ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ

1.Организацию массового физкультурно-спортивного, ту­ристского или туристско-краеведческого мероприятия обычно осуществляет организационный комитет (оргкоми­тет), создаваемый из представителей организаций, за­действованных в подготовке данного мероприятия.

2.Оргкомитетом прежде всего определяются цели и задачи мероприятия, а также средства и пути достижения целей.

3.Оргкомитетом составляется сводный план, которым пре­дусматривается:

1)общий замысел мероприятия, его тематика;

2)основные и второстепенные мероприятия, длитель­ность в целом и отдельных частей;

3)характер и процедура открытия и закрытия;

4)число зрителей;

5)сроки и ответственные за выполнение плана;

6)смета расходов;

7)план проведения организационных заседаний и рас­пределение обязанностей среди членов оргкомитета и др.;

8)составляется организационно-оперативный план под­готовки.

Следующий этап – технолого-оперативный, который вклю­чает составление положения, определение программы массо­вых мероприятий, составление и утверждение сценария меро­приятия.

Сценарий – это литературно-режиссерская разработка со­держания мероприятия. Обычно сценарий в строгой последова­тельности и взаимосвязи излагает все, что будет происходить на массовом мероприятии, раскрывает тему следующих друг за другом элементов действия, показывает переходы от одной час­ти к другой, примерное направление всех выступлений, предус­матривает средства повышения активности участников, специ­альное оборудование мест действия, музыкальное сопровожде­ние.

Организационно-оперативный план подготовки предусматри­вает:

· подбор, утверждение, инструктаж непосредственных ор­ганизаторов праздника, конкурса, соревнования, техни­ческих руководителей, судей, членов жюри, ответствен­ных за организацию отдельных блоков;

· подготовку программ художественной самодеятельности;

· подготовку мест проведения мероприятия, в том числе оформление средствами наглядной агитации и пропа­ганды, флагами, установку указателей, ограждения, а также разметки;

· подготовку оборудования, инвентаря, снаряжения, су­дейских принадлежностей;

· подготовку канцтоваров, грамот, вымпелов, бланков протоколов и т.п.;

· выписку счетов и своевременное приобретение призов, подарков;э

· изготовление средств наглядной агитации и гласности – афиш, объявлений, комментаторских текстов, бланков «экспресс-информации» и др.;

· организацию медицинского обеспечения – подбор вра­чей, приобретение медикаментов, выбор места располо­жения медицинских работников;

· организацию транспортного и бытового обслуживания;

· составление сметы на проведение праздника (меропри­ятия), в которую вносятся расходы – на приобретение грамот, призов, сувениров; приобретение медикаментов; приобретение нестандартного инвентаря для проведения игр и конкурсов; изготовление рекламно-оформительских материалов; печатание и расклейку афиш, транспор­тные расходы;

· определение итогового заседания оргкомитета перед ме­роприятием.

В случае, если мероприятие, праздник проводится с выездом за город, то в плане предусматриваются специальные необходи­мые средства обеспечения.

В соответствии с утвержденным сценарием рекомендуется провести две-три репетиции основного мероприятия в соответ­ствии с фонограммой праздника, четким определением по­следовательности каждого пункта программы сценария празд­ника.

Нужно многое предусмотреть: работу пунктов проката спор­тивного инвентаря, формы, спортивного оборудования; выделить места и определиться с порядком работы пунктов питания, про­дажей сувениров; рассмотреть возможности размещения рекла­мы; определиться с местами сбора мусора и туалетами и т.д.

Подготовка спортивного мероприятия требует обстоятель­ной разноплановой, но четко целенаправленной и постоянно координируемой работы (здесь широко используются правила менеджмент-проектирования и диспетчеризации действия раз­ных исполнителей). Организаторам мероприятия приходится предусмотреть множество заданий, выполнение которых необ­ходимо для успеха дела, и чем подробнее, дифференцированнее составлен оперативный план подготовки мероприятия, тем точ­нее осуществляется своевременный надлежащий контроль за исполнением работ, лучше координация усилий всех участни­ков подготовки мероприятия.

При непосредственном проведении мероприятия все ответ­ственные лица должны быть на своих местах. Они должны иметь полномочия своевременно принимать необходимые ре­шения, в том числе и непопулярные. Кроме того, назначается координатор, отвечающий за непосредственную корректировку мероприятия. Необходимо предусмотреть множество вещей – даже выделение отдельного члена оргкомитета для работы с VIP-гостями. Если что-то не предусмотрено, то решение надо будет оперативно принять координатору. Самое главное – тот, кто организует мероприятие, не должен раздражаться, если про­исходят небольшие заминки и несоответствия между сценарием праздника и его прохождением. Оргкомитет и координатор должны уметь принимать в этом случае необходимые, может быть, заранее предусмотренные действия.

После окончания праздника оргкомитету желательно со­брать и поблагодарить всех организаторов мероприятия. Ведь люди очень часто полностью выкладываются, тратят на празд­ник много душевных и физических сил и, безусловно, нуждают­ся в поддержке и добром слове.

Подробный анализ с разборкой действий каждого из орга­низаторов проводятся позднее, через несколько дней. Этим и завершается цикл проведения праздника. Остается добавить, что все ответственные за направления должны составить пись­менный отчет, включающий анализ и предложения на будущее, о подготовке и проведении мероприятия. Эти отчеты вместе с протоколом итогового заседания оргкомитета собираются и оформляются в папку итоговых документов Она очень приго­дится на следующий год, когда снова придется проводить праз­дник. ведь многие детали забываются, а эти документы позво­лят вспомнить все подробности и не повторить предыдущих ошибок.