятий сферы туризма можно привести «Само-тур», «TurWin», «Турбо-тур», «Турист­ский офис», «Travel Office 2000», «МастерТур» и др. Более под­робно с информацией об этих пакетах можно ознакомиться в специальной литературе.

Необходимо отметить, что выбор как прикладного программ­ного обеспечения, так и технических средств определяется в соот­ветствии с размером и структурой предприятия, подлежащего автоматизации, с основными направлениями его деятельности, имеющейся технической базой (а также с количеством денежных средств, которыми предприятие располагает).

Одним из наиболее перспективных направлений внедрения информационных технологий на предприятиях и в организациях являются компьютерные сети. Невозможно представить солид­ную туристскую фирму без внутренней локальной компьютер­ной сети, не имеющую доступа к глобальным сетям, к электрон­ной почте.

Компьютерная сеть — совокупность компьютеров, связанных между собой каналами передачи информации. Передача инфор­мации осуществляется на базе так называемых сетевых протоко­лов. Сетевой протокол — это набор правил, который полностью определяет все параметры обмена данными между компьютерами (от скорости передачи данных до методов адресации при транс­портировке отдельных сообщений). Протоколы задают способы передачи сообщений и обработки ошибок в сети, а также позволя­ют разрабатывать стандарты, не привязанные к конкретной аппа­ратной платформе.

Корпоративные компьютерные сети функционируют в рамках отдельных предприятий и организаций. Их масштаб и структура определяются потребностями предприятий-владельцев. Корпо­ративная сеть может представлять собой отдельную локальную сеть или их комплекс, включать удаленных пользователей, иметь каналы связи с глобальными сетями, являясь их компонентом.

Чаще всего в качестве корпоративных сетей выступают ло­кальные компьютерные сети предприятий.

Под локальной компьютерной сетью (LAN — Local Area Network) понимают компьютерную сеть, территориально расположенную на ограниченном участке местности (в одном или нескольких

 

зданиях) и объединяющую небольшое количество компьютеров (обычно до нескольких десятков). В подобных сетях обычно не используются средства коммуникации общего назначения (теле­фонные линии) для организации обмена информацией. Под ар­хитектурой (топологией) компьютерной сети понимают конфи­гурацию каналов передачи информации, связывающих узлы сети между собой. Локальная компьютерная сеть может иметь шинную, звездообразную или кольцевую топологию. Подробнее с различными видами архитектуры компьютерных сетей, их пре­имуществами и недостатками можно ознакомиться в специаль­ной литературе.

Различают однородные (гомогенные) и неоднородные (гете­рогенные) компьютерные сети. Однородные сети построены на базе элементов (компьютеров), имеющих одинаковую програм­мно-аппаратную платформу, неоднородные — на базе неоднород­ных (разнотипных) систем.

При создании на предприятии компьютерной сети корпора­тивного масштаба используются технические, программные, ин­формационные и организационные средства.

К техническим средствам организации сети относятся: системы различных типов, каналы связи (кабельные и оптоволоконные ли­нии, радио-, спутниковую, инфракрасную связь и т.д.), модемы и сетевые адаптеры для подключения систем к линиям связи, шлюзы, распределители, маршрутизаторы и другое оборудование.

Программные средства сети предназначены для организации коллективного доступа к ее ресурсам, динамического распреде­ления и перераспределения ресурсов сети с целью максималь­ной загрузки различных технических средств, координации ра­боты основных звеньев компьютерной сети.

Информационные средства сети представляют собой единый информационный фонд, содержащий массивы данных общего и индивидуального применения. В состав информационных средств сети входят базы знаний, автоматизированные банки данных — локальные и распределенные, общего и индивидуального назначения.

Организационные средства включают в себя персонал, штат­ное расписание и должностные инструкции для которого должны быть разработаны в соответствии с потребностями предприятий) используемыми техническими и программными средствами.