1.Организацию массового физкультурно-спортивного, туристского или туристско-краеведческого мероприятия обычно осуществляет организационный комитет (оргкомитет), создаваемый из представителей организаций, задействованных в подготовке данного мероприятия.
2.Оргкомитетом прежде всего определяются цели и задачи мероприятия, а также средства и пути достижения целей.
3.Оргкомитетом составляется сводный план, которым предусматривается:
1)общий замысел мероприятия, его тематика;
2)основные и второстепенные мероприятия, длительность в целом и отдельных частей;
3)характер и процедура открытия и закрытия;
4)число зрителей;
5)сроки и ответственные за выполнение плана;
6)смета расходов;
7)план проведения организационных заседаний и распределение обязанностей среди членов оргкомитета и др.;
8)составляется организационно-оперативный план подготовки.
Следующий этап – технолого-оперативный, который включает составление положения, определение программы массовых мероприятий, составление и утверждение сценария мероприятия.
Сценарий – это литературно-режиссерская разработка содержания мероприятия. Обычно сценарий в строгой последовательности и взаимосвязи излагает все, что будет происходить на массовом мероприятии, раскрывает тему следующих друг за другом элементов действия, показывает переходы от одной части к другой, примерное направление всех выступлений, предусматривает средства повышения активности участников, специальное оборудование мест действия, музыкальное сопровождение.
Организационно-оперативный план подготовки предусматривает:
· подбор, утверждение, инструктаж непосредственных организаторов праздника, конкурса, соревнования, технических руководителей, судей, членов жюри, ответственных за организацию отдельных блоков;
· подготовку программ художественной самодеятельности;
· подготовку мест проведения мероприятия, в том числе оформление средствами наглядной агитации и пропаганды, флагами, установку указателей, ограждения, а также разметки;
· подготовку оборудования, инвентаря, снаряжения, судейских принадлежностей;
· подготовку канцтоваров, грамот, вымпелов, бланков протоколов и т.п.;
· выписку счетов и своевременное приобретение призов, подарков;э
· изготовление средств наглядной агитации и гласности – афиш, объявлений, комментаторских текстов, бланков «экспресс-информации» и др.;
· организацию медицинского обеспечения – подбор врачей, приобретение медикаментов, выбор места расположения медицинских работников;
· организацию транспортного и бытового обслуживания;
· составление сметы на проведение праздника (мероприятия), в которую вносятся расходы – на приобретение грамот, призов, сувениров; приобретение медикаментов; приобретение нестандартного инвентаря для проведения игр и конкурсов; изготовление рекламно-оформительских материалов; печатание и расклейку афиш, транспортные расходы;
· определение итогового заседания оргкомитета перед мероприятием.
В случае, если мероприятие, праздник проводится с выездом за город, то в плане предусматриваются специальные необходимые средства обеспечения.
В соответствии с утвержденным сценарием рекомендуется провести две-три репетиции основного мероприятия в соответствии с фонограммой праздника, четким определением последовательности каждого пункта программы сценария праздника.
Нужно многое предусмотреть: работу пунктов проката спортивного инвентаря, формы, спортивного оборудования; выделить места и определиться с порядком работы пунктов питания, продажей сувениров; рассмотреть возможности размещения рекламы; определиться с местами сбора мусора и туалетами и т.д.
Подготовка спортивного мероприятия требует обстоятельной разноплановой, но четко целенаправленной и постоянно координируемой работы (здесь широко используются правила менеджмент-проектирования и диспетчеризации действия разных исполнителей). Организаторам мероприятия приходится предусмотреть множество заданий, выполнение которых необходимо для успеха дела, и чем подробнее, дифференцированнее составлен оперативный план подготовки мероприятия, тем точнее осуществляется своевременный надлежащий контроль за исполнением работ, лучше координация усилий всех участников подготовки мероприятия.
При непосредственном проведении мероприятия все ответственные лица должны быть на своих местах. Они должны иметь полномочия своевременно принимать необходимые решения, в том числе и непопулярные. Кроме того, назначается координатор, отвечающий за непосредственную корректировку мероприятия. Необходимо предусмотреть множество вещей – даже выделение отдельного члена оргкомитета для работы с VIP-гостями. Если что-то не предусмотрено, то решение надо будет оперативно принять координатору. Самое главное – тот, кто организует мероприятие, не должен раздражаться, если происходят небольшие заминки и несоответствия между сценарием праздника и его прохождением. Оргкомитет и координатор должны уметь принимать в этом случае необходимые, может быть, заранее предусмотренные действия.
После окончания праздника оргкомитету желательно собрать и поблагодарить всех организаторов мероприятия. Ведь люди очень часто полностью выкладываются, тратят на праздник много душевных и физических сил и, безусловно, нуждаются в поддержке и добром слове.
Подробный анализ с разборкой действий каждого из организаторов проводятся позднее, через несколько дней. Этим и завершается цикл проведения праздника. Остается добавить, что все ответственные за направления должны составить письменный отчет, включающий анализ и предложения на будущее, о подготовке и проведении мероприятия. Эти отчеты вместе с протоколом итогового заседания оргкомитета собираются и оформляются в папку итоговых документов Она очень пригодится на следующий год, когда снова придется проводить праздник. ведь многие детали забываются, а эти документы позволят вспомнить все подробности и не повторить предыдущих ошибок.