Существует два способа создания макроса: протоколирование и программирование (написание программы) на языке Visual Basic for Application (VBA).
Протоколирование – это способ создания макроса, когда происходит протокольная запись всех действий пользователя, включая выбор команд меню и нажатие комбинаций клавиш, которые преобразуются в операторы языка VBA и сохраняются в отдельном файле. В этом случае при создании макроса регистрируются все действия пользователя и переводятся в команды языка VBA.
Написание программы на языке VBA – более сложный способ, однако он позволяет создавать очень мощные макросы, которые не могут быть созданы при протоколировании.
При создании макроса в режиме протоколирования следует помнить, какие действия пользователя записываются в процессе записи макроса, а именно:
- ввод текста;
- переключение раскладки клавиатуры;
- перемещение по документу;
- выделение объектов;
- переключение между документами;
- выбор команд и нажатие кнопок на панели инструментов.
Во время записи макроса функции компьютерной мыши ограничены. С помощью компьютерной мыши можно работать только с элементами управления, но нельзя перемещаться по документу, а также что-либо выделять. Для этих целей используется клавиатура.
При записи макроса имеется возможность временно приостановить процесс записи, а затем продолжить запись макроса, начиная с того момента, где была остановка.
Перед тем как создать макрос, необходимо принять решение о том, к какому объекту он будет применяться: к определенной части документа, к выделенному фрагменту документа или ко всему документу в целом. Если макрос должен применяться к выделенной части документа, то следует пометить ее закладкой, чтобы макрос без труда нашел нужное место. Если же нужно, чтобы макрос применялся к выделенным объектам, то выделите их перед тем, как записать макрос.
Возможны следующие, наиболее часто встречающиеся способы перемещения по документу и выделения объектов во время записи:
- перед началом записи создать закладку для части документа или выделенного объекта с помощью команд: Закладка → Вставка . Во время записи можно вернуться к фрагменту, помеченному закладкой при помощи команды: Перейти→Правка
;
- для перехода в документе можно воспользоваться командой: Перейти → Правка и выбрать объект (страницу, раздел и т.д.), на который необходимо перейти;
- для перехода к точке последней правки используется комбинация клавиш [Shift + F5];ü
- переместиться к началу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + Home];ü
- переместиться к концу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + End].ü
Технология создания макроса методом протоколирования состоит из трех этапов, которые разбиваются на шаги.
1. Подготовительный этап:
Шаг 1. Начать запись макроса, выполнив команд: Запись→Начать→Макрос →Сервис ;
Шаг 2. Указать имя создаваемого макроса (рис.1), на которое накладываются следующие требования: должно начинаться с буквы и не может включать пробел, количество символов не должно превышать 80.
Рис. 1. Диалоговое окно. Запись макроса в Microsoft Word
Шаг 3. В раскрывающемся списке Макрос доступен выбрать шаблон, в котором нужно сохранить макрос;
Шаг4. При необходимости снабдить макрос сопровождающим текстом, дав краткое описание макроса, акцентировав в нем назначение и функции
Шаг 5. Подтвердить, что далее пойдет процесс записи макроса, нажав кнопку [ОК].
2. Основной этап:
Протоколирование всех последующих действий пользователя, на данном шаге следует быть очень внимательным и рекомендуется все действия, которые войдут в макрос, хорошо продумать. Если все же было выполнено ошибочное действие, и пользователь его заметил, то на этом этапе он может отменить его, а также прервать запись макроса. Для этого используется плавающая панель инструментов Остановить запись.
3. Заключительный этап:
Завершение создания макроса осуществляется командй Остановить запись Макрос →Сервис , после чего работа с макросом будет закончена, и он будет сохранен.