рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Слияние

Слияние - раздел Транспорт, АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ В MS WORD   Суть Слияния Состоит В Том, Что Вы Берете Документ, Например ...

 

Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически, объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе источника данных.

 

1.1.1 Создание основного документа. Для создания слияния прежде всего нужно разработать основной документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных. Т.о. в операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Для создания основного документа необходимо:

1) создать новый документ, ввести основной текст письма, не указывая адрес и фамилию получателя, и сохранить документ;

2) выбрать команду Сервис Þ Письма и рассылки Þ Слияние. В области задач откроется окно Слияние (рис. 1.1);

3) в разделе Выбор типа документа выбрать пункт Письма. Пункты раздела Выбор типа документа определяют тип главного документа слияния (см. рис. 1.1а). При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ;

4) перейти к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа;

5) на этом этапе необходимо выбрать в качестве основного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ (рис. 1.1б). Чтобы выбрать в качестве основного документа слияния только что созданный текст, нужно выбрать пункт Текущий документ. При необходимости можно отредактировать содержание основного документа;

6) далее необходимо перейти к следующему этапу, щелкнув на команде Далее: Выбор получателей;

а б в

 

Рисунок 1.1 – Окно Слияние области задач:

а – Выбор типа документа;

б – Выбор основного документа;

в – Выбор получателя.

 

1.1.2 Построение источника данных. Источником данных называется файл, который содержит данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных можно задавать по-разному. Им может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word.

Если источник данных представить в виде простой таблицы, то каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например, имени, фамилии, улице и почтовому индексу (табл. 1.1). Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, таких как имя и адрес одного получателя.

 

Таблица 1.1 – Источник данных слияния

№ записи Имя Фамилия Организация Адрес1 Индекс
Василий Решетников Премьер Первая ул., 33
Петр Петров Фантом Прямой пр., 18
Виктор Горелов Фантом 4-й проезд, 143
Игорь Черный Фантом а/я 318
Илья Николаев Фантом Косая ул.
Леонид Леонидов Фантом Зимний пр.

 

Чтобы создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма) необходимо:

1) В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выбрать пункт Создание списка (см. рис. 1.1в).

2) Щелкнуть на команде Создать в разделе Ввести список. Откроется диалоговое окно (рис. 1.2).

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью основного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

 

 

Рисунок 1.2 – Диалог Новый список адресов

 

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Другие пункты раздела Выбор получателей (см. рис. 1.1в) позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Примечание: наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3) Щелкнуть на кнопке Настройка. Откроется диалоговое окно (1.3).

4) В открывшемся диалоге откорректировать список полей, необходимых для слияния, после чего нажать кнопку ОК.

5) Щелкнуть на кнопке Закрыть диалога Создание источника данных.

 

 

Рисунок 1.3 – Диалог Настройка списка адресов

 

6) В открывшемся диалоге сохранения документа ввести имя файла, под которым будет сохранен откорректированный список полей слияния, и щелкните на кнопке Сохранить. Появится окно Получатели слияния (рис. 1.4).

 

 

Рисунок 1.4 – Диалог Получатели слияния

 

7) Щелкнуть на кнопке Изменить, чтобы ввести информацию в источник данных. Откроется форма для ввода данных. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий основного документа, сколько записей имеется в источнике данных. Заполнить поля формы, например, используя информацию табл. 1.1.

8) Для добавления еще одной записи щелкнуть на кнопке Создать запись.

9) Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы сохранить базу данных, а затем – на кнопке ОК окна Получатель слияния.

Для изменения информации источника данных можно воспользоваться панелью инструментов Слияние (рис. 1.5).

 

 

Рисунок 1.5 – Панель инструментов Слияние

 

Для открытия формы источника данных необходимо щелкнуть в панели инструментов Слияние на кнопке Получатели, а затем в открывшемся диалоге – на кнопке Изменить. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая, Назад, Вперед, Последняя в нижней части формы.

 

1.1.3 Размещение полей данных. После построения источника данных необходимо разместить поля источника данных в тексте основного документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1) В области задач Слияние выполнить команду Далее: Создание письма.

2) Поместить курсор в нужную строку основного документа, например, первую, и щелкнуть на команде Другие элементы. Откроется окно диалога Добавление поля слияния, в котором содержится список полей созданного источника данных.

3) Выделить необходимый пункт, например, Имя, и щелкнуть на кнопке Вставить. Поле слияния появится в нужной строке основного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего поля источника данных. Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалог Добавить поле слияния.

4) Повторить пп. 2 и 3 до тех пор, пока не будут размещены все необходимые поля в основном документе.

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

- ASK (Запрос) и FILL-IN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа. Размещенные в документе поля ASK и FILLIN выводят на экран окна, в которые можно ввести личные сообщения конкретным клиентам или данные, отсутствующие в источнике данных. По умолчанию такое окно появляется при каждом слиянии новой записи данных с основным документом. Т.о. можно включить индивидуальную информацию в каждый составной документ;

- IF… THEN… ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;

- MERGEEC (Номер записи) и MERGESEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;

- NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;

- SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;

- SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

5) Перейти к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем в области задач Слияние.

6) Щелкнуть на команде Изменить список в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

7) Для добавления правила отбора необходимо:

- щелкнуть на стрелке рядом с заголовком необходимого столбца, например, Организация (см. табл. 1.1);

- в раскрывшемся списке выбрать пункт Дополнительно;

- в появившемся диалоге есть две вкладки. Первая из них – Отбор записей – позволяет фильтровать записи источника данных;

- в списке Поле выбрать необходимый пункт, например, Организация (см. табл. 1.1);

- в списке Оператор выбрать нужный вариант правила отбора, например, оставить Равно;

- в поле Значение ввести текст, например, Фантом (см. табл. 1.1).

8) Раскрыть вкладку Сортировка записей и настройте ее параметры.

9) Нажать ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния.

10) Щелчком на кнопке ОК закрыть диалоги Получатели и сохранить новую версию основного документа.

 

1.1.4 Печать результата слияния.У вас уже есть основной документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Перед выполнением слияния и печатью результат полезно проверить правильность слияния. Для этого необходимо, продолжая работать с документом, щелкнуть на кнопке Поиск ошибок панели инструментов Слияние. Откроется окно диалога с переключателем, имеющим три положения (рис. 1.6):

- 1-е положение переключателя позволяет получить сообщения обо всех обнаруженных ошибках без выполнения слияния;

- 2-е положение переключателя позволяет получить как само слияние, так и сообщения обо всех ошибках в последовательно появляющихся диалогах;

- 3-е положение переключателя инициирует генерацию слияния и в отдельном документе сохраняет отчет об ошибках.

 

 

Рисунок 1.6 – Проверка корректности параметров слияния

 

При правильном выполнении всех операций в слиянии не обнаружится никаких ошибок, но если, к примеру, в основном документе оказалось неверное поле данных, появится сообщение.

Если щелкнуть на кнопке Поля/Данные, то поля основного документа заменятся на данные одной из записей источника данных. С помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись панели инструментов Слияния или соответствующих кнопок области задач можно просмотреть все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Повторное нажатие на кнопке Поля/Данные вернет отображение полей.

Для выполнения слияние необходимо выполнить следующие действия:

1) Щелкнуть на команде Далее: Завершение слияния области задач Слияние, чтобы перейти к последнему окну мастера.

2) Здесь можно выбрать один из четырех режимов слияния, воспользовавшись соответствующими кнопками панели Слияние:

- Слияние в новый документ – создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;

- Слияние при печати – печатает результат слияния на принтер;

- Объединить для отправки – отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату по электронной почте. Чтобы указать, какое поле источника данных содержит адреса электронной почты, щелкните на этой кнопке и выберите нужное поле в списке Кому открывшегося диалога Составные электронные письма, затем щелкните на кнопке ОК. В этом же окне диалога можно ввести содержимое поля Тема электронных сообщений, а также выбрать, какие именно записи вы хотите отправить;

- Объединить для отправки по факсу – отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату по факсу.

3) Щелкнуть на кнопке ОК. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.

Форматирование составных документов должно осуществляться посредством форматирования полей слияния в основном документе. Не следует форматировать данные непосредственно в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе.

Переключить режим отображения (имена полей/коды полей) можно с помощью комбинации клавиш ALT+F9.

 

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ В MS WORD

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ В MS WORD... Цель работы слияние документов создание основного документа и источника данных размещение полей данных печать...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Слияние

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Работа с макросами
  Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это набор команд и инструкций, выполняемых как одна коман

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
  2.1 Открыть документ primer.doc и переименовать его с именем «ваша фамилия»_лаб8. 2.2 Документ «ваша фамилия»_лаб8 использовать в качестве основного документа для выполнени

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
  Номер варианта соответствует 2-й цифре по журналу академической группы (цифра 0 – вариант№10).   Стандартные поля № варианта

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги