Прежде чем переходить к описанию технологических процессов в гостинице, необходимо рассмотреть принципы организационного построения гостиничных предприятий. Как нет одинаковых людей, так и не существует совершенно одинаковых отелей. У каждой гостиницы свое лицо, своя изюминка, своя индивидуальность. Каждое предприятие уникально в своем роде. Видимо, поэтому каждый отель имеет своих постоянных клиентов, завсегдатаев, которые находят для себя какие-либо преимущества в выбранном отеле. Право любого отеля – создать свою собственную организационную модель, по-разному могут обозначаться должности персонала отеля. Важно, чтобы гостиничное предприятие качественно осуществляло свое главное предназначение – обслуживание гостей, максимальное удовлетворение их потребностей и получение доходов.
Организационная (управленческая) структура гостиничного предприятия зависит от многих факторов. Прежде всего, она зависит от вместимости предприятия. В больших гостиницах управленческая структура гораздо сложнее, чем в малых и средних. Понятно, что небольшой, частный отель кардинально отличается от крупного столичного бизнес-отеля. Если в маленьком, частном отеле (как правило, это семейный бизнес) члены семьи являются одновременно и управляющими, и рядовыми сотрудниками, то в крупных отелях с большим штатом сотрудников существует специализация персонала по выполнению определенного вида работ.
В зависимости от вместимости можно выделить следующие группы гостиниц:
· сверхмалые (до 20 мест) – 65% от всех гостиниц мира;
· малые (от 20 до 100 мест) – 24%;
· средние (от 100 до 500 мест) – 8%;
· крупные (более 500 мест) – 3%.
Как показывает практика, самыми рентабельными, эффективными, гибкими в управлении считаются средние отели.
Организационная структура современного отеля также во многом зависит от его назначения, месторасположения, от сегмента потребителей, категории отеля, формы собственности и многого другого.
Кроме того, организационная структура зависит и от формы собственности гостиничных предприятий. Гостиницы могут существовать как независимые коммерческие предприятия или входить в гостиничные цепи. Наибольшее разнообразие форм собственности гостиничных предприятий можно наблюдать в крупных городах. Например, по формам собственности гостиничные предприятия Москвы подразделяются на четыре большие группы:
1.Государственные унитарные предприятия – 12,2%, являются собственностью города и имеют в основном категории 3–4 звезды.
2.Акционерные общества, в том числе с участием Правительства Москвы – 24,4%, категория 3–4 звезды.
3.Совместные предприятия с участием иностранного капитала – 6,7%, категория, как правило, 4–5 звезд.
4.Ведомственные гостиницы – 56,7%, имеют самую низкую классность, имеют 1–2 звезды или не аттестованы вовсе.
Пытаясь сократить количество сотрудников и тем самым сэкономить, некоторые гостиницы упраздняют целые отделы или подразделения. В результате этого классность гостиницы может упасть, понизится уровень ее комфорта. Количество сотрудников должно быть оптимальным, таким, чтобы предприятие работало рентабельно и при этом не страдало качество обслуживания.
Согласно предложениям Секретариата ВТО количество обслуживающего персонала в среднем на номер должно составлять для гостиниц:
· одной звезды – 0,4 и более;
· двух звезд – 0,6 и более;
· трех звезд – 0,8 и более;
· четырех – 1,2 и более;
· пяти звезд – 2 и более.
При этом в мире есть отели, которые могут позволить себе соотношение клиент – сотрудник как 1 к 3 и более (например, отели «Аль-Маха», «Арабская башня» в ОАЭ в Дубай).
Невозможно предложить единую, идеальную организационную модель современной гостиницы, реально лишь выделить самые общие моменты организации отелей. Однако трудно представить себе современную, достаточно крупную столичную гостиницу без следующих основных служб:
6.Служба управления номерным фондом.
7.Административная служба.
8.Служба организации питания.
9.Коммерческая служба.
10.Инженерно-техническая служба.
В состав данных служб могут входить различные отделы, подразделения. Структура, функции, состав, подчиненность в данных службах могут иметь различия, варьироваться в отдельно взятых отелях. Есть отделы, которые трудно причислить к вышеназванным службам. Это всевозможные службы дополнительных и сопутствующих услуг. К этой службе могут относиться: пункт обмена валют; киоски по продаже сувениров, прессы, книг, цветов, аптечных товаров; различные магазины, бутики; аренда автотранспорта и многое др. Часто штат сотрудников данных подразделений не входит в штат гостиничного предприятия, эти подразделения являются арендаторами. При аттестации гостиницы учитывают спектр услуг, предлагаемых предприятиями-арендаторами. Чем этот спектр будет шире, тем выше статус гостиницы.
За последнее время на российском гостиничном рынке появилось множество отелей с иностранным менеджментом. Зарубежные гостиничные компании предлагают свои технологии обслуживания, а также свою терминологию для обозначения служб, отделов и должностей сотрудников отеля:
1. Служба управления номерным фондом. Эта служба является самой крупной по числу сотрудников. В ней трудятся, как правило, от 50 и более процентов всего штата сотрудников отеля.В нее входят:
Служба приема и размещения. Чаще всего в подчинении руководителя службы приема и размещения находится:
а) персонал стойки приема и размещения,
б) специалисты отдела бронирования,
в) сотрудники телефонной станции (АТС = коммутатор),
г) служащие бизнес-центра,
д) персонал объединенной сервисной группы (обслуживающий персонал в униформе, отдел портье).
Сотрудники службы приема и размещения занимаются решением вопросов, связанных с бронированием номеров, приемом гостей, их регистрацией и размещением по номерам. Персонал этой службы первым встречает гостей, постоянно находится в контакте с ними и последним из служб провожает гостей отеля.
Что касается отдела бронирования, то он в некоторых гостиницах может относиться к службе маркетинга и продаж. Кроме того, в состав службы приема и размещения могут входить курьер, гардеробщики, парковщики автомашин и т.д.
Хозяйственная служба. Можно встретить и другие названия данного подразделения, такие, например, как: поэтажная служба, служба горничных, служба гостиничного хозяйства, служба хозяйственного обеспечения и обслуживания гостиницы, служба эксплуатации, кастелянская служба и пр. Структура, функции, состав, подчиненность в этой службе также могут быть дифференцированы в различных гостиницах. При этом суть не меняется. Назначение данного подразделения – обеспечение обслуживания гостей в номерах, поддержание необходимого санитарно-гигиенического состояния гостевых комнат и общественных помещений, оказание бытовых услуг клиентам. Ни одна гостиница не может существовать без данной службы. Эту службу возглавляет, как правило, женщина. По-разному в гостиницах может быть названа данная должность. Это и руководитель хозяйственной службы, и заведующая поэтажной службы, и начальник службы гостиничного хозяйства, и управляющая поэтажно-хозяйственной службы, и менеджер службы горничных и т.д.
Обычно в крупных гостиницах в подчинении руководителя службы находится заместитель, помощники руководителя службы или старшие горничные; штат горничных; персонал прачечной-химчистки и бельевой; сотрудники оздоровительного клуба или спортивного центра; флористы.
2. Административная служба. Данная служба чаще всего включает в себя: секретариат, расчетную часть (бухгалтерию), отдел кадров.
Расчетная часть отеля, или бухгалтерия, решает все финансовые вопросы по выполнению определенных операций. Так, один бухгалтер обрабатывает платежные документы, поступающие из службы приема и размещения и связанные с приемом оплаты за проживание и дополнительные платные услуги. Другой бухгалтер ведет всю финансовую документацию, поступающую из службы организации питания. Третий – занимается расчетами, связанными с начислениями заработной платы сотрудникам отеля. В этом подразделении необходима позиция кассира.В рамках этойслужбы может быть отдел дебиторов, отдел кредиторов. Какправило, к финансовой службе отеля относится отдел контроля за движением товаров и цен, а также отдел снабжения.
Отдел кадров, или отдел управления человеческими ресурсами, решает вопросы подбора, расстановки, продвижения персонала, организации обучения и повышения его квалификации. Это подразделение призвано создавать и поддерживать необходимые условия труда, техники безопасности. Подразделение возглавляет начальник отдела кадров, или управляющий по персоналу. В больших гостиницах предусмотрены должности заместителя начальника отдела кадров, менеджера по обучению. В некоторых гостиницах есть позиции секретаря, инспектора по аттестации, психолога, эколога и т.д. Часто служба безопасности, включая персонал служебного входа, а также персонал медицинского пункта, находится в подчинении отдела кадров.
3. Служба организации питания. Данная служба осуществляет обслуживание клиентов в ресторанах, барах, кафе гостиницы. Проводит обслуживание банкетов и мероприятий в банкетных залах отеля. Отвечает за приготовление пищи, хранение продуктов и напитков, за уборку помещений на кухне, мытье посуды. Занимается приемом заказов и доставкой их в номера, в некоторых отелях занимается контролем и пополнением продуктов и напитков в мини-барах. Отвечает за организацию обслуживания в столовой для персонала.
Служба организации питания в крупном отеле включает в себя, как правило, кухню, отдел банкетного обслуживания, отдел ресторанного обслуживания, службу обслуживания на этажах, отдел барного обслуживания, столовую для персонала.
Возглавляет службу менеджер службы организации питания. В состав службы входят: шеф-повар, повара, метрдотели, официанты, бармены, кассиры в ресторанах и кафе, персонал различных цехов на кухне, персонал рабочей столовой, уборщики и т.д.
4. Коммерческая служба. Служба занимается вопросами стратегии продаж, отвечает за наполняемость (загрузку) отеля, заключение корпоративных договоров, проводит исследование рынка, осуществляет информационно-рекламную деятельность отеля.
Отдел по связям с общественностью и прессой отвечает за создание в общественном мнении благоприятного имиджа отеля и руководит работой с прессой.
В состав этой службы может входить и отдел продаж банкетных залов, и отдел бронирования. Возглавляет службу начальник. В его подчинении и специалисты по групповому бронированию; руководитель отдела маркетинга с группой специалистов по рекламе; менеджер по продажам банкетных залов, а также менеджер отдела бронирования со своими помощниками.
5. Инженерно-техническая служба. Данная служба следит за исправностью всего инженерно-технического оборудования гостиницы:
· санитарно-технического (водопровод, канализация, горячее водоснабжение, отопление, вентиляция, кондиционирование воздуха, мусоропровод);
· энергетического хозяйства;
· слаботочных устройств и автоматики;
· систем TV и связи;
· холодильного оборудования;
· компьютерной техники и т.д.
В состав данной службы входят: главный инженер, персонал службы текущего ремонта (плотники, электрики, сантехники), служба благоустройства (маляры, садовники), диспетчеры. В гостинице может быть свой компьютерный отдел.
В современных гостиницах большое внимание уделяется предоставлению элитного, индивидуального обслуживания клиентов. Высококлассные отели предлагают услуги консьержей и дворецких, которые могут выполнить самые необычные просьбы клиентов, не предусмотренные никакими прейскурантами и прайс-листами (разумеется, в разумных пределах). Так на смену привычному нам сервис-бюро в современные гостиницы приходит Отдел гостевых услуг. В этой службе трудятся консьержи, дворецкие, координаторы, стюарды. Функции этой службы многообразны.
Ни одну службу в отеле нельзя выделить как главную, основную. Абсолютно все службы одинаково нужны и важны. Каждая служба вносит свой вклад в общее дело, и успех гостиничного предприятия зависит от согласованности и слаженности работы огромного количества сотрудников разных служб, подразделений и отделов.