Особая роль в обеспечении успеха выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (умения и желания общаться с людьми, выносливости, привлекательной внешности) при отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, хорошему знанию одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки). На эти детали обращаем особое внимание потому, что в последнее время растет количество фирм, которые слишком большое значение придают «длинным ногам и большим глазам», забывая, что просто красивая внешность без надлежащего знания предмета только отвлекает посетителей от самого стенда. Для стендиста в большей степени важно то, что называется обаянием: приятная внешность, готовность общаться, не уставая повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится первый раз только этому человеку, умение видеть и понимать собеседника. Помимо основного, намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, их размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше. Это зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.
Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов).
Также необходимо продумать дизайн одежды, стиль поведения, провести инструктаж команды, как заинтересовать подошедшего к стенду посетителя (ведь на липе у посетителя не написано, кто он – простой зевака или представитель крупного турагентства, способного тут же заключить с оператором – участником выставки сверхвыгодный контракт).