Автоматизированная поисковая система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Опыт и практика создания систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности. Под информационной системой в дальнейшем понимается – организованная совокупность программно–технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально–определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.
Следовательно, информационно-поисковая система выполняет следующие функции:
- хранения больших объемов информации;
- быстрого поиска требуемой информации;
- добавления, удаления и изменения хранимой информации;
- вывода информации в удобном для человека виде.
Создание и использование информационно-поисковой системы началось в конце 1950-х - начале 1960-х годов. Информационно-поисковая система опирается на базу данных, в которой осуществляет поиск нужных документов по заявкам пользователей. Частным случаем информационно-поисковой системы является информационно-справочная система, которая в ответ на запросы выдает сведения, в явной форме отсутствующие в базе данных. Широко информационно-поисковые системы используются и в базах знаний.