Форма – это структурированный документ со специальными незаполненными областями, называемыми полями формы, в которые вводятся данные непосредственно с клавиатуры или выбираются в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word.
В делопроизводстве постоянно имеют дело с различными типами форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, которые готовились типографским способом и печатались заранее большими тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word, позволяют полностью отказаться от этого метода и хранить только шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки форм дает значительный экономический выигрыш.
В редакторе Word можно создать следующие виды форм:
- печатные;
- электронные.
Печатные формы, как следует из названия, распечатываются и заполняются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от обычного документа Word.
Электронные формы значительно удобнее печатных форм, так как заполняются прямо на компьютере и поэтому идеально подходят для распространения через электронную почту или по сети.
Электронная форма состоит из двух типов элементов: постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы с данными, рисунки и другие объекты, которые НЕ могут быть изменены пользователем, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поле – это место, предназначенное для ввода данных пользователем, заполняющим форму, т.е. некая незаполненная область, где размещаются сведения определенной категории.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.