Бизнес-центр как структурное подразделение крупного отеля подчиняется, как правило, управляющему или заместителя управляющего отеля. Бизнес-центр необходим в первую очередь для бизнес-туристов, людей приезжающих с деловыми целями. В бизнес-центре гостям могут предоставлять следующие виды услуг:
· пользование спутниковой междугородней, международной телефонной и факсимильной связью;
· пользование междугородней и международной телексной связью;
· копировальные работы, предоставление в аренду пишущих машинок;
· ламинирование, брошюровальные работы;
· предоставление в пользование гостей компьютера или установка компьютера в номере (по желанию гостя), выполнение работ на компьютере;
· оказание переводческих услуг (письменный перевод с иностранного языка на русский, письменный перевод с русского языка на иностранный язык, услуги переводчика-синхрониста);
· оказание услуг секретаря, стенографистки;
· редактирование;
· прокат видеотехники и аудиооборудования;
· возможность работы в сети Интернет;
· аренда специальных помещений для проведения конференций, встреч, переговоров, презентаций с системами синхронного перевода, включая оборудование для проведения телемостов.
В высококлассных отелях придерживаются следующего режима работы бизнес-центра: круглосуточная работа либо в будни–с 7.30 до 23.00; в выходные и праздничные дни – с 9.00 до 21.00. В некоторых отелях бизнес-центр занимается также обеспечением гостей автотранспортом.
В отелях, находящихся относительно далеко от центра города, должен быть предусмотрен бесплатный мини-автобус, который курсирует между отелем и центром города каждый день, желательно с утра до позднего вечера. Информация об услугах автотранспорта и расценки на них должны быть не только в бизнес-центре, но и на регистрации, в гостевых комнатах проживающих. Некоторые гостиницы заключают договор на транспортное обслуживание своих клиентов со сторонними организациями или просто предлагают услугу по вызову городского такси. В любом случае гости отеля должны быть обеспечены транспортом в любое время суток и получить качественное обслуживание.
В гостиницах также должна быть на должном уровне организована парковка автомашин. Клиенты отеля должны снабжаться информацией о ближайших станциях технического обслуживания автомобилей.
Сотрудники, отвечающие за прием заказов на услуги автотранспорта, должны вести соответствующую документацию.