Актуальность и перспективы развития информационных технологий в бухгалтерском учете сельскохозяйственных предприятий
Сельское хозяйство представляет собой особый сегмент экономики РФ. Зачастую сельскохозяйственная организация имеет несколько видов деятельности: производство, переработка и реализация продукции растениеводства, животноводства, оказание услуг сторонним организациям и другие направления. Кроме этого, в сельскохозяйственных организациях сложный расчет заработной платы, связанный с распределением работ по различным объектам учета. Ведение учета перечисленных разделов ручным способом практически невозможно, поэтому многие предприятия сельскохозяйственной отрасли используют различные системы автоматизации хозяйственной деятельности.
Большое число организаций используют компьютеры в управленческой деятельности. Однако процесс компьютеризации зачастую носит стихийный характер: программы, позволяющие решать определенные задачи, устанавливаются разрозненно, на отдельные рабочие места. Разумеется, это не может служить основой для эффективного управления.
Сегодня сельское хозяйство России переживает далеко не лучшие времена. При существующей недальновидной аграрной политики, мало кто сегодня рискнет вкладывать капитал в сельскохозяйственное производство, получившее прозвище российской «черной дыры» у людей безответственных и далеких от понимания особенностей и значения этой отрасли для общества.
Но именно в таких условиях особенно актуальными становятся внедрение автоматизации учета и применение в отрасли антикризисного управления. В связи с этим немаловажное значение приобретают постановка и внедрение автоматизации управленческого учета в организациях этого направления и поддержка принятия управленческих решений по выводу агрофирм из финансово-экономического кризиса.
Сельскохозяйственной организации, как любому производству, требуется информация для регулирования производственного процесса, повышения эффективности, а, следовательно, достижения устойчивого финансового положения и упрочения конкурентоспособности. Кроме того, своевременная и достоверная внутренняя информация необходима для внешних инвесторов и собственников. Необходима разработка и внедрение современных компьютерных программ по автоматизации бухгалтерского учета с учетом особенностей функционирования сельскохозяйственного производства. Сельское хозяйство, являясь одной из основных отраслей материального производства, характеризуется рядом особенностей, которые определяются действием как естественных, так и социальных факторов. Все это, безусловно, отражается на организации автоматизации бухгалтерского учета.
Рассмотрим основные особенности и проблемы автоматизации бухгалтерского учета в организациях АПК:
1. На наш взгляд, главным средством производства в сельском хозяйстве служит земля. И в связи с этим, необходим точный учет земельных угодий и вложений в данный вид ресурса. При этом земельные угодья следует учитывать в натуральных показателях, а дополнительные вложения и покупные земли - в денежном выражении.
2. Процесс сельскохозяйственного производства ведется на больших площадях, с применением разнообразных сельскохозяйственных машин. Естественно, автоматизация бухгалтерского учета должна обеспечить достоверный учет всего многообразия мобильных машин и механизмов, деятельности всех структурных подразделений организации:
3. В силу влияния естественных факторов процесс производства в большинстве отраслей сельского хозяйства выходит за пределы календарного года. Поэтому в бухгалтерском учете, на наш взгляд, следует различать затраты по производственным циклам, не совпадающим с календарным годом, подразделяя их на затраты прошлых лет под урожай текущего года, затраты отчетного года под урожай этого же года и затраты отчетного года под урожай будущих лет:
4. Характерной особенностью сельскохозяйственною производства является и то, что часто от одного вида (культуры или животного) получают несколько видов продукции (основная, сопряженная, побочная). В связи с этим в бухгалтерском учете возникает необходимость соответствующего разграничения затрат.
5. Получение готовой продукции в сельском хозяйстве обусловлено сроками созревания растений и выращивания животных. Поэтому выход продукции происходит единовременно, как, например, в растениеводстве, в период уборки урожая. Это, в свою очередь, предъявляет жесткие требования к организации учета выхода продукции.
6. К особенностям автоматизации бухгалтерского учета в сельском хозяйстве следует также отнести исключительную значимость первичной регистрации количества полученной продукции, так как в отличие от многих других отраслей нет непосредственной зависимости между объемом производственных затрат и выходом продукции, так как, значительная часть продукции собственного производства в сельском хозяйстве поступает во внутренний оборот: продукция растениеводства - на семена, на корм скоту; продукция животноводства - на корм скоту, на удобрения. Мы считаем, автоматизированная система бухгалтерского учета должна четко отражать движение продукции на всех стадиях внутрихозяйственного оборота.
7. На результаты деятельности в сельском хозяйстве большое влияние оказывают климатические факторы, что служит причиной сезонности сельскохозяйственного производства (особенно растениеводства), и, как следствие, неравномерности затрат средств производства и труда в течение года. В какой-то степени и автоматизация бухгалтерского учета подвержена влиянию этого фактора: в период активизации основных сельскохозяйственных работ и уборки урожая объем учета возрастает, а во время сезонного снижения — сокращается. Из-за сезонности сельскохозяйственного производства продукция в течение года поступает неравномерно, а ее фактическая себестоимость исчисляется только по истечении календарного года, когда учтены все затраты на производство и валовой сбор продукции. Поступающая из производства, а также реализованная и израсходованная на производственные цели сельскохозяйственная продукция в течение года отражается по плановой себестоимости. Конечный финансовый результат деятельности предприятия (прибыль или убыток) определяется только в конце года после калькуляции фактической себестоимости;
8. Сельскохозяйственные организации могут иметь различную организационно-правовую основу и отличаться по форме собственности (кооперативы, унитарные предприятия, товарищества, ассоциации, крестьянские хозяйства), что определяет специфику автоматизации бухгалтерского учета на каждом из них, особенно в кооперативных формированиях и в индивидуальных крестьянских хозяйствах.
Автоматизация бухгалтерскою учета в сельском хозяйстве – это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе, источниках его образования путем сплошного, непрерывного, документального оформления всех хозяйственных операций, с помощью специализированных пакетов прикладных программ, предназначенных для автоматизированной обработки учетной информации, с целью ее предоставления внешним и внутренним пользователям для принятия верных управленческих решений.
Таким образом, автоматизация бухгалтерскою учета в сельском хозяйстве требует учета особенностей этой отрасли народного хозяйства без рассмотрения, которых данный процесс окажется не эффективным. При разработке программно-прикладных продуктов предназначенных непосредственно для автоматизации бухгалтерского учета сельскохозяйственных производителей обязательным условием является принятие во внимание всех вышеприведенных особенностей деятельности сельхозпроизводителей. Иначе предпринятые усилия и вложенные средства не принесут желаемых результатов.
Этапы внедрения автоматизации бухгалтерского учета сельскохозяйственного предприятия:
Для автоматизации бухгалтерского учета требуется компьютер и программное обеспечение.
В качестве программного обеспечения используется значительно более широкий спектр программ. Самыми распространенными являются: комплексные программы «1С: Предприятие», БЭСТ, ФинЭко, а также многие другие программы для автоматизации отдельных участков учета.
Автоматизация бывает: локальная и полная (комплексная). Локальная – это автоматизация отдельного участка учета, полная – автоматизация бухгалтерского учета в целом.
Принцип автоматизации заключается в том, что бухгалтер вводит исходные данные, а компьютер подсчитывает итоги, составляет отчетность.
Этапы внедрения автоматизации бухгалтерского учета:
1. Выбор аппаратных и программных средств.
2. Обучение персонала.
3. Подготовка бухгалтерского учета к автоматизации.
4. Провести аудиторскую проверку.
5. Пересмотреть:
- Организацию документооборота;
- План счетов и аналитические счета;
- Объем и содержание отчетности;
- Положение о бухгалтерской службе предприятия и должностные инструкции работников бухгалтерии.
6. Настройка программы.
7. Ввод бухгалтерских данных.
8. Получение и распечатка отчетности.
9. Знакомство с программой, предназначенной для автоматизированной обработки учетной информации.
Автоматизация бухгалтерского учета позволит сельскохозяйственному предприятию:
1) повысить качество, аналитичность, оперативность учета;
2) получать отчетность в самых различных разрезах и формах, не затрачивая на это дополнительных усилий;
3) повысить экономичность и эффективность бухгалтерского учета.
2 Основы работы с программой «1С: Бухгалтерия 8.0»
2.1 «1С: Бухгалтерия 8.0» - продукт системы «1С:»
Система «1С:Предприятие» - Российская компания, разработанная в 1991 году, предназначена для решения спектра задач автоматизации управления и учета. Ключевым направлением развития системы программ является выпуск нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С: Предприятие8.0» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.
Система «1С: Предприятие» включает в себя три компоненты:
- Бухгалтерия;
- Зарплата и кадры;
- Торговля и склад.
Система программ «1С: Предприятие 8.0» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
Гибкость платформы позволяет применять 1С: Предприятие 8.0 в самых разнообразных областях:
· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.
· поддержка оперативного управления предприятием;
· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
· расчет зарплаты и управление персоналом;
другие области применения.
"1С:Бухгалтерия 8.0" — универсальная программа массового назначения, представляющая собой совокупность платформы "1С:Предприятие 8.0" и конфигурации "Бухгалтерия предприятия".
"1С:Бухгалтерия 8.0" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.
Предметная область, автоматизируемая "1С:Бухгалтерией 8.0", иллюстрируется следующей схемой.
Рисунок 2.1 Предметная область "1С:Бухгалтерией 8.0"
В "1С:Бухгалтерию 8.0" заложена возможность совместного использования с прикладными решениями "Управление торговлей" и "Зарплата и Управление Персоналом", также созданными на платформе "1С:Предприятие 8.0".
Основным способом регистрации хозяйственных операций в учете является ввод в информационную базу документов, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета.
Бухгалтерские проводки по документу формируются автоматически при условии, что в документе будет установлен признак отражения хозяйственной операции документа в бухгалтерском учете. Некоторые документы в бухгалтерском учете могут не отражаться.
Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции — простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.
"1С:Бухгалтерия 8.0" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе. Это будет удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность этих организаций тесно связана между собой: при этом в текущей работе можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно.
В традиционном бухгалтерском учете проводки используются для отражения хозяйственных операций только на счетах бухгалтерского учета. В конфигурации функции проводки расширены: проводка может использоваться также и для отражения хозяйственных операций в аналитическом учете имущества, расчетов и обязательств предприятия. Это достигается путем использования в проводке дополнительных реквизитов — субконто.
Субконто — это объект аналитического учета, а вид субконто — это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. Видами субконто, в частности, являются списки контрагентов предприятия, складов, подразделений, работников, список номенклатуры товарно-материальных ценностей, документы расчета с контрагентами и др.
Виды субконто прикрепляются к счетам бухгалтерского учета непосредственно в плане счетов.
Рисунок 2.2 Виды субконто
К одному бухгалтерскому счету можно прикрепить до трех видов субконто.
Бухгалтерская проводка насыщена информацией.
В дополнение к счетам дебета и кредита в ней может быть указано до трех субконто дебета и до трех субконто кредита. Если для какого-либо счета проводки в плане счетов указаны признак ведения количественного учета и признак валютного учета, то помимо рублевой суммы, в записи проводки могут быть указаны количество и сумма в иностранной валюте (по дебету и/или по кредиту).
Завершение периода — это особая головная боль для бухгалтера. За относительно короткое время нужно проверить большие объемы информации, рассчитать данные по итогам месяца, ввести обязательные операции, рассчитать налоговые платежи.
Перечисленные проблемы успешно решаются в "1С:Бухгалтерии 8.0".
Автоматизированы регламентные операции, выполняемые по окончании месяца:
· начисление амортизации основных средств и нематериальных активов;
· переоценка валютных средств;
· списание расходов будущих периодов;
· списание прямых и косвенных расходов на результаты хозяйственной деятельности;
· определение финансовых результатов и закрытие счетов 90 и 91;
· расчеты по налогу на прибыль.
Для формирования проводок завершения месяца нужно ввести в информационную базу документ "Закрытие месяца" и указать в нем ссылку на организацию и завершаемый месяц. Сам расчет и формирование проводок выполнится автоматически.
Преимущества 8.0 по сравнению с "1С:Бухгалтерией 7.7":
1 Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки товаров, статей затрат, контрагентов и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
2 За счет введения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 "Расчеты по налогу на прибыль".
3 Появление в "1С:Бухгалтерии 8.0" партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и таких способов, как ФИФО и ЛИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.
4 Реализован опциональный аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой.
5 В новой версии "1С:Бухгалтерии 8.0" расширены возможности настройки типовых операций — средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой, но эффективный инструмент автоматизации теперь может легко и быстро настраиваться пользователем.
6 Современный эргономичный интерфейс "1С:Бухгалтерии 8.0" делает доступными сервисные возможности "1С:Предприятия 8.0" даже для небольших организаций.