Тема 1. Использование электронных таблиц как средства организации базы данных

Обычно БД представляет собой определенный набор взаимосвязанных таблиц. Простейшие БД могут состоять только из одной таблицы. Такие БД легко и эффективно обрабатываются встроенными средствами ЭТ.

БД в ЭБ представляет собой набор записей, расположенных в строках, каждая из которых содержит один и тот же набор полей (столбцов). Одна первая строка БД представляет собой заголовок полей, заголовок каждого поля должен занимать не более одной ячейки.

Основными операциями, проводимыми с БД, являются сортировка или упорядочивание записей по одному или нескольким полям и поиск записей по одному или нескольким условиям с логическими «и» или «или» для дальнейшей обработки.

Простым средством поиска является фильтр. Он позволяет отображать в БД только те записи, которые удовлетворяют условиям поиска. Ограничением использования фильтра является невозможность создать сложное условие поиска с логическим «или» по разным полям.

Универсальным средством поиска является расширенный фильтр. Для его работы создается область критериев, расположенная, как правило, ниже БД. Она содержит не менее двух строк: первая строка представляет собой перечень полей, по которым осуществляется поиск (название поля в области критериев должно точно соответствовать названию поля в БД), вторая и последующие – критерии поиска, при чем условия с логическим «и» прописываются в одной строке, с «или» в разных.

Пример № 1. Имеется БД по поставкам товаров (рис. 1). Требуется найти записи, с цифрой «семь» в поле Код на третьей позиции и датой поставки 11.03.2013 и позже или товары, поставленные в количестве свыше 100, но менее 110 единиц.

Согласно условиям поиска будут отобраны записи БД, состоящие из: 4 строки (по шифру и дате поставки), 5 строки (по шифру и дате поставки) и 7 строки (по количеству товара).

Индивидуальное задание № 1. На листе «Сотрудники» создать БД по сотрудникам предприятия с указанными полями (рис. 2) и числом записей, не менее четырех. Значения полей устанавливаются произвольно. Указанная БД дополняется новыми полями, согласно номеру варианта (табл. 1).

Рис. 1. База данных.

Рис. 2. БД по предприятию

Таблица 1. Количество и тип добавляемых полей

Примечание (*) – номер варианта здесь и далее принимается по последней цифре зачетной книжки (студенческого билета).

Символьными полями (С) могут являться адрес (город, улица, район, номер телефона, ИНН), числовыми (N) – стаж работы до поступления на данное предприятие, адрес (номер дома, номер квартиры), полями типа «дата» (D) – дата рождения и дата поступления на работу, логическими (L) – пол, наличие водительских прав, наличие автотранспортного средства, наличие ученой степени и пр.

БД требуется упорядочить по полю Шифр. Заполнить итоговую строку количеством сотрудников с помощью стандартной функции ЧСТРОК() и присвоить ячейке Е7 примечание Число сотрудников. Ячейке А1 дать имя Предприятие.

Кроме того, самой базе данных по сотрудникам предприятия также целесообразно присвоить имя. Для этого требуется выделить область B2:E6, по команде контекстного меню дать имя диапазона Работники. Выполняя требование табл.1 по варианту, необходимо помнить о расширении базы данных на несколько столбцов.

Требуется изучить работу фильтра. С помощью расширенного фильтра, содержащего логические «и» и «или» одновременно, осуществить поиск записей в соответствии с вариантом задания таблицы 2.

Таблица 2. Поля для поиска записей